Susanne Kowalski

Präsentationen mit Office: Vorlagen in Microsoft PowerPoint erstellen

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Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: Powerpoint 2016
Foto: shutterstock.com - Alex Kednert

01Leere Präsentation als Basis für die PowerPoint-Vorlage speichern

Vorlagen dienen der Arbeitserleichterung und sind vergleichbar mit vorgedrucktem Briefpapier beziehungsweise vorgedruckten Folien. Wenn Sie einmalig ein Grundgerüst für eine Präsentation in Form einer Microsoft PowerPoint-Vorlage einrichten, können Sie dort im Vorfeld Schriftarten, Farben, Texte, Grafiken und Vieles mehr festhalten. Auf diese Vorlage können Sie dann immer wieder zurückgreifen und laufen nicht Gefahr, Einstellungen versehentlich zu überschreiben. Die Vorlagentechnik eignet sich für jede Art von Präsentation, zum Beispiel von Projekten, Schulungen und ähnliche Zwecke.

Öffnen Sie in PowerPoint eine leere Präsentation indem Sie im Ausgangsbildschirm auf Leere Präsentation klicken beziehungsweise Datei/Neu/Leere Präsentation wählen. Um die noch unbearbeitete Vorlage direkt in PowerPoint zu speichern, wählen Sie Datei/Speichern unter und öffnen einen beliebigen Ordner. Geben Sie im Feld Dateiname eine aussagekräftige Bezeichnung für die Vorlage ein. Entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag PowerPoint-Vorlage. PowerPoint-Vorlagen haben wie Microsoft Word und Excel-Vorlagen eine besondere Endung (hier: *.potx). Sie werden automatisch im Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen gespeichert. Hinweis: Für den Fall, dass Ihre Vorlage Makros enthält, entscheiden Sie sich für den Eintrag PowerPoint Vorlage mit Makros.

Wählen Sie Datei/Speichern unter und entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag PowerPoint-Vorlage.
Wählen Sie Datei/Speichern unter und entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag PowerPoint-Vorlage.
Foto: Susanne Kowalski

02Umschalten in die Masteransicht

Der größte Teil der Arbeitsschritte wird in der Masteransicht ausgeführt. Aktivieren Sie die Registerkarte Ansicht und klicken Sie dort in der Gruppe Masteransichten auf Folienmaster. Damit erreichen Sie quasi die "oberste Hierarchieebne" der Folien. Ihr dort festgelegtes Layout wirkt sich auf die komplette Präsentation aus. Folienmaster beinhalten neben Formatierungen, Position, Platzhalter für alle Inhalte, die auf einer Folie angezeigt werden sollen. Hinweis: Folienmaster gibt es in verschiedenen Folienlayouts für die unterschiedlichsten Zwecke, zum Beispiel Titelfolie, Inhalt mit Überschrift oder Vertikaler Titel und Text.

Über Ansicht/Folienmaster schalten Sie in PowerPoint in die Masteransicht um.
Über Ansicht/Folienmaster schalten Sie in PowerPoint in die Masteransicht um.
Foto: Susanne Kowalski

03Platzhalter in der Masteransicht entfernen

Eine besondere Rolle in der Masteransicht spielen Platzhalter. Sie sind vergleichbar mit einem Behälter von Layouts und können zum Beispiel Inhalte in Form von Text, Listen mit Aufzählungszeichen, Tabellen, Diagramme, Grafiken, Filme, Sounds und Vieles mehr enthalten. In der Fußzeile zum Beispiel befinden sich drei Platzhalter, nämlich für eine Datumsangabe, einen beliebigen Text und die Foliennummerierung. Um einen Platzhalter zu entfernen, klicken Sie diesen an und drücken die Entf-Taste.

PowerPoint
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Foto: Susanne Kowalski

04Platzhalter in der Masteransicht einfügen

Um Platzhalter einzufügen, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Platzhalter einfügen in der Gruppe Masterlayout. In der folgenden Liste entscheiden Sie sich für das gewünschte Element, etwa Bild. Schieben Sie den Platzhalter an die gewünschte Position. Auf diese Weise erreichen Sie, dass Inhalte, die Sie später in die Präsentation einfügen, auf den zugehörigen Folien immer an der gleichen Position erscheinen. Um weitere Platzhalter einzurichten, gehen Sie analog vor.

Platzhalter richten Sie mit Hilfe der Schaltfläche Platzhalter einfügen aus der Gruppe Masterlayout ein.
Platzhalter richten Sie mit Hilfe der Schaltfläche Platzhalter einfügen aus der Gruppe Masterlayout ein.
Foto: Susanne Kowalski

05Logo einfügen

Um ein Logo, das auf jeder Folie erscheinen soll, einzufügen, aktivieren Sie das Register Einfügen. Dort klicken Sie in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Bilder. Rufen Sie den Ordner auf, in dem sich das Logo befindet. Klicken Sie nacheinander die gewünschte Grafik und die Schaltfläche Einfügen an. Passen Sie die Größe des Logos mit Hilfe der Markierungspunkte an. Schieben Sie das Logo an die gewünschte Position. Da Sie die Arbeiten in der Masteransicht durchführen, sorgt PowerPoint dafür, dass die Grafik automatisch auf jeder Folie erscheint. Das ist der gravierende Unterschied im Vergleich zur Arbeit mit Platzhaltern, die lediglich einen Bereich für eine Grafik frei halten.

Tipp: Möchten Sie ein Wasserzeichen als Folienhintergrund, gehen Sie zum Einfügen der Grafik analog vor. Allerdings ist noch ein kleiner Zusatzschritt notwendig. Klicken Sie im Register Format auf die Schaltfläche Konturen und wählen Sie in der folgenden Auswahl, unter Helligkeit/Kontrast, eine möglichst helle Variante.

Über die Befehlsfolge Einfügen/Bilder/Einfügen holen Sie Ihr Firmenlogo auf jede Folie ihrer Präsentation.
Über die Befehlsfolge Einfügen/Bilder/Einfügen holen Sie Ihr Firmenlogo auf jede Folie ihrer Präsentation.
Foto: Susanne Kowalski

06Layout mit vordefiniertem Design

Zum Design gehören alle Einstellungen die mit Farben, Schriftarten, Effekten und dem Hintergrund von Folien zu tun haben. PowerPoint verfügt über zahlreiche vordefinierte Designs. Über die Schaltfläche Design erhalten Sie eine große Auswahl an Farbelementen, die mit den unterschiedlichsten Formen kombiniert sind. Durch einen Klick auf die gewünschte Variante werden alle Folien automatisch an das gewünschte Design angepasst. Wer sich für diese Möglichkeit entscheidet, hat zwar schnell ein interessantes Layout, läuft aber Gefahr, dass dieses Layout auch von anderen Anwendern verwendet wird.

Über die Schaltfläche Design erhalten Sie eine große Auswahl an Gestaltungselementen, die Sie mit einem einzigen Mausklick zuweisen.
Über die Schaltfläche Design erhalten Sie eine große Auswahl an Gestaltungselementen, die Sie mit einem einzigen Mausklick zuweisen.
Foto: Susanne Kowalski

07Layout mit individuellem Design

Wer es individuell mag, kann Schriftfarben und Farben selber bestimmen. Häufiges Praxisproblem: Anwender möchten, die im Rahmen des Corporate Designs ihres Unternehmens verwendete Schriftart einstellen. Dazu müssen Sie nicht jede Folie einzeln ändern. Klicken Sie in der Masteransicht auf die Schaltfläche Schriftarten der Gruppe Hintergrund. Sie erhalten eine Auswahl an Schriften. Hier wählen Sie die gewünschte Schriftart per Mausklick aus. Die Schrift wird in einem einzigen Rutsch für die komplette Präsentation angepasst. Ähnlich funktioniert das Zuweisen eines individuellen Hintergrunds. Klicken Sie nacheinander auf Hintergrundformate/Hintergrund formatieren. Im gleichnamigen Arbeitsbereich, den Sie am rechten Bildschirmrand finden, entscheiden Sie sich für die gewünschte Variante. Dadurch, dass sich verschiedene Einstellungen (Füllungen) kombinieren lassen, haben Sie nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für eine individuelle Gestaltung. Sie können den Folien Farbverläufe oder eine einzige Farbe zuweisen (Einfarbige Füllung). Dazu arbeiten Sie mit einer Farbpalette, die Sie über die Schaltfläche Farbe erreichen. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Möglichkeiten, die PowerPoint Ihnen zur Verfügung stellt.

Über die Gruppe Hintergrund in der Ansicht Folienmaster gelangen Sie in den Arbeitsbereich Hintergrund formatieren. Dort weisen Sie einer Präsentation Schriftarten und Hintergrundfarben zu.
Über die Gruppe Hintergrund in der Ansicht Folienmaster gelangen Sie in den Arbeitsbereich Hintergrund formatieren. Dort weisen Sie einer Präsentation Schriftarten und Hintergrundfarben zu.
Foto: Susanne Kowalski

08Vordefinierte Folien einfügen

Wer im Rahmen seiner Präsentation die Teilnehmer mit "Herzlich willkommen" begrüßen oder mit "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit" verabschieden möchte, kann komplette Folien in eine Vorlage integrieren. Verlassen Sie die Masteransicht über die Schaltfläche Masteransicht schließen. Anschließend richten Sie die gewünschten Folien ein. Wechseln Sie ggf. in das Register Einfügen und öffnen Sie über die Schaltfläche Neue Folie die Auswahl der zur Verfügung stehenden Folien. Nachdem Sie sich für die den gewünschten Folientyp entschieden haben, erfassen Sie die gewünschten Inhalte.

Folien wie diese, richten Sie über Einfügen/Neue Folie ein.
Folien wie diese, richten Sie über Einfügen/Neue Folie ein.
Foto: Susanne Kowalski

09Inhalte sichern und Vorlage einsetzen

Da Sie die Präsentationsdatei bereits zu Beginn als Vorlage generiert haben, können Sie alle Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern sichern. Ab sofort kann die Vorlage als Grundlage für künftige Präsentationen herangezogen werden.

Um eine Präsentation auf Basis einer Vorlage zu erstellen, führt der Weg über die Befehlsfolge Datei/Neu/Persönlich.
Um eine Präsentation auf Basis einer Vorlage zu erstellen, führt der Weg über die Befehlsfolge Datei/Neu/Persönlich.
Foto: Susanne Kowalski

Dazu wählen Sie Datei/Neu/Persönlich. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und öffnen Sie die zugehörige Präsentation durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstellen. Die Datei lässt sich bearbeiten wie jede herkömmliche Präsentation, mit dem Unterschied, dass einige Gestaltungselemente und Inhalte bereits vorhanden sind. Wenn Sie die Präsentation speichern, bleibt die Vorlage unberührt. Die Präsentation wird wie gewohnt als Dateityp mit der Endung .pptx gesichert. (hal)