ECM Informationsmanagement: DM-Systeme, Groupware und Co.

Eine ECM-Lösung besteht aus mehreren Komponenten. So müssen unternehmensrelevante Informationen erfasst, bearbeitet, gespeichert, archiviert und Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zur Verfügung gestellt werden. Die ECM-Association AIIM bezeichnet diese Basiskomponenten mit 1. Capture (Erfassung), 2. Manage (Bearbeitung und Nutzung), 3. Store (Speicherung), 4. Preserve (Bewahrung) und 5 Deliver (Bereitstellung).

Diese fünf Komponenten wurden in Teil 2 vorgestellt. Dieser Beitrag befasst sich etwas ausführlicher mit dem zentralen Kern jeder ECM-Lösung, der Manage-Komponente. Diese besteht aus den Anwendungsfeldern Dokumentenmanagement, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow-Management.

Diese Manage-Anwendungen verbinden die Capture-, Store-, Deliver- und Preserve-Komponenten und helfen, Unternehmensprozesse zu beschleunigen, die Performance zu steigern und letztendlich Kosten zu sparen. Sie sollten – zumindest in weiten Teilen - Bestandteil jedes effizienten Enterprise Content Managements sein.

Grundsätzlich können diese Manage-Methoden kombiniert oder alternativ eingesetzt werden. Großunternehmen nutzen meist alle Manage-Verfahren für die Organisation ihrer Geschäftsprozesse. Kleinere Unternehmen müssen sich zwangsläufig – abhängig von ihrem Geschäftsmodell – auf eine Auswahl konzentrieren und auf bestimmte Komponenten verzichten. So ist ein Web Content Management beispielsweise nur bei einem hinreichend komplexen Webauftritt wichtig, Workflow-Management nur bei der Notwendigkeit, betriebliche Abläufe zu optimieren.