Dokumentenmanagement mit SharePoint Server 2010

Metadaten in SharePoint Server 2010

Das Hochladen und Speichern von Dokumenten läuft in SharePoint Server 2010 weitgehend so ab wie bei den Vorgängern und den SharePoint Services. Neu ist die Möglichkeit, Metadaten für Dokumente zu verwenden, ähnlich wie in Windows Vista und Windows 7. Nach diesen Metadaten lässt sich die Anzeige der Dokumente filtern Rufen Anwender die Eigenschaften von Dokumenten auf, kann man leicht verschiedene Schlüsselwörter hinterlegen, die mit dem Dokument verknüpft sind.

Dabei lassen sich auch mehrere Schlüsselwörter hinterlegen, die jeweils durch ein Semikolon getrennt werden. Bei der Eingabe von Schlüsselwörtern macht SharePoint Vorschläge zu bereits verwendeten Schlüsselwörtern in anderen Dokumenten. Die Metadaten kann der Anwender entweder nachträglich bearbeiten oder bereits während der Erstellung mit dem Dokument speichern.

Klickt man hierfür in den Bibliothektools auf Neues Dokument und wählt die entsprechende Vorlage aus, lässt sich bereits in dieser Phase der Dokumentenerstellung festlegen, was in den Eigenschaften des Dokumentes hinterlegt sein soll. Auch wenn der Anwender ein Dokument öffnet, besteht die Möglichkeit, die Metadaten in Word 2010 anzupassen. Im Dokumentenbereich lässt sich durch Klicken auf eine Spalte ein Filter aktivieren, der Dokumente eines bestimmten Typs und mit bestimmten Schlüsselwörtern einblendet. Auf die gleiche Weise kann man solche Filter wieder ausblenden. Über den Bereich Bibliothek bei den Bibliothektools können Sie die Einstellungen der Dokumentenbibliothek aufrufen.

Hier finden Sie unter anderem den Link Navigationseinstellungen für Metadaten. Hierüber können Sie im linken Bereich der Oberfläche nach bestimmten Inhaltstypen filtern. Haben Sie an dieser Stelle verschiedene Typen angelegt und eine Navigationsauswahl getroffen, haben die Anwender künftig durch einfaches Klicken die Liste der Dokumente filtern. Das macht es ihnen leicht, mit den Metadaten zu navigieren und Dokumente zu finden, was vor allem bei einer großen Anzahl an Dokumenten sehr sinnvoll sein kann. Noch eine Neuerung: Dokumente lassen sich in SharePoint Server 2010 jetzt auch bewerten, wie Daten in Windows Vista oder Windows 7. Auch diese Bewertung kann in das Filtern und in die Dateisuche einfließen. Die Anwender können in der Bibliothek über den Navigationsbereich dann nach verschiedenen Kriterien filtern, auch nach den hinterlegten Schlüsselwörtern.