Digitale Transformation in der Buchhaltung

Lohnt sich der elektronische Rechnungsversand für den Mittelstand?

Vor 3 Jahren traten vom Gesetzgeber Erleichtungen im Umgang mit elektronischer Rechnung in Kraft. Dies ermöglicht Unternehmen, Verwaltungskosten für Papier, Porto und Personal einzusparen. An einem kurzen Rechenbeispiel kalkulieren wir kurz durch, ob sich die Digitalisierung des Geschäftsprozesses lohnt.

Es werden im Monat 350 Rechnungen per Post versendet. Sie brauchen mindestens einen Mitarbeiter, der den kompletten Tag blockiert ist. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:

  • Portokosten für 350 Rechnungen á 0,60 Euro: 210, 00 Euro

  • Druckkosten für ca. 600 Seiten á 0,05 Euro: 30,00 Euro

  • Umschläge + Papier für 350 Rechnungen á 0,10 Euro: 35,00 Euro

  • Personalkosten für 8 Stunden á 40,00 Euro (Vollkosten): 320,00 Euro

Das ergibt Gesamtkosten für den klassischen Rechnungsversand von 595,00 Euro - pro Rechnung also 1,70 Euro.

Die elektronische Rechnung optimiert nicht nur die Geschäftsprozesse in der Buchhaltung, sondern kann auch Kosten einsparen.
Die elektronische Rechnung optimiert nicht nur die Geschäftsprozesse in der Buchhaltung, sondern kann auch Kosten einsparen.
Foto: fatmawati achmad zaenuri - shutterstock.com

Was kostet die Anschaffung?

Je nach Softwarehersteller sollten Firmen etwa 3.000 Euro für die Anschaffung eines solchen Rechnungsversand-Moduls kalkulieren. Die Kosten beinhalten das Modul, sowie Installations-, Schulungs- und Beratungskosten.
Nach bereits fünf Rechnungsläufenhat sich das Modul komplett amortisiert.

Ein Blick auf den ERP-Markt zeigt, dass bereits viele Hersteller ein solches Versandmodul anbieten. Um die optimale Software für das eigene Unternehmen zu finden, sollte man den ERP-Berater um ein Angebot bitten.

Das Angebot sollte folgende Kosten beinhalten:

  • Modulkosten

  • Installationskosten für Einrichtung

  • Schulungskosten

  • Softwarepflegegebühren

Bei einer Neuanschaffung einer Warenwirtschaft oder ERP-Lösung sollte auf die Verfügbarkeit eines solchen Moduls geachtet werden. achten. Auf www.suche-erp.de/erp-hersteller befinden sich einige ERP-Hersteller, die moderne ERP-System anbieten.

Noch ein Tipp

Auch der Empfänger von elektronischen Rechnungen muss wegen des Vorsteuerabzugs die einschlägigen Voraussetzungen erfüllen. Er sollte daher dem elektronischen Übermittlungsverfahren zustimmen.
Die Zustimmung kann auch durch eine so genannte "stillschweigende Willenserklärung", also durch die Bezahlung, erfolgen.
Besser ist es aber, die Zustimmung vorab schriftlich einzuholen. (bw)