DMS-Paket für KMUs

Die Aspoa GmbH hat den Plustek-Scanner „PS256“ zertifiziert. Dadurch wurde das reibungslose Zusammenspiel des Dokumentenscanners mit der DMS-Software „scan2find“ bestätigt. Der PS256 scannt farbig, in Graustufen und schwarz/weiß, auf Wunsch duplex. Der einfachen Bedienbarkeit sollen neun frei konfigurierbare Programme dienen, die über zwei Tasten an der Front schnell anwählbar sind. Ein zeitintensives Konfigurieren vor jedem Scan-Vorgang entfalle mithin, so die Anbieter.

Der PS256 scannt 25 Seiten pro Minute. Die tägliche Geschäftskorrespondenz lässt sich per Knopfdruck einscannen und z.B. als PDF-Datei abgelegen. Dank der mitgelieferten OCR-Software (ABBYY Finereader Sprint) sind die Dateien durchsuchbar. Die abgelegten Dateien können über eine Desktop Suchmaschine, aber auch von Suchmaschinen in DMS-Systemen wie scan2find erfasst werden. Mit der OCR-Software lassen sich bis zu 50 Seiten in einem durchsuchbaren PDF Dokument speichern. Auch der direkte Druck eines eingescannten Dokuments und sein Versenden als E-Mail sind möglich.

scan2find sei als Windows-Lösung an die Bedürfnisse kleinerer Betriebe angepasst. Der Anwender könne damit ohne besondere EDV-Kenntnisse sofort beliebige Dokumente einscannen, neben Geschäftskorrespondenz, Rechnungen und Quittungen alle Arten von Belegen und Zeitungsausschnitte. Auch bereits auf dem PC gespeicherte Dokumente im Word-, Excel- oder PDF-Format ließen sich problemlos in scan2find einlesen.

Die DMS-Software verarbeitet auch Fotos und E-Mails. Dateien in anderen Formaten akzeptiert das Programm ebenfalls, wenn sie per Drag & Drop in das Programmfenster gezogen werden. Mit nur wenigen Handgriffen lassen sie sich in das System eingliedern. Neue Texte – etwa Notizen während eines Telefonats – können bei Bedarf auch direkt in scan2find erfasst werden.

Beim Scannen von neuen Dokumenten und auch beim Anlegen neuer Office-Dokumente müssen keine Dateinamen vergeben werden. Das Programm legt alle erfassten Dokumente selbstständig in einem Archiv-Verzeichnis ab. Dabei können mehrere Archiv-Verzeichnisse nebeneinander bestehen. (Detlef Scholz)