Domino 7: Mail-Richtlinien
Disclaimer
Der zweite Block von Einstellungen ist im Register Message Disclaimers untergebracht. Dort kann ein Disclaimer für Mails vorgegeben werden. Ein Disclaimer oder auch Abbinder ist ein Text, der am Ende einer E-Mail ausgegeben wird. Solche Disclaimer werden beispielsweise verwendet, um zwingende rechtliche Angaben bei Finanzunternehmen einzutragen oder die Empfänger darauf hinzuweisen, dass sie die Mail vernichten sollen, falls der Versand ein Irrtum war.
Die definierte Verwendung von Disclaimern hat im Zuge der wachsenden Compliance-Anforderungen an Bedeutung gewonnen. In der Mail-Richtlinie von Domino kann zunächst festgelegt werden, ob der Notes Client Disclaimer hinzufügen soll oder nicht. Generell gilt, dass die Vorgabe eines zwingenden zentralen Disclaimers sinnvoll ist.
Falls mit einem solchen Disclaimer gearbeitet wird, lässt sich mit Modify auf ein Fenster für die Textbearbeitung zugreifen, um einen Text zu erstellen.
Der nächste Schritt ist die Festlegung des Disclaimer text format, also des Formats für die Anzeige des Textes. In den meisten Fällen wird mit einfachem Text gearbeitet. Man kann ihn aber auch als HTML anzeigen lassen. Das macht aber nur Sinn, wenn auch entsprechende Formatierungs-Tags in den Text eingebunden sind.
Eine weitere Einstellung betrifft die Position des Disclaimers. In der Regel wird er zum Schluss angefügt. Nichts Wesentliches festlegen muss man bei der Einstellung zum Umgang mit mehrsprachigen Mails. Hier kann man die Option Use Best Match beibehalten.