Susanne Kowalski

Microsoft Office 2016: Mit OneDrive gemeinsam Dokumente bearbeiten

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Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: Office 2016 OneDrive
Foto: Microsoft Corporation

01Dateien freigeben und in einer Cloud speichern

Damit Sie unter Office 2016 mit OneDrive arbeiten können, muss die gemeinsam genutzte Datei zunächst in OneDrive oder OneDrive for Business sowie auf SharePoint gespeichert werden. Außerdem ist es notwendig, die zu teilende Office 2016-Datei zunächst freizugegeben. Das Freigeben von Dateien funktioniert in allen Office-Programmen von Office 2016 gleich. Der entsprechende Befehl steht unter Datei/Freigeben zur Verfügung. Klicken Sie auf Freigeben, werden Sie automatisch aufgefordert, das Dokument in einer Cloud zu speichern. Dazu klicken Sie auf die gleichnamige Schalfläche In der Cloud speichern. Office 2016 zeigt dann die auf Ihrem Rechner zur Verfügung stehenden Speicherorte an. Das können beispielsweise die Ordner OneDrive und/oder der OneDrive-for-Business-Ordner sein. Es handelt sich letztendlich um die Ordner, die Sie im Vorfeld auf der Registerkarte Datei unter Konto hinzugefügt haben. Die Speichermöglichkeiten können Sie jederzeit um weitere Konten der entsprechenden Dienste erweitern.

Wichtig außerdem: Die Datei darf nicht in einem Altformat von Office gesichert werden. Das heißt, Sie muss als Word-Dokument im Format docx, als Excel-Mappe in xlsx beziehungswiese pptx-Datei in PowerPoint vorliegen. Danach steht der Teamarbeit nichts mehr im Wege. Paralleles Arbeiten ist dann problemlos möglich.

Über Datei/Freigeben und einem anschließenden Klick auf die Schaltfläche In der Cloud speichern können Benutzer von Office 2016 eine Datei in einer Cloud speichern und freigeben.
Über Datei/Freigeben und einem anschließenden Klick auf die Schaltfläche In der Cloud speichern können Benutzer von Office 2016 eine Datei in einer Cloud speichern und freigeben.
Foto: Susanne Kowalski

02Berechtigungen und Änderungen erteilen

Nach erfolgreicher Speicherung in der Cloud blendet Office 2016 auf der rechten Seite den Freigabe-Bereich zum Teilen des Dokuments ein. Hier ist unter Umständen Geduld gefragt. Der Vorgang kann je nach Verbindung ein paar Minuten dauern. Danach können Sie aus dem rechten Bildschirmbereich heraus andere Anwender einladen, ohne das Office Programm zu verlassen. Den Freigabebereich lässt sich über die Schaltfläche Freigeben bei Bedarf jederzeit ein- und ausblenden. Um andere Anwender einzuladen, an Ihrem Dokument aktiv zu werden, haben Sie wahlweise die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse der Teilnehmer direkt zu erfassen oder per Mausklick auf das nebenstehende Adressbuchsymbol aus dem Outlook-Adressbuch auszuwählen. Unterhalb der Adressleiste befindet sich in Office 2016 ein Dropdownmenü. Mit dessen Hilfe bestimmen Sie, welche Berechtigung ein Kontakt haben soll. Es besteht die Möglichkeit, die Bearbeitung (kann bearbeiten) oder nur das Lesen des Dokuments (kann anzeigen) zu erlauben. In dem darunter liegenden Feld, lässt sich bei Bedarf eine Nachricht hinterlegen.

Die Änderungen, die die einzelnen Anwender durchführen, können Sie teilen. Das Teilen kann wahlweise automatisch aktiviert werden, manuell erfolgen oder vollständig deaktiviert werden.

Dazu stehen die Auswahlmöglichkeiten mich fragen, immer und nie zur Verfügung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben, um die Freigabe durchzuführen. Alle Kontakte erhalten automatisch eine E-Mail. Haben Sie eine Nachricht in das Feld unterhalb der Adressleiste eingegeben, wird diese in der E-Mail des Empfängers angezeigt. Außerdem enthält die E-Mail des Empfängers einen Link zum Öffnen des Dokuments.

Nachdem Sie Kontakt, Berechtigung und gegebenenfalls eine Nachricht erfasst haben, erfolgt die Freigabe durch einen Klick auf die Schaltfläche Freigeben im rechten Bildschirmbereich direkt aus dem Dokument heraus.
Nachdem Sie Kontakt, Berechtigung und gegebenenfalls eine Nachricht erfasst haben, erfolgt die Freigabe durch einen Klick auf die Schaltfläche Freigeben im rechten Bildschirmbereich direkt aus dem Dokument heraus.
Foto: Susanne Kowalski