Berichtssysteme: Grundtypen und Techniken

Betriebliche Fach- und Führungskräfte, Sachbearbeiter und andere Mitarbeiter müssen in regelmäßigen Abständen oder im Bedarfsfall mit betrieblichen Informationen versorgt werden. Sie müssen Fakten geliefert bekommen, die helfen, Trends auszumachen, Planungen zu starten oder Kontrollen durchzuführen.

Diese Versorgung der Mitarbeiter mit BI-relevanten Informationen geschieht über ein mehr oder weniger ausgeklügeltes Berichtswesen. Ein solches Berichtswesen ist in jedem Unternehmen für die Steuerung und Ableitung von Unternehmensentscheidungen auf jeder Ebene – strategisch, taktisch und operativ – notwendig.

Unter Berichten sind dabei Dokumente zu verstehen, die bestimmte Informationen kombinieren und für einen bestimmten Unternehmenszweck in aufbereiteter Form zur Verfügung stellen. Die technische Gesamtlösung, die es ermöglich, Berichte in elektronischer Form aufzubereiten und bereit zu stellen, bezeichnet man als Berichtssystem. Die Aufbereitung erfolgt weitgehend automatisiert, so dass dem Berichtsempfänger eine eher passive Rolle zukommt.

Das Portfolio von Berichtstypen ist vielfältig. So gibt es Tages, Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresberichte, zudem Projektberichte oder Mitarbeiterbeurteilungen. Zudem haben die einzelnen Berichte unterschiedliche Adressaten, die vom Top-Management bis zum Sachbearbeiter reichen.

Je nach Zielgruppe können unterschiedlich umfangreiche Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden. Einige Anwender wie Controller oder Manager wollen eigene Analysen durchführen und etwa nach bestimmten Mustern in den Datenbeständen suchen. Diese Gruppe braucht flexible, dialogorientierte analytische Tools wie etwa freie OLAP- oder Data Mining Systeme.

Andere Gruppen begnügen sich mit einfachen Auswertungen und sind mit dem Informationsgehalt der bestehenden Datenbanken zufrieden. Wichtig für diese Anwender ist, dass die Informationen schnell und ohne großen Aufwand bereit stehen. Für sie genügen einfache Analysetools wie geführte OLAP-Systeme.