SEPA-Einführung - die Zeit drängt

Ab dem 1. Februar 2014 stellen die Banken in Deutschland das nationale Lastschriftsystem auf das SEPA-System um. SEPA steht für "Single European Payment Area" und soll den Zahlungsverkehr innerhalb der EU vereinheitlichen und vereinfachen. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen, die sich ihre Leistungen im Zuge des Lastschriftverfahrens vergüten lassen. Sie sind nun gezwungen, ihre internen Prozesse auf die SEPA-Vorgaben abzustimmen. Im Klartext heißt das: Sie müssen ihre Unternehmenssoftware anpassen. Um von der Umstellung nicht überrascht zu werden, ist es jetzt an der Zeit, mit der Einführung von SEPA zu beginnen.

1. Rechtlicher Rahmen

Die SEPA-Einführung wird durch eine Verordnung der Europäischen Union und das nationale SEPA-Begleitgesetz unterstützt. Diese enthalten jedoch nur sehr allgemeine Pflichten. Die wesentlichen Details der Regelung ergeben sich aus dem "SEPA Direct Debit Core Rulebook" des European Payment Council. Dieses Pflichtenheft beschreibt detaillierte Prozesse, die von den beteiligten Banken im Rahmen der Umstellung auf SEPA zu beachten sind. Damit sind die Anforderungen des Rulebooks jedoch nur im Interbankenverkehr maßgeblich. Unmittelbare Rechte und Pflichten kann der einzelne Kunde daraus nicht herleiten.

Die Banken bringen jedoch die internen Vorgaben aus dem Rulebook in die vertragliche Beziehung mit ihren Kunden ein: So haben bereits mehrere Banken ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Zahlung mittels Lastschrift im SEPA-Basislastschriftverfahren angepasst und darin Vorgaben aus dem Rulebook auch gegenüber den jeweiligen Kunden verbindlich gemacht. Die wesentlichen Neuerungen und Vorgaben für das SEPA-System ergeben sich daher aus der Rechtsbeziehung zwischen dem Kunden und seiner Bank.

2. SEPA-Lastschriftmandat erteilen

Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung. Der Zahler ermächtigt damit den Zahlungsempfänger, Zahlungen vom Konto des Kunden über die SEPA-Basislastschrift einzuziehen. Zugleich weist er seine Bank an, das Geld von seinem Konto an das Kreditinstitut des Zahlungsempfängers zu überweisen. Das SEPA-Lastschriftmandat muss dabei bestimmte Angaben enthalten: die Bezeichnung des Zahlungsempfängers, dessen Gläubiger-Identifikationsnummer, eine Angabe, ob es sich bei der Zahlung um eine einmalige oder eine wiederkehrende Zahlung handelt, den Namen des Kunden, die Bezeichnung der Bank des Kunden sowie seine Kundenkennung. Typischerweise sehen die Banken bestimmte Standardformulierungen vor, die den wesentlichen Inhalt der SEPA-Lastschrift vorgeben.

Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine der Neuerungen, die mit der Umstellung auf SEPA eingeführt werden. Dabei handelt es sich um eine 16-stellige alphanumerische Kennung, die den Zahlungsempfänger eindeutig identifiziert. Sie ist EU-weit gültig. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird durch die Deutsche Bundesbank vergeben. Die Kundenkennung setzt sich zusammen aus der International Bank Account Number (IBAN) und dem BIC-Code der Bank des Zahlers. Das bisher in Deutschland verbreitete System der Kontonummern und Bankleitzahlen wird damit abgelöst. Welche Konsequenzen es hat, wenn eine der Pflichtangaben nicht eingehalten wird, ist in den Bedingungen der Banken nicht festgelegt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass ein solches SEPA-Lastschriftmandat gegenüber der jeweiligen Bank unwirksam ist und die Bank damit nicht zum Einzug verpflichtet ist.

Das SEPA-Lastschriftmandat muss schriftlich erteilt werden. Schriftform meint hier Stift und Papier. Zwar kann die Schriftform mit Hilfe einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden, dies ist in der Praxis jedoch nicht sehr verbreitet. Infolgedessen kann ein SEPA-Lastschriftmandat im Internet nicht wirksam erteilt werden kann. Zwar sehen die Bedingungen der Banken vor, dass im Einzelfall eine andere Form vereinbart werden kann. Es bleibt jedoch abzuwarten, inwieweit Banken sich in der Praxis darauf einlassen werden.

Das SEPA-Lastschriftmandat erhält zukünftig ein Haltbarkeitsdatum. Wird nicht innerhalb von 36 Monaten, gerechnet vom letzten Fälligkeitstermin der zuletzt vorgelegten SEPA-Basislastschrift, eine neue eingereicht, muss der Zahlungsempfänger ein neues SEPA-Lastschriftmandat einholen. Der Zahlungsempfänger ist ferner verpflichtet, das Original des SEPA-Lastschriftmandats aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens weiterere 14 Monate ab Erlöschen des SEPA-Lastschriftmandats. Aufgrund anderweitiger, insbesondere steuerrechtlicher oder buchhalterischer Aufbewahrungspflichten, kann sich diese Aufbewahrungspflicht verlängern.