Enterprise Content Management

Eine digitale Poststelle einrichten - die Herausforderungen beim ECM

Immer mehr Unternehmen und Organisationen richten eine digitale Poststelle ein und geben die Eingangspost nur noch elektronisch in Umlauf. Lesen Sie, was nach dem Stand der Technik bereits möglich ist und wie die ehrgeizigen Ziele erreicht werden können.

Von einem verbindlich definierten Begriff kann im Zusammenhang mit der "digitalen Poststelle" noch keine Rede sein. Viele Experten und Anwender von Dokumenten-Management Systemen (DMS) verstehen bereits die "normale" Scanstelle als digitale Poststelle, falls dort der Posteingang digitalisiert und über elektronische Postkorbsysteme zu den Sachbearbeitern weitergeleitet wird.

Andere Anwender, die vielleicht noch kein DMS einsetzen, fassen die digitale Poststelle weiter und setzen den Begriff mit einem anderen, ebenso wenig definierten Terminus gleich, der sogenannten Mailroom-Lösung. Hierunter versteht man in der Regel, dass jeglicher Dokumenteneingang in der Poststelle zentral aufgenommen und anschließend digital in die Fachabteilungen verteilt wird, egal, aus welcher Quelle er stammt beziehungsweise auf welchem Wege er übermittelt wurde. In diesem weiter gehenden Verständnis ist der Posteingang somit nicht auf die Papierpost begrenzt, sondern umfasst alle Medien und Verfahren, die bearbeitungsrelevante Dokumente zustellen, in vorderster Front E-Mail, aber auch Fax-Eingang und Datenübermittlungen wie EDI sowie andere elektronische Datenaustauschverfahren.

Herausforderungen beim frühen Papiereingang-Scannen

Das frühe Scannen des gesamten Papiereingangs stellt zunächst zahlreiche Herausforderungen an Unternehmen. Auf der organisatorischen Seite gibt es wesentliche Fragen zu klären, beispielsweise nach welchen fachlichen Kriterien der Dokumentenzuschnitt erfolgen soll oder ob der Anhang als separates Dokument oder als Folgeseiten des Anschreibens gescannt werden soll.

Zudem gilt es zu klären und zu organisieren, wo das Papier im Anschluss an die Scanverarbeitung gelagert werden soll. Diese Aufgabe ist wichtig, wenn beispielsweise ein spürbarer Anteil der Post noch im Original benötigt wird - wie etwa Kundenunterlagen, die wieder zurückgesendet werden müssen. Anwender müssen definieren, für welchen Zeitraum die Lagerung der Originale vorzusehen ist: Zunächst sind diejenigen Unterlagen, die dauerhaft aufbewahrt werden sollen, von den zu vernichtenden Unterlagen zu trennen und anschließend in eine entsprechende Lagerstätte zu transportieren. Häufig kommen für die Trennung Regeln zum Einsatz, die von der Klassifizierung der Dokumente abhängig sind, wie zum Beispiel "Verträge 10 Jahre aufbewahren, Korrespondenz nach kurzer Zwischenlagerung vernichten".

Werden die Dokumente jedoch erst nach dem Scanvorgang klassifiziert, dann müssen die gescannten Unterlagen nachträglich in den aufzubewahrenden und den zu vernichtenden Teil getrennt werden, eine relativ mühselige und fehlerträchtige Tätigkeit. Insgesamt wachsen durch das frühe Scannen die Anforderungen an die Post- beziehungsweise Scanstelle deutlich. Es wird dort ein erweitertes Verständnis für die Sachbearbeitung verlangt. Damit wird die Verantwortung der Mitarbeiter in diesem Bereich teilweise deutlich größer.