03Kontakte von Exchange und Office 365
Unternehmen, die auf Exchange oder Office 365 setzen, haben mit iPhones/iPads die Möglichkeit, Kontakte besonders effizient zu verwalten. Kontakte, die Anwender in Exchange-Konten über Outlook anlegen, synchronisieren iPhone und iPad automatisch über Exchange ActiveSync. Bei Änderungen übernimmt der Exchange-Server oder auch Office 365 bei der nächsten Exchange-ActiveSync-Synchronisierung die Daten, und zwar in beide Richtungen.
Zusätzlich synchronisieren iPhones/iPads auch die vorgeschlagenen Kontakte in Outlook/Exchange. Dabei handelt es sich um die E-Mail-Adressen, denen Sie E-Mails gesendet haben, ohne dass die Adresse als Kontakt gespeichert ist. Senden Sie erneut eine E-Mail an den entsprechenden Kontakt und geben den ersten Buchstaben ein, dann ergänzt das iPhone die Adresse automatisch. Die Funktion arbeitet optimal mit Outlook 2010/2013 und 2016 sowie Exchange 2010 und 2013/2016 zusammen, aber auch mit Office 365. Das heißt, Sie sehen die abgespeicherten Kontakte in Outlook, aber auch, wenn Sie auf dem iPhone/iPad eine neue E-Mail schreiben.
Wer mit Outlook 2010 oder Outlook 2013/2016 arbeitet, kennt diese Funktion. Im Ordner Vorgeschlagene Kontakte der Kontakteverwaltung speichert Outlook jene E-Mail-Adressen, an die Sie elektronische Post gesendet haben. Erstellen Sie eine neue E-Mail und tippen den ersten Buchstaben in das Adressfeld ein, zeigt Outlook Vorschläge mit passenden Buchstaben an, die Sie beim Versenden auswählen können.
Genauso funktioniert die Funktion auch mit iPhone/iPad, wenn Sie die vorgeschlagenen Kontakte synchronisieren lassen. In Outlook 2007 und früheren Versionen hat Outlook diese Daten in .nk2-Dateien gespeichert, die im Profil abgelegt waren. Outlook 2010 und 2013/2016 legen diese Daten unter Vorgeschlagene Kontakte direkt in der Outlook-Datendatei beziehungsweise im Exchange- bzw. Office-365-Postfach ab und synchronisiert den Ordner auch mit iPhones/iPads, sodass diese ebenfalls mobil zur Verfügung stehen.
Sie haben mit iPhones/iPads zudem Zugriff auf die globale Adressliste des Exchange-Servers. Um diese zu durchsuchen, starten Sie die Kontakte-App und klicken auf Gruppen\Globale Adressliste:<Exchange-Konto>. Anschließend können Sie nach dem entsprechenden Namen suchen. Das alles funktioniert auch mit Office 365. An dieser Stelle können Sie übrigens auch unerwünschte Kontaktlisten aus der Kontakte-App ausblenden, indem Sie den Haken bei der Liste entfernen. Um auch die Facebook-Kontakte loszuwerden, müssen Sie in den Einstellungen auf dem iPhone/iPad die Einstellungen der Facebook-App aufrufen, und hier die Synchronisierung der Kontakte deaktivieren.