Unternehmen können mit Hilfe von Enterprise Content Management Systemen (ECM) ihre Daten und Informationen strukturiert und sicher verwalten. Zugleich erfüllen sie damit auch Compliance-Anforderungen. Dennoch setzen derzeit lediglich 39 Prozent der Firmen ein ECM-System ein. Das bedeutet im Umkehrschluss: 61 Prozent haben noch keine ECM-Lösung eingeführt.
ECM-Systeme sind noch kein Mainstream
Foto: BARC
Zu diesen Ergebnissen kommt das Business Application Research Center (BARC) in seinem jährlich durchgeführten ECM-Survey. Immerhin scheinen die Firmen erkannt zu haben, dass ECM-Systeme eine effizientere Datenverwaltung und einen schnellen Zugriff auf Informationen ermöglichen, denn: 48 Prozent aller Befragten befinden sich derzeit im Auswahlprozess.
Wer bereits ein ECM-System einsetzt ist damit entweder "sehr zufrieden" oder "zufrieden". Das gaben 83 Prozent der Firmen zu Protokoll. Als größte Vorteile einer ECM-Lösung nannten die Endanwender die Archivierung (93 Prozent), erweiterte Such- und Recherchemöglichkeiten (92 Prozent) sowie die Erfassung elektronischer Dokumente (90 Prozent). Immerhin 46 Prozent bewerten die automatische Rechnungseingangsbearbeitung als wichtig und 53 Prozent die Posteingangsbearbeitung.
Transparentes Informations-Management
Doch ECM-Systeme werden nicht allein für die Ablage und Archivierung von Daten eingesetzt, sondern auch um Prozesse beim Daten- und Informations-Management effizienter und transparenter zu machen. So verwundert es kaum, dass drei Viertel der Befragten sagten, das Thema Workflow sei eine wesentliche Anforderung in ihrem ECM-Projekt.
29 Prozent der Firmen, die bereits ein ECM-System einsetzen, integrieren dieses zudem mit Microsoft SharePoint und nutzen es als Archiv für SharePoint-Inhalte. Auch ECM-Recherchefunktionen werden verstärkt in SharePoint eingebunden.
Treibende Kraft bei der Einführung von ECM-Systemen sind die IT-Organisationen, so ein weiteres Ergebnis der Untersuchung. Das sagten 53 Prozent der Befragten. 35 Prozent der Projekte werden durch den Fachbereich initiiert und 32 Prozent durch das Management.
Im Rahmen der Studie befragten die Marktforscher 258 Anwenderunternehmen zur Verbreitung und Einsatz von Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management(ECM)-Systemen.