Zweifellos fehlen Windows Phone 7 einige elementare Eigenschaften zu einem vollständigen Smartphone-Betriebssystem für den Einsatz in Unternehmensumgebungen. Das integrierte Office Mobile hat aber für Anwender, die es mobil mit Office-Dokumenten zu tun haben, erhebliche Vorteile. Insbesondere im Vergleich zu den anderen Smartphone-Plattformen und deren diesbezüglichen Möglichkeiten bietet Windows Phone 7 hier mehr.
Mit Office Mobile lassen sich Dokumente nicht nur betrachten, sondern ebenso bearbeiten und anlegen. Neben den Mobile-Versionen von Word, Excel und PowerPoint können Windows-Phone-7-Geräte direkt mit SharePoint verbunden werden, auch über das Internet.
Office Mobile sowie der SharePoint-Zugriff sind direkt in das Betriebssystem integriert. Es ist nicht notwendig, etwas zu installieren oder tiefer gehend anzupassen. Sollen Dokumente in SharePoint gespeichert werden, müssen Sie nur die URL und die Authentifizierungsdaten für die Seite eingeben. Anschließend lassen sich Dokumente auch schnell und einfach in SharePoint speichern.
Dokumente mit Windows Phone 7 öffnen und erstellen
Neben der reinen Möglichkeit, Dokumente auf das Windows-Phone-7-Gerät herunterzuladen, können Sie auch Dokumente über die Office-Funktion anlegen.
Um ein neues Dokument zu erstellen, öffnen Sie die Office-Programmgruppe, auch Office Hub genannt, auf der Anwendungsseite des Gerätes. Dieser Bereich ist immer der Einstiegspunkt für Office-Dokumente, die Sie in Windows Phone 7 nutzen wollen. Die Anbindung an SharePoint über SharePoint Workspace Mobile erfolgt gleichfalls in diesem Bereich.
Wechseln Sie auf die Seite Dokumente und klicken auf Neues Dokument. Speichern Sie nach der Bearbeitung ein Dokument ab, erscheint es in diesem Bereich wie die Office-Mobile-Verknüpfungen. Auf diesem Weg können Sie das Dokument schnell und einfach wieder öffnen.
Wollen Sie häufiger mit Office Mobile arbeiten, können Sie die Office-Verknüpfung direkt auf der Startseite von Windows Phone platzieren. Dazu klicken Sie auf der Seite der Anwendungen auf Office und halten die Verknüpfung fest. Wählen Sie aus dem erscheinenden Menü die Option Auf Startseite aus.
Haben Sie sich für ein neues Dokument entschieden, können Sie auswählen, ob Sie ein neues Word-Dokument oder eine neue Excel-Tabelle erstellen wollen. Sie können zwar in Windows Phone 7 Dokumente öffnen und bearbeiten, die in SharePoint-Bibliotheken gespeichert sind, und die Änderungen auch wieder direkt in die SharePoint-Bibliothek speichern. Sie haben aber keine Möglichkeit, ein neues Dokument in Office Mobile zu erstellen und zu einer SharePoint-Bibliothek hochzuladen. Dokumente müssen bereits in SharePoint vorhanden sein.
Um Dokumente aus anderen Quellen in Windows Phone 7 zur Verfügung zu stellen, müssen Sie diese entweder per E-Mail versenden, die Sie mit Windows Phone 7 abrufen, oder Sie verwenden eine Verbindung mit Windows Live SkyDrive. Zum Herunterladen nutzen Sie dann den Internet Explorer Mobile, eine Synchronisierung mit Windows Live SkyDrive über den Office-Hub funktioniert nur mit OneNote. Eine direkte Übertragung von Office-Dokumenten über WLAN, USB oder Bluetooth ist in Windows Phone 7 nicht möglich.
Word-Dokumente bearbeiten
Wenn Sie beispielsweise ein neues Word-Dokument erstellen, beginnen Sie auf dem nächsten Fenster mit der Bearbeitung. Um ein geöffnetes Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den kleinen Stift in der unteren Symbolleiste. Das funktioniert entsprechend in allen Programmen in Office Mobile.
Falls Sie Dokumente öffnen, die Formatierungen enthalten, die von Word Mobile nicht unterstützt werden, zeigt Word Mobile diese einfach nicht an. Das Dokument an sich lässt sich aber problemlos öffnen.
Sie können im unteren Bereich über die Icons auch Formatierungen einfügen wie zum Beispiel Schriftgröße, Schriftformatierung oder Farbe. Folgende Formatierungen stehen zur Auswahl: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen, Vergrößern und Verkleinern.
Wollen Sie die Ansicht des Dokumentes vergrößern, können Sie mit den Fingern diese größer und kleiner ziehen, wie bei anderen Smartphone-Systemen auch. Geben Sie ein Wort ein, schlägt Word Mobile automatisch eine Vervollständigung auf. Tippen Sie diese an, übernimmt Word das vorgeschlagene Wort in das Dokument.
Klicken Sie auf die drei Punkte in der unteren Symbolleiste, erscheint ein Menü, über das Sie das Dokument speichern oder Änderungen rückgängig machen. Auf diesem Weg nehmen Sie auch Formatierungen wieder zurück. Diese drei Punkte erscheinen an vielen Stellen in Office Mobile und ermöglichen erweiterte Funktionen.
Kommentare und Gliederungen in Word-Dokumenten
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, in fertige Dokumente Kommentare einzufügen. Da Windows Phone 7 diese direkt in die Worddatei (.docx) einbindet, sind die Kommentare auch im normalen Word auf dem PC ersichtlich sowie in den SharePoint-Bibliotheken gespeichert. Das ermöglicht das Lesen und Korrigieren von Dokumenten von unterwegs. Andere Anwender im Unternehmen können das entsprechende Dokument dann öffnen und sehen den Kommentar so, als ob er in einem normalen Word erstellt wurde.
Die Bearbeitung von Dokumenten lässt sich abbrechen, und Sie können die vorgenommenen Änderungen einfach auf dem Gerät speichern. Sobald Sie das Dokument verlassen, fragt Sie Windows Phone 7, ob Sie speichern wollen. Anschließend ist das entsprechende Dokument direkt im Office-Hub verfügbar und lässt sich auf diesem Weg auch wieder öffnen. Sie können alternativ über das Menü im unteren Bereich, das Sie über die drei Punkte erreichen, ein Dokument speichern.
Enthält ein Dokument eine Gliederung, können Sie durch Anklicken des Gliederungssymbols im unteren Bereich diese Gliederung anzeigen und durch Antippen des entsprechenden Bereiches direkt an die gewünschte Stelle im Dokument wechseln.
Windows Phone 7 bietet die Möglichkeit, direkt in den Dokumenten zu suchen. Dazu klicken Sie einfach auf die Lupe im unteren Bereich und geben den gewünschten Suchbegriff ein. Mit der Weiter-Taste können Sie zwischen den gefundenen Ergebnissen wechseln.
Excel und Office Mobile
Excel-Tabellen erstellen Sie auf dem entsprechenden Weg wie Word-Dokumente über den Office-Hub auf der Seite der Anwendungen. Sie wählen zur Erstellung Excel-Arbeitsmappe aus. Anschließend können Sie die Arbeitsmappe bearbeiten. Klicken Sie im unteren Bereich auf die drei Punkte, öffnet sich ein Menü, das erweiterte Möglichkeiten bietet.
Excel Mobile unterstützt selbstredend nicht alle Funktionen der Office-Version von PCs. In entsprechenden Fällen zeigt Excel Mobile die jeweiligen Werte in den Zellen zwar an, lässt aber keine Änderung dieser Daten zu. Achten Sie daher beim Speichern von Änderungen darauf, nicht das Quelldokument zu überschreiben. Es kann sonst passieren, dass beim Speichern nicht unterstützte Daten und Formatierungen verloren gehen.
Wie in Word, gibt es auch in Excel Mobile eine Gliederungsansicht. Mit dieser können Sie zwischen Arbeitsmappen und Diagrammen wechseln. Auch Kommentare lassen sich auf diesem Weg einfügen. Die generelle Bedienung ist in allen Programmen von Office Mobile nahezu identisch.
OneNote, Windows SkyDrive und PowerPoint
Neben Word und Excel können Sie in Windows Phone 7 auch Notizen mit OneNote erstellen und ebenso PowerPoint-Präsentationen nachträglich bearbeiten, ändern und Kommentare hinzufügen.
Die Bedienung von PowerPoint entspricht der Bedienung anderer Office-Mobile-Programme. Sie haben die Möglichkeit, Präsentationen in Windows Phone 7 bearbeiten, nicht nur anzuzeigen. Die OneNote-Notizbücher können Sie wiederum mit OneNote synchronisieren und in Windows Live SkyDrive speichern. Synchronisieren Sie ein lokal installiertes OneNote mit SkyDrive, können Sie auf diesem Weg lokal und mobil mit den gleichen Notizen arbeiten. Hier lassen sich Notizbücher auch mit Office Web Apps bearbeiten und sind überall verfügbar. Sie können allerdings nur OneNote-Notizbücher mit Windows Live SkyDrive synchronisieren, keine anderen Dokumente.
Neben Notizen lassen sich mit OneNote auch Sprach-Memos anfertigen. Bilder kann man als Notizen hinterlegen. Notizen erscheinen als Kacheln direkt im Office-Hub auf der OneNote-Seite. Jede Notiz kann Texte, Bilder und Sprach-Memos enthalten.
Klicken Sie in OneNote auf Alle, sehen Sie alle Notizen. Außerdem können Sie an dieser Stelle über die Synchronisierungsschaltfläche im unteren Bereich die Synchronisierung mit Windows SkyDrive konfigurieren und Synchronisierungen durchführen, wenn Sie ein kostenloses Konto eingerichtet haben. Diese Möglichkeit haben Sie nur mit OneNote in Office Mobile.
Ändern Sie den Namen der Einstellungen in OneNote und SkyDrive nicht ab, da ansonsten die Synchronisierung nicht korrekt funktioniert. Geöffnete Notizen können Sie bearbeiten und über die Bearbeitungsschaltflächen im unteren Bereich formatieren oder per E-Mail versenden.
Halten Sie eine Notiz gedrückt, können Sie diese direkt auf der Startseite von Windows Phone 7 verknüpfen. Neben der möglichen Synchronisierung mit SkyDrive können Notizbücher mit Notizen in SharePoint synchronisiert werden. Dazu verwenden Sie SharePoint Workspace Mobile.
Dokumente speichern - SharePoint Workspace Mobile
Der Austausch von Dokumenten ist über das Senden per E-Mail oder das Speichern in SharePoint möglich. Die Anbindung an SharePoint erfolgt über WLAN. SharePoint Workspace Mobile ist direkt in Windows Phone 7 integriert, Sie müssen keine App herunterladen und nichts lizenzieren. Sobald das Smartphone im WLAN angebunden ist, können Sie über SharePoint Workspace Mobile auf SharePoint zugreifen.
Der Zugriff auf die Dokumente kann dann auch durch Office Web Apps erfolgen, also ebenfalls wieder online oder über SharePoint, wenn Sie Office Web Apps in Ihrer SharePoint-Farm installiert haben. Um SharePoint und die integrierten Bibliotheken anzubinden, klicken Sie im Office-Hub auf der Seite SharePoint auf URL öffnen.
Auf dieser Seite zeigt SharePoint Workspace Mobile auch Dokumente an, die Sie bereits über SharePoint geöffnet haben. Sie müssen diese Dokumente nur anklicken, um sie zu öffnen. Die Dokumente stehen ebenso offline zur Verfügung. Um eine SharePoint-Seite zu öffnen, geben Sie auf der Seite URL öffnen einfach die Adresse ein. Anschließend bindet Windows Phone 7 sie an. Sind für die Seite noch Authentifizierungsdaten notwendig, erscheint ein Fenster, in dem Sie den Benutzernamen, die Domäne und das Kennwort eingeben müssen, mit dem Sie sich an SharePoint anbinden wollen. Nach der erfolgreichen Authentifizierung öffnet sich die Anzeige der SharePoint-Seite mit allen Dokumenten, Listen, Bibliotheken und weiteren Inhalten. Die Seiten sind dazu speziell für Windows Phone 7 angepasst.
Sobald Sie ein Dokument geöffnet haben, erscheint es künftig auf der Startseite von SharePoint Workspace Mobile und ist im direkten Zugriff. Wenn Sie online mit dem SharePoint-Server verbunden sind, speichert Windows Phone 7 Änderungen im Dokument direkt im Original in der SharePoint-Bibliothek. Sie können aber auch offline weiterarbeiten, da SharePoint Workspace Mobile das Dokument auf dem Smartphone speichert. Sind Sie wieder mit SharePoint verbunden, können Sie das Dokument und Ihre Änderungen dann in der SharePoint-Bibliothek speichern.
Die Speichervorgänge sind für Anwender sehr einfach, da diese das Dokument nur speichern und keine Bibliothek auswählen müssen. Die Anbindung ist auch problemlos an Small Business Server 2011 Standard beziehungsweise SharePoint Foundation 2010 möglich. Sie müssen also nicht auf einen vollwertigen SharePoint Server 2010 setzen, um Windows Phone 7 über SharePoint Workspace Mobile an SharePoint anzubinden.
SharePoint-Dokumente offline verwenden
Wenn Sie in Windows Phone 7 auf der Seite der Anwendungen auf Office klicken und dann zu SharePoint Workspace Mobile wechseln, sehen Sie nach der Verbindung zur SharePoint-Seite die bereits geöffneten Dokumente. Aus den Bibliotheken können Sie an dieser Stelle durch Anklicken neue Dokumente öffnen.
Klicken Sie auf Alle und dann auf die Seite Dokumente, um weitere Funktionen zu nutzen. Halten Sie den Finger über der Verknüpfung eines Dokuments an dieser Stelle fest, erscheint ein Menü, mit dem Sie das Dokument auf vielfältige Weise verwalten können.
• Jetzt herunterladen - Lädt das Dokument aus der SharePoint-Bibliothek auf das Smartphone. Auf diese Weise speichern Sie offline im Smartphone die aktuelle Version des Dokuments.
• Immer Offline bleiben - Lädt das Dokument aus der Bibliothek herunter und ermöglicht die Bearbeitung, auch wenn Sie nicht mit SharePoint verbunden sind. Auf diese Weise können Sie beliebige Dokumente aus SharePoint offline auf dem Gerät verwenden. Wollen Sie alle offline gespeicherten Dokumente auf dem Smartphone auf einmal aktualisieren, also aktuelle Versionen aus den SharePoint-Bibliotheken herunterladen, klicken Sie auf der SharePoint-Workspace-Mobile-Startseite auf Dokumente und dann auf die drei Punkte, um das erweiterte Menü aufzurufen. Anschließend können Sie durch Auswahl von Offline-Dateien aktualisieren alle Dokumente auf einmal neu herunterladen.
• Link senden - Durch diese Auswahl erstellen Sie eine neue E-Mail oder eine SMS, die den direkten Link zum Dokument in der SharePoint-Datenbank enthält. Auf diese Weise können Sie anderen Anwendern den Zugriff auf das Dokument schnell und einfach ermöglichen.
• Eigenschaften anzeigen - Zeigt den SharePoint-Inhaltstyp an, auf den das Dokument aufbaut, den Titel, den Namen der Datei, das Erstellungsdatum, den Autor, das Datum der letzten Änderung und ob das Dokument ausgecheckt ist. Auch die Version des Dokuments in SharePoint sehen Sie auf dieser Seite.
• Status anzeigen - Zeigt den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Aktualisierung vom SharePoint-Server aus an. Hier können Sie das Dokument auch manuell erneut von der entsprechenden SharePoint-Bibliothek herunterladen.
• Datei auf dem Handy löschen - Entfernt die Offline-Kopie der Datei auf dem Smartphone. Das Original in der SharePoint-Bibliothek bleibt erhalten.
Einstellungen in SharePoint Workspace Mobile
Klicken Sie in SharePoint Workspace Mobile auf den Link Alle auf der Seite, zeigt Ihnen das Tool die angebundenen Bibliotheken und Dokumente an, die Sie bereits geöffnet haben. Sie können in der Ansicht Alle zwischen den zwei Seiten Dokumente und Links wechseln. Auf der Seite Dokumente können Sie über das Menü, das Sie über die drei Punkte im unteren Bereich erreichen, die Sortierung ändern, die Dateien offline synchronisieren und Einstellungen ändern.
Neben der Seite Dokumente in SharePoint Workspace Mobile steht noch die Seite Links zur Verfügung, zu der Sie ganz einfach umblättern können. Hier sehen Sie alle in der Vergangenheit geöffneten SharePoint-Links. Öffnen Sie eine Seite, steht wiederum das erweiterte Menü über die drei Punkte zur Verfügung. In diesem Bereich können Sie dann die Ansicht aktualisieren oder ein Lesezeichen hinzufügen, um die Seite künftig sofort aufrufen zu können, und Sie haben die Möglichkeit, die Seite direkt im Internet Explorer Mobile zu öffnen.
In den Einstellungen setzen Sie den Cache für die Verwendung der SharePoint-Dateien zurück und steuern die Anbindung an ein Unified Access Gateway (UAG) im Unternehmen. Hier regeln Sie auch die Konfliktlösung in SharePoint (siehe unten).
Zugriff mobiler Anwender auf SharePoint
SharePoint spielt seine Vorteile dann aus, wenn auch mobile Anwender über das Internet auf das System zugreifen können. Dazu ist es notwendig, die Dienste in SharePoint zu veröffentlichen. Neben dem Forefront Threat Management Gateway (TMG) 2010 bietet Microsoft noch das Forefront Unified Access Gateway (UAG) 2010 an. Hierbei handelt es sich um eine erweiterte Version des TMG, das besser für SharePoint geeignet ist. Das TMG 2010 ist der Nachfolger von ISA 2006, das UAG 2010 der Nachfolger des Intelligent Application Gateway (IAG) 2007.
Der Vorteil der größeren UAG-Version ist die Unterstützung von AAM (Alternative Access Mappings, alternative Zugriffszuordnungen). Mit dieser Funktion können Sie effizient URLs zu SharePoint frei definieren und zu den internen Webanwendungen umleiten. Dazu leiten Sie die externe Adresse zum UAG, zum Beispiel https://www.contoso.com. Das UAG leitet die Anfragen dann an die interne URL zu SharePoint weiter, beispielsweise http://sps01.contoso.local.
Zusätzlich kann das UAG die Webanwendungen von SharePoint direkt unterstützen und in die Veröffentlichung einbinden. Das Veröffentlichungskonzept des UAG 2010 funktioniert etwas anders als beim TMG. Während Sie mit dem TMG einzelne Websites im Internet zu Verfügung stellen, bietet das UAG eine eigene Portalanwendung an.
Seine Vorteile spielt das UAG 2010 aus, wenn Sie mehrere Websites, Dateifreigaben, Remote Desktops oder OWA anbinden wollen. Allerdings ist der Preis des Unified Access Gateway wesentlich höher als der des TMG 2010.
Konflikte beim Speichern in SharePoint-Bibliotheken lösen
Kommt es zu einem Konflikt beim Speichern, können Sie diesen auch direkt in Windows Phone 7 lösen. Ein Konflikt entsteht zum Beispiel, wenn Sie ein Dokument offline ändern, während es auch online in der SharePoint-Bibliothek durch einen anderen Anwender geändert wurde.
In diesem Fall öffnen Sie den Office-Hub und wechseln auf Alle\Dokumente. Tippen Sie das Dokument an, halten Sie es fest und wählen Status anzeigen. An dieser Stelle steht die Konfliktlösung zur Verfügung. Hier können Sie entscheiden, welche Version des Dokuments Sie behalten wollen. Sie können auch beide Versionen behalten.
In diesem Fall wählen Sie bei der Bearbeitung des Dokuments Speichern unter und geben einen neuen Dateinamen an. Sie können das generelle Verhalten von Konflikten anpassen, wenn Sie im Office-Hub auf SharePoint\Alle und dann auf die drei Punkte klicken. Rufen Sie Einstellungen auf und gehen dann auf Konflikte. (mje)