ECM: Auswahlhilfe für die passende ECM-Software

Enterprise Content Management Systeme (ECMS) kombinieren die in den vorangegangenen Beiträgen vorgestellten ECM-Komponenten und –Funktionen in einer konkreten Applikation. Dabei decken sie nicht immer das komplette ECM-Anwendungsspektrum ab. Sie sind zum Teil auch als eigenständige Lösungen für Spezialaufgaben sinnvoll nutzbar und erheben gar nicht erst den Anspruch auf ein unternehmensweites System.

ECM-Systeme werden in den verschiedensten Formen und Varianten angeboten: Als einzelne Programmmodule, Komponenten, Subsysteme, Baukästen, geschlossene Komplettlösung oder integriert als „Suite“. Dabei kann der Umfang von ECM-Systemen ebenso variieren wie die Zusammenstellung der Komponenten oder die Ausrichtung auf bestimmte Branchen oder Problemfelder.

Für die Software-Auswahl eines ECMS empfiehlt es sich, bestimmte Schritte einzuhalten, die hier auszugsweise und verkürzt genannt werden. Die abstrakten Ziele sollte der Projektverantwortliche in einer Zieldefinition festhalten und in einem Projektplan auf konkrete Vorhaben herunter brechen. Die Anforderungen sollte er genau spezifizieren, mit verschiedenen Abteilungen absprechen und gewichten. Gleichzeitig sind die Features der in Frage kommenden Systeme einzuholen.

Die Ergebnisse der Analysephase fasst man am besten in einem detaillierten Gutachten strukturiert zusammen. Dieses bildet dann die Entscheidungsvorlage, die der Projektverantwortliche der Geschäftsleitung vorlegt. Neben der Empfehlung für einen bestimmten Hersteller sollte baldmöglichst ein Projektplan zur Einführung der Software entwickelt werden. Die einzelnen Schritte zur Software-Auswahl finden Sie detaillierter beschrieben in den Beiträgen „Phasen der Software-Auswahl in ECM-Projekten“ und „Software-Auswahl bei ECM-Projekten“.