Neun Implementierungstipps
ERP richtig implementieren
Denn ob die Einführung einer neuen ERP Software gelingt oder nicht, hängt nicht zuallererst von der Wahl des Systems und des Dienstleisters ab. Viel entscheidender ist, den Prozess zu strukturieren, die eigenen Anforderungen an die neue Software klar zu formulieren und sich intern so aufzustellen, dass die Organisation maximalen Nutzen aus dem System ziehen kann.
Wie Unternehmen den ganzen Prozess angehen sollten, hat die Kollegin Jennifer Lonoff Schiff von CIO.com in neun praktischen Tipps zusammengefasst. Hier sind sie.
1. Die Führungsriege ins Boot holen:
Hört sich banal an, ist aber der wichtigste Punkt. Die Untersuchung unterschiedlicher ERP-Implementierungen zeigt, dass jene Firmen die meisten Probleme bei der Einführung haben, deren C-Level-Management das Projekt nur unzureichend unterstützen. Dabei ist es nicht notwendig, dass die Chefs sich mit jedem Konfigurationsdetail beschäftigen. Aber sie müssen die Milestones kennen und über jene Gründe im Bild sein, die für Verzögerungen sorgen.
2. Ein detailliertes Pflichtenheft entwickeln, bevor man nach Anbietern sucht:
Wichtig sind vor allem Antworten auf die Frage, welche Businessprozesse genau mit dem ERP-System gesteuert werden sollen. Je detaillierter das Pflichtenheft hier ist, desto passgenauer sind die Offerten der ERP-Anbieter. Wenige Dinge bringen Projekt-Budgets und Timelines so sehr in Unordnung wie unklare oder lückenhafte Pflichtenhefte.
Die Auswahl der Anbieter sollte sich dann daran orientieren, welches System für meine Branche passende Lösungen bietet. Eventuell empfiehlt es sich sogar, einen Anbieter zu favorisieren, der nur wenige, miteinander verwandte Branchen bedient. Solche Unternehmen haben in der Regel mehr zu bieten als One-fits-all-Anbieter.
Die eigenen Prioritäten kennenlernen
3. Nicht die mobilen User vergessen:
Selbst wenn dies nicht sofort notwendig ist, sollten die Voraussetzungen für den mobilen Zugriff auf das neue System von Beginn an erfüllt sein. Parallel dazu muss natürlich auch das Thema Sicherheit im Zusammenhang mit der ERP-Nutzung via Smartphone oder Tablet diskutiert werden.
4. Die eigenen Prioritäten kennenlernen und klar formulieren:
Im ersten Schritt bedeutet das, unbedingt von allen Abteilungen Input einzuholen, die später mit dem ERP-System arbeiten sollen. Möglich wird das nur durch intensive Kommunikation. Erst wenn alle Prioritäten evaluiert sind, sollte die Auswahl des Anbieters beginnen.
Ebenso wichtig ist das Thema Integration. Jedes ERP-System, das nicht zur bestehenden Anwendungslandschaft passt, ist keine Lösung, sondern nur eine weiteres teure, ungenutztes Stück Software.
- Wünsche von Projektmanagern
Die Anforderungen, Wünsche und Erwartungen hauptamtlicher Projektmanager sind Thema einer Befragung der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). Die Studie wurde in den Jahren 2009, 2011 und 2013 durchgeführt. Die nächste Runde steht 2015 an. - Prioritäten im Job
Dass sie ihre Projekte als motivierend und herausfordernd empfinden, ist den Befragten nach eigener Darstellung wichtiger als die Honorierung. - Mitbestimmung
Wie wird das Personal eingesetzt und wer bestimmt, ob das Vorhaben ein Erfolg ist - in solchen Fragen wollen Projektmanager mitreden. - Unterstützung
Information und personelle Ressourcen sind stärker gefragt als Finanzielles. - Kommunikation
Die befragten Projektmanager geben an, teaminterne Belastungen und Herausforderungen weitgehend selbst meistern zu wollen. - Arbeitgeber
Flexible Arbeitszeiten und ein gutes Arbeitsklima stehen höher im Kurs als Sozialleistungen.
5. Change Management anstoßen:
Die unter 4. genannten Punkte bedeuten in der Praxis nicht selten, dass sich durch die Einführung eines ERP-Systems die ganze Organisation verändert. Weil durch die Kommunikation im Zusammenhang mit der Erstellung des Pflichtenhefts sichtbar wird, dass einige Prozesse, an die sich alle gewöhnt hatten, suboptimal sind verändert werden sollten. An dieser Stelle regen sich in aller Regel auch Widerstände gegen die Einführung.
Um trotzdem ans Ziel zu kommen, sollten Unternehmen die ERP-Implementierung von Beginn an auch als Change-Projekt begreifen, das entsprechend moderiert und begleitet werden muss.