01Nur mit Add-on
Mit Bordmitteln lässt sich hier nichts ausrichten. Das Mittel der Wahl heißt deshalb Mail Merge, eine kostenlose Erweiterung. Sie lässt sich auf bekanntem Weg über die Add-ons-Verwaltung (Extras / Add-ons) mit wenigen Mausklicks installieren.
- Mozilla Thunderbird für Windows
Die Add-ons-Verwaltung erreichen Sie in Thunderbird über das Extras-Menü. - Mozilla Thunderbird für Windows
Aus dem Pulldown-Menü wählen Sie den Eintrag „Add-ons“. - Mozilla Thunderbird für Windows
Geben Sie dann ins Suchfeld „Mail Merge“ ein, und drücken Sie Enter. - Mozilla Thunderbird für Windows
Die Erweiterung sollte an erster Stelle in den Ergebnissen angezeigt werden. Klicken Sie nun auf „Zu Thunderbird hinzufügen“. - Mozilla Thunderbird für Windows
Den nachfolgenden Sicherheitshinweis bestätigen Sie mit dem Button „Jetzt installieren“. - Mozilla Thunderbird für Windows
Zum Abschluss ist ein Neustart des Mail-Clients erforderlich. - Mozilla Thunderbird für Windows
Damit Mail Merge seine Aufgabe erfüllten kann, benötigt die Erweiterung eine Datenquelle, hier eine LibreOffice-Calc-Tabelle. Die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile dienen später als Variablennamen. - Mozilla Thunderbird für Windows
Nach diesen vorbereitenden Schritten erstellen Sie in Thunderbird wie gewohnt eine neue Mail. - Mozilla Thunderbird für Windows
In das Empfänger-Feld tragen wir im Beispiel die erste Variable ein. Die Platzhalter stehen immer innerhalb von doppelten geschweiften Klammern. Groß- und Kleinschreibung werden bei den Variablennamen berücksichtigt. - Mozilla Thunderbird für Windows
Für die Grußformel brauchen Sie in der Regel eine Fallunterscheidung. In der Beispieltabelle ist dies „Anrede“, die Abfrage erfolgt über eine If-Then-Else-Anweisung. - Mozilla Thunderbird für Windows
Anschließend rufen Sie über das Senden-Menü den Eintrag „Mail Merge“ auf. Die Option können Sie auch über das Datei-Menü erreichen. - Mozilla Thunderbird für Windows
Im Dialogfenster von Mail Merge müssen Sie einige Angaben machen, etwa welches Format Ihre Datenquelle besitzt. - Mozilla Thunderbird für Windows
Ob das Add-on das Format der Adressliste korrekt einlesen kann, lässt sich über die Vorschau herausfinden. - Mozilla Thunderbird für Windows
Mail Merge hat offenbar keine Probleme, auf alle fünf Datensätze zuzugreifen. - Mozilla Thunderbird für Windows
Auch für die Nachrichten selber steht eine Preview-Funktion zur Verfügung. Bei HTML-Mails liest sie aber den Header mit ein, was die Übersichtlichkeit stark erschwert. - Mozilla Thunderbird für Windows
Daher ist es besser, die Serien-Mails nicht sofort zu versenden, sondern erst als Entwurf oder im Postausgangsordner abzulegen. Dort kann man sie in aller Ruhe überprüfen. - Mozilla Thunderbird für Windows
Erst wenn alles passt, versenden Sie die E-Mails über das Datei-Menü.
02Die Empfängerliste erstellen
Nach der Installation geht es an das Erstellen der Empfängerliste für das Tool. Diese Datenquelle bildet das Kernstück, ähnlich wie beim Serienbrief. Mail Merge unterstützt verschiedene Formate: das interne Adressbuch von Thunderbird, CSV-Dateien, aber auch in Excel oder LibreOffice erzeugte Spreadsheets. Andere Programme bieten meist die Möglichkeit, CSV-Files als kleinsten gemeinsamen Nenner zu exportieren.
Am unflexibelsten ist das interne Thunderbird-Adressbuch. Daher sollten Sie möglichst nicht damit arbeiten. Ganz gleich, welches der übrigen Formate Sie nutzen: In der ersten Zeile der Adressliste müssen Sie die Spaltennamen eintragen, die Sie später im Add-on als Variablen nutzen wollen. Da Sie meist in der Anrede eine Fallunterscheidung vornehmen müssen (etwa Sehr geehrte Frau versus Sehr geehrter Herr), empfiehlt sich eine Spalte, aus der das Geschlecht hervorgeht. Eine einfache Liste könnte zum Beispiel als erste Zeile Vorname, Nachname, Anrede und E-Mail enthalten.
03Die Serien-E-Mail aufsetzen
Nachdem die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt sind, geht es im folgenden Schritt darum, die Serien-E-Mail zu erstellen. Dazu klicken Sie in Thunderbird wie sonst auch auf den Verfassen-Button, sodass sich ein neues Mail-Fenster öffnet, in dem Sie Ihre Nachricht schreiben. Überall dort, wo es um dynamische Inhalte geht, müssen Sie Variablen setzen.
Diese stehen innerhalb von doppelten geschweiften Klammern. Der Name dieser Platzhalter muss exakt dem Namen entsprechen, der als Spaltenüberschrift in der Adressliste steht. Achten Sie hierbei auch auf Groß- und Kleinschreibung. Steht in der Liste zum Beispiel E-Mail, greifen Sie darauf mit der Variablen {{e-Mail}} zu, nicht mit {{e-Mail}} oder {{Email}}. Sie dürfen Platzhalter nicht nur im Nachrichtentext verwenden, sondern auch in Feldern wie An, CC oder Betreff. Über If-Then-Else-Anweisungen können Sie abhängig vom Wert einer Variablen Text einfügen oder weglassen. Auch verschachtelte Variablen sind erlaubt.
04Die Datenquelle einbinden
Nachdem Sie den Text inklusive der dynamischen Inhalte erstellt haben, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Senden-Schaltfläche und selektieren den Eintrag Mail Merge. In dem daraufhin neu geöffneten Fenster müssen Sie einige Angaben machen, etwa in welchem Format die Datenquelle vorliegt und wo diese Datei zu finden ist. In der Pulldown-Liste unter Versandmodus sollten Sie Speichern als Entwurf oder Später senden wählen, damit Sie vor dem Versand kontrollieren können, ob sich nicht Fehler eingeschlichen haben. Zwar lässt sich auch mit der Vorschaufunktion einiges abfangen, aber die Preview zeigt bei HTML-Mails zusätzlich die Header-Informationen an, sodass es schnell unübersichtlich wird. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle auch Mail-Anhänge hinzufügen.
05Die Serien-E-Mail versenden
Mit einem Klick auf OK generiert das Add-on die Serien-Mails. Anschließend befinden sich die Nachrichten im Postausgang unter Lokale Ordner oder im Ordner Entwürfe, je nachdem welchen Versandmodus Sie gewählt haben. Hier können Sie noch einmal prüfen, ob alles korrekt erzeugt wurde. Wenn alles stimmt, verschicken Sie die Mails aus der Outbox über Datei / Nachrichten aus Postausgang versenden. Entwürfe müssen Sie hingegen mit dem Befehl Datei / Später senden erst in den Postausgang befördern, bevor sie sich verschicken lassen. (jd)