Domino 7: Mail-Richtlinien

Zeitplanung und Meetings

Noch mehr Einstellungen finden sich bei Mail File Preferences/Calendar & To Do mit einer ganzen Reihe von Registern:

  • Im Register Basics findet man die Festlegungen dafür, wie neue Kalendereinträge erstellt werden. Das sind Einstellungen, deren Anpassung man typischerweise dem Endanwender überlassen sollte, da es hier wirklich um sein individuelles Arbeitsverhalten geht.

  • Ähnliches gilt auch für die Anzeigeeinstellungen im Kalender im Register Display. Dabei werden zwei Bereiche unterschieden. Einer betrifft die Anzeige des Kalenders selbst, der andere Informationen zum Kalender in Mailansichten. Bei Letzteren lassen sich auch einige wichtige Festlegungen für Meetings steuern. Aber wie gesagt: Es handelt sich weitgehend um Einstellungen, die man normalerweise nicht zentral festlegt, sondern deren Anpassung man den einzelnen Benutzern überlässt.

  • Bei Scheduling kann die Konfiguration der Zeitplanung vorgenommen werden. Hier lässt sich unter anderem die Verfügbarkeit für die Zeitplanung steuern, bei der erweiterte Vorgaben durchaus Sinn machen können - die Zeiträume von 9 bis 12 und 13 bis 17 sind doch einigermaßen knapp gefasst. Überlegenswert ist auch, die Konfliktprüfung für die Zeitplanung zu aktivieren (Bild 2). Ob man dabei die definierten Zeiten der Verfügbarkeit einbezieht, muss man sich überlegen.

  • Ein wichtiger Bereich - aber ebenfalls eher für die Steuerung durch die Benutzer selbst - ist Alarms. Hier kann gesteuert werden, ob für Meetings, Events und andere Situationen automatisch ein Alarm zu einem definierten Zeitpunkt vor dem eigentlichen Ereignis ausgelöst wird.

  • Wenig Optionen enthält der Abschnitt To Do. Dort können einerseits die entsprechenden Einträge im Kalender verborgen werden, andererseits können Informationen für unvollständige Einträge auch automatisiert von Notes aktualisiert werden.

  • Bei den Einstellungen im Register AutoProcess geht es um den Umgang mit Einladungen zu Meetings. Wenn die Option der automatischen Verarbeitung ausgewählt wird, kann darunter konfiguriert werden, in welcher Form diese Verarbeitung erfolgen soll. Allerdings hat man hier auf Clientseite noch differenziertere Steuerungsmöglichkeiten, die aber auch nur dort sinnvoll konfiguriert werden können, weil die Frage, wessen Anfragen man automatisch zustimmt, doch sehr stark vom einzelnen Benutzer abhängt.

  • Das letzte Register unterhalb von Mail File Preferences/Calendat & To Do ist Rooms and Resources. Dort wird festgelegt, in welcher Form die Reservierung von Räumen und Ressourcen durchgeführt werden soll.

  • Das nächste Register unterhalb von Mail File Preferences ist Access & Delegation mit nur zwei untergeordnete Registern: Mit Access to Your Mail & Calendar wird festgelegt, ob der Zugriff auf Mails und Kalender überhaupt delegiert werden kann, mit Access to your Schedule, ob und für wen die Informationen im Zeitplan verfügbar gemacht werden sollen.

Bild 3: Die Einstellungen zum Scheduling mit der Konfliktprüfung.
Bild 3: Die Einstellungen zum Scheduling mit der Konfliktprüfung.

Gerade an diesen Einstellungen wird auch deutlich, dass die Verwendung solcher Richtlinien einer genauen Planung bedarf, da es oftmals im Unternehmen Benutzergruppen gibt, die unterschiedlich behandelt werden sollen - und wenn es nur einige wenige ausgewählte Führungskräfte sind, deren Zeitplan nicht allgemein sichtbar sein soll.