Enterprise Content Management Systeme (ECMS) kombinieren die in den vorangegangenen Beiträgen vorgestellten ECM-Komponenten und –Funktionen in einer konkreten Applikation. Dabei decken sie nicht immer das komplette ECM-Anwendungsspektrum ab. Sie sind zum Teil auch als eigenständige Lösungen für Spezialaufgaben sinnvoll nutzbar und erheben gar nicht erst den Anspruch auf ein unternehmensweites System.
ECM-Systeme werden in den verschiedensten Formen und Varianten angeboten: Als einzelne Programmmodule, Komponenten, Subsysteme, Baukästen, geschlossene Komplettlösung oder integriert als „Suite“. Dabei kann der Umfang von ECM-Systemen ebenso variieren wie die Zusammenstellung der Komponenten oder die Ausrichtung auf bestimmte Branchen oder Problemfelder.
Für die Software-Auswahl eines ECMS empfiehlt es sich, bestimmte Schritte einzuhalten, die hier auszugsweise und verkürzt genannt werden. Die abstrakten Ziele sollte der Projektverantwortliche in einer Zieldefinition festhalten und in einem Projektplan auf konkrete Vorhaben herunter brechen. Die Anforderungen sollte er genau spezifizieren, mit verschiedenen Abteilungen absprechen und gewichten. Gleichzeitig sind die Features der in Frage kommenden Systeme einzuholen.
Die Ergebnisse der Analysephase fasst man am besten in einem detaillierten Gutachten strukturiert zusammen. Dieses bildet dann die Entscheidungsvorlage, die der Projektverantwortliche der Geschäftsleitung vorlegt. Neben der Empfehlung für einen bestimmten Hersteller sollte baldmöglichst ein Projektplan zur Einführung der Software entwickelt werden. Die einzelnen Schritte zur Software-Auswahl finden Sie detaillierter beschrieben in den Beiträgen „Phasen der Software-Auswahl in ECM-Projekten“ und „Software-Auswahl bei ECM-Projekten“.
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Teil 3: ECM Informationsverwaltung: DM-Systeme, Groupware und Co. |
Komplettlösungen – ECM-Suiten
Grob lässt sich der Markt für ECM-Software in zwei Segmente unterteilen: Hersteller von Komplettlösungen und Spezialanbieter. Das erste Segment bilden die klassischen ECM-Anbieter, die vollständige ECM-Suiten verkaufen. Solche Hersteller sind beispielsweise Open Text und IBM: Sie verfolgen den Ansatz, sämtliche ECM-Funktionalitäten zur Verwaltung, Speicherung, Archivierung, Erfassung und Auslieferung von Dokumenten und Content in einem Paket anzubieten.
Diese ECM-Suiten der führenden Anbieter sind nicht von Grund auf konzipiert und neu entwickelt worden. Vielmehr enthalten diese ECM-Pakete in der Regel mehrere Produkte, die durch Zukäufe erworben wurden.
Beispielsweise hat IBM im Jahr 2005 den kalifornischen ECM-Spezialisten Filenet gekauft, der Storage-Hersteller EMC den Content-Management-Anbieter Documentum und Open Text das Software-Haus Hummingbird. Oracle hat von Stellent eine CM-Lösung übernommen, die nun als „Universal Content Management Lösung“ angeboten wird. Dem Kunden werden diese Sammlungen als Komplettlösungen verkauft - in der Regel sind die einzelnen Komponenten der Suiten aber nur sehr lose miteinander verbunden.
Vier Anbieter sind bei den ECM-Suiten nach den Analysten von Gartner führend: EMC, Open Text, IBM und Oracle (siehe Grafik). Ein reinrassiger ECM-Anbieter ist dabei nur Open Text, die anderen – IBM, Oracle und EMC – sind als Infrastrukturanbieter mit einem breit angelegten Software-Portfolio vertreten. Dass IT-Infrastrukturanbieter ins ECM-Business einsteigen, ist nicht weiter erstaunlich: Grundlegende Content-Management-Funktionen werden immer mehr Bestandteil der IT-Infrastruktur in Unternehmen.
EMC und IBM
Immer noch einer der wichtigsten Anbieter im ECM-Markt ist EMC –laut Gartner allerdings nur noch mit einem Marktanteil von 10 Prozent. EMC deckt das ganze ECM-Spektrum ab und hebt sich auch durch erweiterte Fähigkeiten wie Enterprise Suche, Content Integration und die Unterstützung für gemeinsames Arbeiten hervor.
Mit dem Zukauf von Documentum hat EMC zudem eine Lösung für den kompletten Lebenszyklus von Informationen im Programm. Zusätzlich setzt EMC mit den neuen Versionen auch auf Collaboration. Damit gestaltet EMC sein Produktportfolio als eine komplette Information Life Cycle Plattform.
IBMs Stärken liegen ebenfalls im breiten ECM Produktportfolio und der gesamten Information Management Strategie. Zusätzlich kann IBM eine Reihe an erweiterten Funktionen wie Team-Collaboration, Enterprise Suche, Content Integration und Business Process Management anbieten. Allerdings sind die ECM-Funktionalitäten verteilt auf verschiedene Produkte. So gehört beispielsweise Web-Content-Management organisatorisch zu WebSphere und content-bezogene Collaboration zur Lotus-Software-Welt.
IBM Filenet ist im Segment der Versicherungen und Regierungsbehörden besonders stark vertreten. FileNet ist eine ECM-Suite, deren Architektur ein Content-getriebenes Management von Geschäftsprozessen ermöglicht. Die Stärken von FileNet-Produkten liegen vor allem in der Unterstützung von großvolumigem Production Imaging Digitales Erfassen von Papierdokumenten). Ergänzend bietet FileNet noch allgemeines Dokumenten Management sowie COLD- und RM-Unterstützung.
Oracle und Open Text
Das ECM-Angebot von Oracle richtet sich an Unternehmen, die auf eine Oracle-Infrastruktur setzen. So bietet der Datenbankhersteller Alternativen zur herkömmlichen Verwaltung mit einem DMS oder Archiv durch direkte Speicherung der Objekte in der Datenbank selbst. Beispiel dafür sind die Produkte "Content Database" und "Records Database", die als Optionen für die "10g Enterprise Edition" angeboten werden.
Mit der Übernahme des CM-Spezialisten Stellent ist Oracle in den Club der großen ECM-Anbieter aufgestiegen. "Universal Content Management" wird die ehemalige Stellent-Suite heute genannt und bietet eine breite Palette an Content-Management-Funktionen an. Lücken zeigt die Suite bei den erweiterten Funktionen wie Collaboration und Business Process Management.
Die ECM-Lösungen von Open Text umfassen ein breites Leistungsspektrum für Dokumenten-, Records- und Archivierungs-Management und können außerdem mit Enterprise Suche, Content Integration und Collaboration punkten. Ergänzt wird das Angebot durch Business Process Management- und Enterprise Such-Funktionalität. Durch die Übernahme von Hummingbird hat Open Text stark im Bereich des Dokumenten Managements an Gewicht gewonnen.
Auch beim Web Content Management ist Open Text stark, da sich das aufgekaufte Hummingbird die WCM-Spezialisten von RedDot Solutions einverleibte. Damit konnte Hummingbird - und nun Open Text - seine Produktpalette um Web Content Management bereichern. Die Hummingbird-Produkte werden als Teil einer umfassenden Web Content Management-Strategie weitergeführt.
Open Text ist außerdem in den letzten Jahren umfangreiche strategische Partnerschaften mit Microsoft, Oracle und SAP eingegangen. Damit kann Open Text jetzt ECM-Lösungen entwickeln, die das Angebot aller drei großen Anbieter von Unternehmenssoftware erweitern und ergänzen.
Mut zur Lücke - Microsoft und SAP
Microsoft ist erst spät in den ECM-Markt eingestiegen und verfügt derzeit nur über ein beschränktes Angebot an ECM-Software. Gartner sieht Microsoft weniger als etablierten ECM-Hersteller sondern als großen Visionär: Die nach und nach erweiterten Sharepoint Services sollen künftig alle ECM-Bausteine auf einer Plattform vereinen.
Das Herzstück de ECM-Strategie von Microsoft, der Microsoft Office Sharepoint Server 2007, kurz MOSS 2007, ist eine Enterprise-Collaboration-Suite mit Records-Management, Workflow, Suchfunktionen, rudimentärem DMS und Web-Content-Management sowie Portalfunktionen. Für Archivierung und Dokumentenerfassung müssen Partner einspringen.
Derzeit kann MOSS 2007 ein typisches ECM-Produkt nicht ersetzen: Mit den Möglichkeiten des Sharepoint Servers können weder Anwendungen für die elektronische Aktenverwaltung gestrickt werden, noch reichen die Dokumenten-Management-Funktionen für große Dokumentenmengen. Auch fehlen Erfassungslösungen, Langzeitarchivierung und COLD-Anwendungen.
Ähnliches wie für Microsoft gilt für SAP. Auch SAP-Software ist weit verbreitet - als ECM-Hersteller mit einem umfassendes ECM-Produkt wurde der Software-Hersteller aber nicht berühmt. Aufgrund der hohen Verbreitung nutzen aber viele Unternehmen ECM-Funktionen der herkömmlichen SAP-Systeme.
Beispielsweise übernimmt das ERP-System von SAP mit dem Business-Process-Management (BPM), Records Management, einem Dokumenten-Repository oder einer eigenen Suchmaschine auch Funktionen für das Content-Management. Anwender können die fehlenden Erfassungs- und Speicherkomponenten ankoppeln - und so auf ein ergänzendes ECM-System verzichten. Das betrifft nicht nur die Archivierung, sondern beispielsweise auch die Erfassung von Dokumenten.
Grundsätzliche ECM-Funktionen liefert SAP auch als Teil der NetWeaver-Plattform aus. Einige der Zusatzkomponenten muss man allerdings kostenpflichtig lizenzieren, so zum Beispiel das SAP Records- und Case-Management.
Die Spezialisten: Kleinere ECM-Anbieter
Auch kleinere Hersteller decken gelegentlich mit ihren Produkten die ganze Bandbreite an ECM-Funktionalitäten ab – und bieten damit mehr als SAP oder Microsoft. So umfassen die ECM-Systeme von Firstspirit oder Actiware alle wichtigen ECM-Komponenten – von der Dokumentenverwaltung über Content und Web Content Management bis hin zu Collaboration und Archivierung.
Kleinere Anbieter mit nahezu kompletten ECM-Suiten haben besonders im Mittelstand ein großes Potential. Zunehmend tummeln sich hier auch Open-Source-Systeme wie die ECM-Lösungen von Liferay oder Alfresco, die den Suiteansatz gut umgesetzt und auf breiter Basis verfügbar gemacht haben.
Die meisten kleineren ECM-Hersteller bieten aber keine kompletten Suiten an. Sie fokussieren sich auf bestimmte Komponenten von ECM-Systemen. Viele haben eine eigene ECM-Strategie entwickelt - mit unterschiedlicher Ausrichtung und nur mit einzelnen ECM-Komponenten. Eine Reihe kleinerer ECM-Anbieter spricht speziell mittelständische Unternehmen an, bestimmte Branchen oder Firmen, die ganz individuelle Anforderungen haben.
Beispielsweise offerieren einige Spezialanbieter Komponenten wie das Input-Output-Management, die anderen Herstellern fehlen. So ergänzen die ECM-Komponenten von Ceyoniq, Docuware, Easy und SAPerion die fehlende Archivierungskomponente des MS Sharepoint Servers und archivieren Inhalte aus dem Sharepoint im ECM-Repository.
Eine aktuelle Marktübersicht zu ECM-Systemen, die auch kleinere Anbieter umfasst, finden Sie bei Contentmanager. Eine weniger umfangreiche, aber übersichtliche und redaktionell bewertete Zusammenstellung von ECM-Software finden Sie hier.
Komplett-Suite oder ECM-Speziallösung?
Welcher ECM Softwareansatz besser ist – Komplett-Suiten aus einer Hand oder individuell zusammengestellte Speziallösungen - kann nicht pauschal entschieden werden. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. So ermöglicht ein ECM-Anbieter, der alles mit Produkten aus dem eigenen Haus umsetzt, eine schnelle ECM-Einführung ohne zusätzlichen Integrationsaufwand.
Dafür ist bei diesen ECM-Suiten die Auswahl der Software-Produkte durch den Hersteller eingeschränkt. Anspruchsvolleren Projekten bringt das oft nicht den gewünschten Erfolg, weil die ECM-Suiten nicht in jedem Bereich die bestmögliche Umsetzung gestatten. Eine solche ist in der Regel nur mit Speziallösungen realisierbar. Die wiederum sind in ihrem Segment stark, die Integration in die IT-Landschaft ist mitunter jedoch sehr aufwändig und teuer.
Viele Unternehmen schließen in der Praxis deshalb oft einen Kompromiss. Dabei wird eine ECM-Infrastruktur auf der Lösungsbasis eines größeren Herstellers installiert und diese dann mit Software von Spezialanbietern ergänzt. So entsteht eine funktionale und integrierte Plattform, ohne dass zu viele Kompromisse eingegangen werden müssen. Oft stellt sich der Aufwand, speziell für eine Plattform entwickelte Fremdprodukte zu integrieren, auch als weit weniger aufwändig heraus als ursprünglich geplant.
OASIS-Standard CMIS
Eine Schwierigkeit bei der Integration der ECM-Komponenten sind immer noch fehlende Standards. Diesem Problem wollen die großen ECM-Hersteller in ungewohnter Einigkeit mit einer Schnittstellen-Spezifikationen zu Leibe rücken.
Im September 2008 haben IBM, Microsoft und EMC bekannt gegeben, mit den Content Management Interoperability Services (CMIS) einen solchen Standard zu schaffen (siehe zum Beispiel IBM). CMIS soll es möglich machen, via Webservices und Web-2.0 APIs auf ECM-Systeme unterschiedlicher Hersteller zugreifen zu können. Im Einzelnen steht CMIS für eine Reihe von Web-Services-Spezifikationen, die als Kommunikationsprotokoll sowohl SOAP als auch REST (Representational State Transfer) verwenden können.
Eine einheitliche Spezifikation würde die Einführung und Integration von ECM-Systemen bei Anwendern erheblich erleichtern. Eine Migration vorhandener Repositories nach Fusionen würde damit beispielsweise weniger dringlich sein. Ebenso könnten Softwarehäuser davon profitieren, indem sie Lösungen entwickeln können, die sich für diverse Verzeichnisse nutzen lassen.
Andere ECM-Anbieter wie Oracle, SAP und Open Text beteiligen sich ebenfalls an der Ausarbeitung der Spezifikation, die derzeit noch im Entwurfsstadium ist und als offener Standard bei der OASIS eingereicht werden soll.
Clients für ECM-Systeme
Um Anwendern so weit wie möglich ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu erhalten sind auch Überlegungen zur ECM-Client-Software wichtig. Mitarbeiter, die vorrangig Dokumenten-Management betreiben, können auf die üblichen Desktop Clients zurückgreifen.
Mehr und mehr setzen sich auch Web Clients durch, die heute annähernd den gleichen Funktionsumfang bieten wie die Fat Clients. Bei beiden Clients lassen sich die benötigten Funktionen nutzerabhängig auswählen und am Monitor anordnen.
Steht die Dokumenten-Verwaltung nicht im Focus der Anwender, ist ein virtueller Arbeitsplatz als Teil einer Portallösung die bessere Wahl. Hierzu muss das ECM-System in die Portalumgebung des Unternehmens integriert werden. Die meisten Hersteller unterstützen hierfür den Java-Portlet Standard JSR 168, setzen auf den MS Sharepoint Portal Server auf oder auf das SAP Netweaver Portal.
ECM-Hersteller bieten auch die Möglichkeit, ihre Produkte in den Windows-Explorer zu integrieren. Über das WebDAV-Protokoll können so Anwendungen als zusätzliches Laufwerk dargestellt und Dateien entsprechend abgelegt werden. Der User bemerkt dann nur bei der Suche oder der Verschlagwortungsmaske, dass er mit einem ECM-System arbeitet.
Fazit
Der Markt für ECM-Software ist unübersichtlich und aufgesplittet in mehrere „Lager“. Im Wesentlichen lassen sich die ECM-Software-Hersteller in zwei Segmente aufteilen: Die klassischen ECM-Anbieter wie OpenText oder EMC bieten möglichst alle Komponenten für Enterprise Content Management aus einer Hand an. Kleinere Spezialanbieter unterstützen dagegen meist nicht das komplette ECM-Portfolio, sondern setzen Schwerpunkte, bieten individuellere Lösungen und ergänzen die Lücken in größeren ECM-Suiten.
Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. So ermöglichen Spezialanbieter individuellere Lösungen, müssen unterschiedliche Software-Komponenten aber erst integrieren. Die immer noch vorhandenen Schwierigkeiten bei der Integration von ECM-Lösungen soll künftig durch den CMIS-Standard beseitigt werden. Alle großen ECM-Hersteller unterstützen ihn. Ob sich CMIS aber durchsetzt und die Integrationsprobleme lösen kann ist derzeit noch umstritten. (ala)
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Teil 3: ECM Informationsverwaltung: DM-Systeme, Groupware und Co. |