E-Mail, Instant Messaging, Videoconferencing
Ratgeber: Die richtigen Collaboration-Tools auswählen
Kurz und aktuell: Instant Messenger
Einen Tick schneller als E-Mails sind Instant Messenger. Sie bauen eine direkte Verbindung zwischen Personen auf. Der Vorteil: Anders als bei der E-Mail kann ein Instant Messenger den aktuellen Status einer Person anzeigen: So sieht man, ob das Gegenüber gerade verfügbar ist, nicht gestört werden will, nicht am Platz oder abgemeldet ist.
Instant Messenger eignen sich vor allem, um aktuelle Fragen zu einem Projekt direkt zu klären. Sie arbeiten schneller als E-Mails und haben gegenüber Telefonaten den Vorteil, dass man Konversationen auch Wochen und Monate später nachvollziehen kann. Je mehr Teilnehmer allerdings hinzukommen, desto unübersichtlicher werden die Konversationen. Zudem eignen sie sich kaum, um längere Texte zu bearbeiten. Business-taugliche Systeme werden beispielsweise von Microsoft mit dem Lync Server oder IBM mit Lotus Sametime angeboten.
Collaboration inklusive: Office-Software
Um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, benötigen Teams normalerweise keine zusätzliche Software. Office-Produkte wie Microsoft Office bringen die einfachen Funktionen bereits mit. Nahezu mit jedem Office-Produkt kann man Änderungen in den jeweiligen Dokumenten markieren und nachverfolgen.
- Office 365-Homepage in der Small Business Version
Der Benutzer erhält einen Überblick über alle Verfügbaren Services wie Outlook Email oder Sharepoint Teamsites und erhält Hilfestellungen zu möglichen Aktivitäten. - Gemeinsame Terminverwaltung
Outlook als Frontend von Office 365 bietet einfache Möglichkeiten für die Terminplanung in Teams oder das publizieren von Kalendern. - Online-Konferenzen mit Lync
Chat, Video und geteilter Desktop. - Social Networking im Unternehmen
MyProfile und MySite in Sharepoint bieten Facebook-ähnliche Funktionen im nichtöffentlichen Bereich. - Sharepoint Team Site
Über Team Sites werden Office-Dokumente verwaltet und gemeinsame Aufgaben, Termine und Kontakte gespeichert. - Administrationskonsole
Im Gegensatz zum Vorgänger BPOS vereint Office 365 alle Verwaltungsaufgaben auf einer Oberfläche. Hier sind die Support-Optionen wie Telefon, Onlinehilfe oder Foren zu sehen. - Systemstatus im Überblick
Das Health Dashboard bietet einen Überblick über die einzelnen Services von Office 365 und zeigt den aktuellen Status an.
Einen Schritt weiter gehen Collaboration-Funktionen, wie sie etwa SharePoint oder Office 365 beinhalten. Damit können mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dieses wird zudem an einem zentralen Speicherort vorgehalten - auf diese Weise ist für jedes Teammitglied stets die aktuelle Version zugänglich. Wichtig ist hierbei die Versionierung der Dokumente. So lassen sich Änderungen nachverfolgen und gegebenenfalls rückgängig machen.
Informationen sammeln: Wikis
Für Handbücher oder andere Dokumentensammlungen eignen sich Wikis. Damit lassen sich selbst ausführliche Sammlungen online erstellen, verknüpfen und aktualisieren. Wikis eignen sich bei Projekten besonders gut für die Ideensammlung und beim Zusammentragen und Organisieren von Hintergrundinformationen.
Der Nachteil: Die meisten Wiki-Systeme verwenden eine eigene Sprache, mit der Einträge formatiert werden. Nutzer müssen sich in diese einarbeiten, was für Einsteiger eine Hürde bedeuten kann.