01Zellen markieren
Zunächst markieren Sie alle Zellen, deren Inhalt Sie auf bestimmte Datentypen oder Werte einschränken wollen. Dabei kann es sich natürlich auch nur um eine einzelne Zelle handeln. Meist werden es aber mehrere sein, etwa bei einer Rechnungsliste, die wir in unserem Beispiel verwenden.
- Microsoft Excel für Windows
Im ersten Schritt markieren Sie die Zellen, die Excel für Sie überprüfen soll. - Microsoft Excel für Windows
Danach klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Daten“. - Microsoft Excel für Windows
Wechseln Sie nun zur Gruppe „Datentools“, die mehrere Icons enthält – die meisten davon ohne Beschriftung. - Microsoft Excel für Windows
Klicken Sie in der Gruppe auf das Symbol mit einem grünen Häkchen oben und einem roten Verbotszeichen unten. - Microsoft Excel für Windows
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. In dieser Dialogbox öffnen Sie zunächst das Dropdown-Menü unter „Zulassen“. - Microsoft Excel für Windows
In der Liste können Sie jetzt unter verschiedenen Einträgen wählen. Wir entscheiden uns im Beispiel für „Datum“. - Microsoft Excel für Windows
Anschließend öffnen Sie das Pulldown-Menü unter „Daten“. In der Liste können Sie verschiedene Operatoren selektieren, etwa „Zwischen“. - Microsoft Excel für Windows
Je nach der bisherigen Auswahl lassen sich noch weitere Bedingungen einbauen, in unserem Fall das Anfangs- und Enddatum. - Microsoft Excel für Windows
Wechseln Sie nun zum Tab „Eingabemeldung“, um einen Hinweistext festzulegen, der bei Auswahl der betreffenden Zelle angezeigt wird. - Microsoft Excel für Windows
Danach gehen Sie zur letzten Registerkarte und tippen den Text ein, der als Fehlermeldung erscheinen soll. Zum Schluss übernehmen Sie Ihre Angaben mit „OK“. - Microsoft Excel für Windows
Wenn Sie jetzt eine Zelle mit aktivierter Datenüberprüfung auswählen, wird als Gedankenstütze die Eingabemeldung angezeigt. - Microsoft Excel für Windows
Trotzdem kann es natürlich vorkommen, dass eine Eingabe erfolgt, die außerhalb des definierten Bereichs liegt. - Microsoft Excel für Windows
Sobald der Benutzer die betreffende Zelle verlassen will, etwa durch Drücken der Enter-Taste, zeigt Excel die festgelegte Fehlermeldung an.
02Datenüberprüfung öffnen
Wechseln Sie nun im Menüband zur Registerkarte Daten und gehen anschließend zur Gruppe Datentools. In der Gruppe finden Sie mehrere Icons, die bis auf eines unbeschriftet sind - auch bei maximiertem Fenster. Klicken Sie auf das Symbol, das oben ein grünes Häkchen und darunter ein rotes Verbotszeichen zeigt. Wenn Sie unsicher sind, welches es ist, bewegen Sie die Maus darüber, bis der Tooltip Datenüberprüfung erscheint.
03Einstellungen anpassen
Excel öffnet daraufhin ein neues Fenster, das insgesamt drei Tabs enthält. Die wichtigsten Optionen finden Sie auf der Registerkarte Einstellungen. Im Dropdown-Menü Zulassen ist standardmäßig zunächst jeder Wert erlaubt.
Wenn Sie dieses Menü aufklappen, können Sie unter verschiedenen Einträgen wählen. Mit Ganze Zahl etwa legen Sie fest, dass die ausgewählten Zellen nur ganzzahlige Werte akzeptieren. Mit der Vorgabe Textlänge darf hingegen nur Text eingegeben werden, der eine bestimmte Zeichenzahl einhält. Für unser Beispiel entscheiden wir uns für Datum, sodass die markierten Zellen ausschließlich Datumsangaben enthalten dürfen.
Als Nächstes öffnen Sie das Pulldown-Menü unter Daten. In der Liste können Sie nun Vergleichsoperatoren wie Größer als oder Zwischen auswählen. Je nach Auswahl für Zulassen und Daten lassen sich anschließend noch weitere Bedingungen einbauen, beispielsweise das Anfangs- und Enddatum. Die Checkbox Leere Zellen ignorieren scheint übrigens nicht zu funktionieren. Jedenfalls konnten wir mit deaktivierter Option eine Überprüfung auf fehlende Eingaben nicht durchführen.
Navigieren Sie nun weiter zum Tab Eingabemeldung. Hier können Sie einen Hinweistext festlegen, den die Benutzer sehen, wenn sie die betreffende Zelle auswählen. Dies kann als kleine Gedankenstütze dienen, welcher Datentyp erwartet wird.
Danach gehen Sie zur Registerkarte Fehlermeldung. Tippen Sie in den Feldern Titel und Fehlermeldung den Text ein, den Excel anzeigen soll, wenn ungültige Daten eingegeben werden. Nicht ändern sollten Sie den Default-Eintrag Stopp für den Meldungstyp, da sich sonst die Datenüberprüfung zu leicht umgehen lässt. Zum Schluss übernehmen Sie Ihre Angaben per Klick auf den OK-Button.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Excel 365 (Version 2201) für Windows. In anderen Versionen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)