Microsoft Office: Gantt-Diagramme in Microsoft Excel erstellen

Dieser Workshop erklärt, wie Sie mit Hilfe von Microsoft Excel, Gantt-Diagramme erstellen. Auf diese Weise verschaffen Sie sich und Dritten einen optimalen Überblick über die zeitliche Dauer von Projekten und Teilprojekten.
Bildergalerie
Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: Excel 2016 Excel 365
Foto: LI CHAOSHU_shutterstock

01Projektdaten erfassen

In einem Gantt-Diagramm werden Zeiträume als Querbalken dargestellt. Dafür gibt es in Microsoft Excel keinen speziellen Diagrammtyp. Allerdings ist es möglich, mit Hilfe des gestapelten Balkendiagramms, ein Gantt-Diagramm mit freischwebenden Querbalken zu erzeugen und dadurch Projekte besser zu visualisieren.

Datumswerte und Dauer von Projekten bilden die Ausgangsbasis für Gantt-Diagramme.
Datumswerte und Dauer von Projekten bilden die Ausgangsbasis für Gantt-Diagramme.

Das Erstellen eines Gantt-Diagramms wird nachfolgend anhand eines kleinen Beispielprojekts "Einführung einer Travel-Managementsoftware" gezeigt. In einem ersten Schritt erfassen Sie in einer leeren Excel-Tabelle, die einzelnen Teilprojektschritte des Projekts mit Startdatum und voraussichtlicher Dauer in Tagen. Wichtig ist es, die Teilprojekte in aufsteigender Reihenfolge zu erfassen. Tragen Sie außerdem die Überschriften für die nachfolgenden Spalten ein. Damit steht das Tabellengrundgerüst. Die Inhalte der Spalten "Endtermin" und "Differenz" errechnen sich mit Hilfe von Excel-Formeln.

02Enddatum berechnen

Zur Darstellung des Zeitraums in Form eines freischwebenden Balkens, benötigen Sie neben dem Startdatum, das Datum, an dem das jeweilige Teilprojekt endet. Die Datumswerte ergeben sich mit Hilfe geeigneter Excel-Formeln. Hierzu reicht es nicht aus, zum Startdatum die Dauer der einzelnen Teilprojekte zu addieren. Damit Wochenenden automatisch als arbeitsfreie Tage berücksichtigt werden, wird das Datum, zu dem das Teilprojekt abzuschließen ist, deshalb mit Hilfe der Funktion ARBEITSTAG() ermittelt. Zur Berechnung des Enddatums setzen Sie die Eingabemarkierung in die Zelle unterhalb der Überschrift. Aktivieren Sie das Register Formeln. Klicken Sie dort im Bereich Funktionsbibliothek auf die Schaltfläche Datum & Uhrzeit und in der nachfolgenden Liste auf die Funktion ARBEITSTAG.

Mit Hilfe der Funktion ARBEITSTAG() aus der Kategorie Datum & Uhrzeit berücksichtigen Sie in Excel Wochenenden und freie Tage.
Mit Hilfe der Funktion ARBEITSTAG() aus der Kategorie Datum & Uhrzeit berücksichtigen Sie in Excel Wochenenden und freie Tage.

ARBEITSTAG() arbeitet mit den Argumenten Ausgangsdatum, Tage und Freie_Tage. Geben Sie unter Ausgangsdatum den Starttag des ersten Teilprojekts und unter Tage die Dauer des ersten Teilprojekts an. Das Argument Freie_Tage ist optional. Das bedeutet, hier müssen Sie nicht zwingend etwas eingeben. Wenn allerdings Feiertage oder Betriebsferien in den Projektzeitrum fallen, haben Sie die Möglichkeit, über Freie_Tage neben den Wochenenden, weitere arbeitsfreie Zeiten zu definieren. Für unser Beispiel sind keine weiteren Angaben notwendig. Verlassen Sie das Fenster Funktionsargumente durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Sie erhalten das Ergebnis. Die zugehörige Formel für unser Beispiel lautet: =ARBEITSTAG(B4;C4). Kopieren Sie diese Formel in die nachfolgenden Zeilen.

03Tatsächliche Dauer berechnen

Jetzt wird die Differenz zwischen dem End- und Startdatum, also die tatsächliche Dauer der einzelnen Teilprojekte, ermittelt. Diese enthält neben den Arbeitstagen die Tage, die auf ein Wochenende fallen. Dieser Vorgang ist notwendig, damit die Zeiträume später von Excel auf der Zeitachse korrekt dargestellt werden. Die Formel in Zelle E4 lautet: =D4-B4.

Wenn Sie das Startdatum vom Enddatum abziehen, erhalten Sie die tatsächliche Dauer der Teilprojekte in Tagen unter Berücksichtigung der Wochenenden.
Wenn Sie das Startdatum vom Enddatum abziehen, erhalten Sie die tatsächliche Dauer der Teilprojekte in Tagen unter Berücksichtigung der Wochenenden.

Das Ergebnis wird im Datumsformat angezeigt. Das ist nicht erwünscht. Um das Ergebnis als Zahl zu formatieren, klicken Sie nacheinander in die Zelle C4 und im Menü Start auf die Schaltfläche Format übertragen. Fahren Sie mit dem Pinsel über die Zelle E4. Formel und Format aus E4 kopieren Sie anschließend in die nachfolgenden Zeilen. Jetzt sind alle Vorbereitungsarbeiten zur Darstellung des Projekts als Gantt-Diagramm abgeschlossen.

04Gestapelte Balken als Gantt-Diagramm umfunktionieren

Für die Anzeige im Diagramm benötigt Excel Angaben aus den Spalten A (Teilprojekte), B (Startdatum) und E (Differenz). Um das Diagramm einzufügen, setzen Sie die Eingabemarkierung in eine leere Zelle rechts neben den Tabellenbereich. Achten Sie darauf, dass keine Informationen verdeckt werden. Aktiveren Sie das Register Einfügen und klicken Sie dort in der Gruppe Diagramme auf den Pfeil der Schaltfläche Säulen und Balkendiagramm einfügen. Entscheiden Sie sich in der folgenden Auswahl - unter 2D-Balken - für den Diagrammtyp Gestapelte Balken. Excel erstellt zunächst eine leere Diagrammfläche und ruft das Register Diagrammtools, mit den Unterregistern Entwurf und Format, auf.

Über die Befehlsfolge Säulen und Balkendiagramm einfügen/2D-Balken/Gestapelte Balken legen Sie den Grundstein für Ihr Gantt-Diagramm.
Über die Befehlsfolge Säulen und Balkendiagramm einfügen/2D-Balken/Gestapelte Balken legen Sie den Grundstein für Ihr Gantt-Diagramm.

Tipp: Excel stellt die Diagrammbereiche in der Regel recht klein dar. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, die Diagrammfläche zu vergrößern. Dazu markieren Sie zunächst das Diagramm durch Anklicken. Zeigen Sie auf einen der rechten Eckpunkte und ziehen Sie diesen, je nach zur Verfügung stehendem Platz, mit gedrückter Maustaste nach schräg oben außen oder schräg unten außen. Anschließend haben Sie einen besseren Überblick über das dargestellte Projekt.

05Daten hinzufügen

Um das Diagramm zu füllen, benötigt Excel Zahlenangaben. Klicken Sie unter Entwurf auf die Schaltfläche Daten auswählen. Im gleichnamigen Fenster geben Sie unter Diagrammdatenbereich den Zellbereich B4:B11 an. Dieser Zellbereich entspricht der Anzeige der einzelnen Startdaten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um zusätzlich die Projektdauer anzuzeigen. Sie erreichen das Fenster DatenBearbeiten. Das Feld Reihenname bleibt leer. Im Feld Reihenwerte entfernen Sie den vorhanden Eintrag beziehungsweise überschreiben diesen mit der Zellbereichsangabe E4:E11. In diesem Bereich befinden sich die zuvor errechneten Differenzwerte, die die Wochenenden beinhalten.

Im Fenster Datenquelle auswählen, das Sie über Entwurf erreichen, teilen Sie Excel die benötigten Zahlen- und Datumswerte mit.
Im Fenster Datenquelle auswählen, das Sie über Entwurf erreichen, teilen Sie Excel die benötigten Zahlen- und Datumswerte mit.

Verlassen Sie das Fenster durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Damit sind die Vorbereitungsarbeiten für die Balken abgeschlossen. Excel führt Sie zurück in das Dialogfeld Datenquelle auswählen. Dort werden Sie als nächstes die Beschriftungen der Teilprojekte einfügen. Klicken Sie dazu unter Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) auf Bearbeiten. Excel blendet das Fenster Achsenbeschriftungen ein. Geben Sie dort den Zellbereich A4:A11 an. Verlassen Sie das aktuelle und folgende Fenster jeweils durch einen Klick auf OK.

06Reihenfolge ändern

Eine kleine Korrektur der Ergebnisse ist noch durchzuführen. Excel hat die Reihenfolge der Teilprojekte nicht in unserem Sinne umgesetzt. Ganz oben und damit an Position 1, steht das letzte Teilprojekt, nämlich "Schulung der Mitarbeiter". Das erste Teilprojekt hingegen wird als letztes aufgeführt.

Über das Abhaken des Kontrollkästchens Kategorien in umgekehrter Reihenfolge, das Sie über den Befehl Achse formatieren erreichen, wird die Reihenfolge der Beschriftung umgekehrt.
Über das Abhaken des Kontrollkästchens Kategorien in umgekehrter Reihenfolge, das Sie über den Befehl Achse formatieren erreichen, wird die Reihenfolge der Beschriftung umgekehrt.

Um die Reihenfolge korrekt darzustellen, klicken Sie die senkrechte Achse mit der rechten Maustaste an und entscheiden Sie sich im Kontextmenü für den Befehl Achse formatieren. Aktivieren Sie unter Achsenoptionen das Kontrollkästchen Kategorien in umgekehrter Reihenfolge. Danach beginnt Excel wie gewünscht mit dem ersten Teilprojekt, hier "Vorbesprechung". Gleichzeitig setzt das Tabellenkalkulationsprogramm Excel die Datumsangaben oberhalb des Diagramms.

07Anzeige auf freischwebende Balken reduzieren

Um die Zeiträume der Projekte als freischwebende Balken anzuzeigen, benötigen Sie die Anzeige des ersten Teils der gestapelten Balken nicht. Damit Excel diese Balken ausblendet, klicken Sie einen der Balken aus Datenreihe 1 mit der rechten Maustaste an. Achten Sie darauf, dass tatsächlich alle Datenpunkte dieser Reihe ausgewählt sind.

Das Ergebnis: Über Datenreihen formatieren / Datenreihenoptionen / Füllung und Linie entfernen Sie unter Füllung beziehungsweise Rahmen die Anzeige des ersten Balkenteils.
Das Ergebnis: Über Datenreihen formatieren / Datenreihenoptionen / Füllung und Linie entfernen Sie unter Füllung beziehungsweise Rahmen die Anzeige des ersten Balkenteils.

Wenn die Datenreihe vollständig markiert ist, entscheiden Sie sich im Kontextmenü für den Befehl Datenreihen formatieren und aktivieren diesen. Excel stellt im rechten Bildschirmteil den Arbeitsbereich Datenreihen formatieren zur Verfügung. Klicken Sie dort unter Datenreihenoptionen auf die Schaltfläche Füllung und Linie. Unter Füllung entscheiden Sie sich für Keine Füllung, unter Rahmen für Keine Linie. Der Diagrammtitel wird nicht benötigt. Markieren Sie das entsprechende Textfeld und drücken Sie die Entf-Taste. Als Ergebnis erhalten Sie ein anschauliches Gantt-Diagramm mit freischwebenden Querbalken. (hal)