Thomas Joos

Skype for Business in der Cloud betreiben: Skype for Business mit Office 365 produktiv nutzen

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01Skype for Business anpassen

Skype for Business konfigurieren Sie innerhalb von Office 365 in der Web-Oberfläche. Sie können für jeden Empfänger in Ihrer Office 365-Umgebung festlegen, ob dieser Skype for Business Online nutzen darf. Bevor Sie Anwender für Skype aktivieren, rufen Sie im ersten Schritt im Office 365-Admincenter die Verwaltung für Skype for Business auf.

Diese finden Sie als eigenen Menüpunkt im unteren Bereich. Dadurch startet das Skype for Business Admin Center. Hier stehen die verschiedenen Menüpunkte zur Verfügung, um Skype for Business an die eigenen Anforderungen anzupassen. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten für alle Anwender für die Sie Skype for Business aktivieren.

Im Skype for Business Admin Center passen Sie die generellen Einstellungen für Skype in Office 365 an.
Im Skype for Business Admin Center passen Sie die generellen Einstellungen für Skype in Office 365 an.

Klicken Sie auf Benutzer, sehen Sie alle für Skype aktivierten Benutzer in diesem Office-365-Abonnement. Um für die Benutzer Skype zu aktivieren, verwenden Sie wiederum die generelle Benutzerverwaltung in Office 365. Markieren Sie einen Benutzer, können Sie dessen Skype-Einstellungen anpassen.

Im Skype for Business Admin Center passen Sie die generellen Einstellungen von Skype an, aber auch die Einstellungen einzelner Benutzer.
Im Skype for Business Admin Center passen Sie die generellen Einstellungen von Skype an, aber auch die Einstellungen einzelner Benutzer.

02Externe Kommunikation konfigurieren

Nach der Konfiguration der verschiedenen Skype-Einstellungen sollten Administratoren sich zunächst die Einstellungen für die externe Kommunikation ansehen. Hier können Sie festlegen, ob Ihre Benutzer nicht nur untereinander kommunizieren dürfen, sondern auch mit anderen Benutzern von anderen Unternehmen oder Partnern.

Dazu klicken Sie im Skype for Business Admin Center auf den Menüpunkt Organisation. Anschließend klicken Sie oben auf den Menüpunkt Externe Kommunikation. Hier können Sie festlegen, mit welchen Skype-Domänen ihre Anwender kommunizieren dürfen, oder ob Sie auch erlauben wollen, dass die Anwender mit herkömmlichen Skype-Benutzern kommunizieren.

Im Skype for Business Admin Center legen Sie auch die externe Kommunikation ihrer Anwender fest.
Im Skype for Business Admin Center legen Sie auch die externe Kommunikation ihrer Anwender fest.

Sie können die externe Kommunikation aber nicht nur für die gesamte Organisation steuern, sondern auch auf Basis einzelner Benutzer. Nachdem Sie Benutzer für Skype aktiviert haben, rufen Sie deren Einstellungen auf. Klicken Sie dazu im Skype for Business Admin Center auf den Menüpunkt Benutzer; danach rufen Sie die Einstellungen der Benutzer auf, für die Sie die externe Kommunikation anpassen wollen.

03Skype-Client an Office 365 anbinden

Sobald Sie Benutzer für Skype aktiviert haben, können sich diese mit ihrem Skype for Business Client an Skype for Business anmelden. Zur Anmeldung verwenden die Anwender ihre herkömmliche E-Mail Adresse, die sie auch für die Anmeldung an Exchange online verwenden. Auch das Kennwort ist das gleiche. Sie verwenden also für Skype die gleichen Benutzerdaten, wie für die anderen Office 365-Dienste. Sie haben die Möglichkeit, den Skype-Client aus Office 2013 oder aber die neue Version aus Office 2016 zu verwenden. Der Funktionsumfang ist im Grunde genommen identisch.

Nachdem ein Benutzer für Skype aktiviert ist, kann er sich am Skype for Business-Client anmelden.
Nachdem ein Benutzer für Skype aktiviert ist, kann er sich am Skype for Business-Client anmelden.

Nach der erfolgreichen Anmeldung kann er mit Skype genauso arbeiten wie bei der Anmeldung am herkömmlichen Skype-Client oder bei der Verwendung von Skype for Business Server 2015. Über das Icon zum Hinzufügen neuer Favoriten lassen sich zum Beispiel interne Anwender an den Skype-Client anbinden. Der Anmeldestatus der Clients ist anschließend im Fenster zu sehen.

Anwender können im oberen Bereich ihren eigenen Status festlegen, außerdem besteht die Möglichkei, dass Anwender bei "Was passiert heute?" einen allgemeinen Status für ihren Skype-Client angeben. Hier lassen sich zum Beispiel allgemeine Informationen wie "Baue gerade eine Testumgebung auf" eingeben.

04Skype-Client an die eigenen Anforderungen anpassen

Über das Zahnradsymbol und die Auswahl von Extras/Optionen können Anwender Skype an ihre eigenen Anforderungen anpassen. Über den Menüpunkt Persönliche Einstellungen lässt sich zum Beispiel festlegen, dass der Skype Client nicht im Vordergrund startet, aber trotzdem automatisch bei der Windows-Anmeldung. Dazu muss die Option "App beim Anmelden bei Windows automatisch starten" aktiviert sein, und die Option "App im Vordergrund starten" deaktiviert.

Die Optionen, die hier zur Verfügung stehen, sind optional. Das heißt, Sie müssen nur in Office 365 einen Benutzer für Skype aktivieren. Anschließend muss sich der Benutzer im Skype-Client an Office 365 anmelden, und schon kann er Skype nutzen. Alle weiteren Einstellungen sind nur optional und verbessern das Benutzererlebnis von Skype.

Im Skype-Client können Anwender die Einstellungen an die eigenen Anforderungen anpassen.
Im Skype-Client können Anwender die Einstellungen an die eigenen Anforderungen anpassen.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, dass Anwender nach der Anbindung an Office 365 mit dem Skype-Client die Einstellungen aufrufen, diese einmal durchgehen und dann den eigenen Anforderungen anpassen.

05Skype-Client produktiv nutzen

Nach der Anmeldung an Office 365 mit dem Skype-Client unter Integration neuer Favoriten, können Anwender bereits Echtzeit-Kommunikation mit Skype durchführen. Klicken Sie einen Favoriten mit der rechten Maustaste an, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um mit dem entsprechenden Anwender zu kommunizieren.

Nachdem Anwender Kontakte im Skype-Client hinzugefügt haben, können Sie über das Kontextmenü Unterhaltungen oder andere Aktionen durchführen.
Nachdem Anwender Kontakte im Skype-Client hinzugefügt haben, können Sie über das Kontextmenü Unterhaltungen oder andere Aktionen durchführen.

Am häufigsten wird Skype als Chat-Client verwendet, hier verhält sich Skype for Business genauso wie das herkömmliche kleine Skype. Außerdem können Anwender natürlich auch Videotelefonate starten. Steht keine Kamera zur Verfügung, können Sie aber auch herkömmliche Telefonate durchführen.

06Teamwork mit Skype for Business

Sobald Sie den Skype-Client eingerichtet haben, bindet sich dieser auch an andere Bereiche des Systems an. Arbeiten Sie zum Beispiel parallel noch mit Outlook, sehen Sie den Skype-Status der Anwender auch dann, wenn Sie eine neue E-Mail zu einem Anwender senden. So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, direkt über das Kontextmenü des entsprechenden Benutzers eine Skype-Unterhaltung zu starten. Sie können aber auch eine Video Unterhaltung oder ein Telefonat durchführen. Wenn Sie diese Aktionen nicht durchführen wollen, sehen Sie schon am Status, ob der Benutzer aktuell an seinem Arbeitsplatz ist, ob er eventuell nicht gestört werden will oder ob er gerade offline ist.

Auch in Outlook sehen Sie den Status von Anwendern und können auf Wunsch Chats, Telefonate, oder Videokonferenzen starten.
Auch in Outlook sehen Sie den Status von Anwendern und können auf Wunsch Chats, Telefonate, oder Videokonferenzen starten.

Sie sehen den Status von Anwendern aber auch in anderen Microsoft-Office-Programmen. Wenn Sie zum Beispiel gemeinsam an Word-Dokumenten arbeiten, sehen Sie auf der Registerkarte Datei, welche Benutzer im Unternehmen das Dokument aktuell bearbeitet haben. An dieser Stelle sehen Sie gleichzeitig auch den Skype-Status der Anwender. Ebenso wie in Outlook haben Sie auch hier die Möglichkeit, eine Unterhaltung mit dem entsprechenden Anwender zu starten.

Wenn Sie ein Dokument mit OneDrive freigeben oder in Office 2016 über die neue Freigabefunktion zur Verfügung stellen, ist auch hier der Status der Anwender in Skype zu sehen.
Wenn Sie ein Dokument mit OneDrive freigeben oder in Office 2016 über die neue Freigabefunktion zur Verfügung stellen, ist auch hier der Status der Anwender in Skype zu sehen.
Auch in Word-Dokumenten ist der Skype-Status der Anwender zu sehen.
Auch in Word-Dokumenten ist der Skype-Status der Anwender zu sehen.

07Programme oder den Desktop freigeben

Wenn Sie eine Skype-Unterhaltung mit einem Anwender gestartet haben, haben Sie im unteren Bereich des Skype-Clients die Möglichkeit, verschiedene Freigaben durchzuführen. Sie können zum Beispiel mit dem Anwender gemeinsam auf einem Desktop arbeiten, eine PowerPoint-Präsentation freigeben oder andere Dateien an die Unterhaltung anhängen.

Anwender haben auch die Möglichkeit, via Skype-Client den Desktop oder andere Programme mit Chat-Teilnehmern zu teilen.
Anwender haben auch die Möglichkeit, via Skype-Client den Desktop oder andere Programme mit Chat-Teilnehmern zu teilen.

Office-Dokumente lassen sich mit Office 365 zum Beispiel über das Freigeben in OneDrive teilen, über die neuen Freigabe-Funktionen in Office 2016 oder im Skype-Client. Dazu starten Sie eine neue Unterhaltung und laden die entsprechenden Anwender ein. Anschließend können Sie über die Präsentieren-Funktion im Skype-Client ein Office-Dokument teilen. Grundsätzlich führt aber jeder Weg zum Teilen eines Dokumentes mit Office 365 über OneDrive.

Für das Teilen von PowerPoint-Präsentationen stellt der Skype-Client im Bereich Präsentieren einen eigenen Menüpunkt zur Verfügung. Hier können Sie speziell PowerPoint Präsentationen auswählen.