SEPA: Der Countdown läuft nicht nur für Banken

2. Die elektronische Mandatsverwaltung

Für Unternehmen, die Lastschriften einziehen, führt kein Weg an einer elektronischen Mandatsverwaltung vorbei. Das SDD-Verfahren, das ab 1. Februar 2014 ausschließlich verwendet werden muss, erfordert die Verwaltung der Mandate. Insbesondere ist gegenüber der Gläubigerbank nachzuweisen, dass ein gültiges SEPA-Mandat exis-tiert; dieser Nachweis muss auf Anforderung der Bank bereitgestellt werden.

Weiterhin sind in den Transaktionsdateien Informationen zum Mandat und zu den Änderungen daran mitzuführen - und zwar im XML-Format. Nicht zuletzt müssen die Nutzung eines Mandats und die Historie der Mandate aufgezeichnet werden, um im Rahmen von Rückgabefristen auskunftsfähig zu sein. Vor allem Versionspflege und Historisierung der Mandate machen es in der Regel unmöglich, die Mandatsverwaltung direkt in eine bestehende Stammdatenverwaltung zu integrieren. Zusätzliche Herausforderungen schaffen die Themen "abweichende Zahler" und "Rahmenmandate" sowie die Speicherung von in Zukunft gültigen Mandatsversionen.

Greifen unterschiedliche Systeme auf die Daten der Mandatsverwaltung zu, so bietet es sich an, die Mandatsverwaltung als zentrale Drehscheibe aufzusetzen, um Mandatsdaten für unterschiedliche Anforderungen jederzeit verfügbar zu halten. Eine andere Variante ergibt sich aus der Tatsache, dass ein Teil der Mandatsdatensätze Kundenstammdaten sind, die bereits vorgehalten werden: neben Kundennamen die Adress- und Kontoverbindungsdaten. Es empfiehlt sich, die Mandatsverwaltung an die Stammdatenverwaltung anzuhängen.

Am leichtesten tun sich Unternehmen mit der Integration der Mandatsverwaltung, wenn ein "Kundenkartensystem" besteht, das auch mit historischen Daten arbeitet. Hier ist es vergleichsweise einfach, die SEPA-Pflichtfelder zu ergänzen.

Bei homogener Infrastruktur und einem Standard-ERP-System ist der einfachste Weg, auf die angebotene integrierte Mandatsverwaltung zu setzen. Alternativ dazu gibt es Standardpakete zur Mandatsverwaltung von Spezialanbietern auf dem Markt.