Fuhrparkmanagement Software hilft beim Sparen

Einen Fuhrpark mit mehr als zehn Fahrzeugen manuell zu managen, ist fast unmöglich. Anschaffungskosten, TÜV-Termine, Benzinverbrauch, Reparaturen - ein guter Fuhrparkmanager muss all diese Fakten kennen. Hinzu kommt die Frage, welches Fahrzeug gerade zur Verfügung steht und welches unterwegs ist und wie es um die Fahrer bestellt ist. Ohne Fuhrparkmanagement oder Telematic-Lösung kommt man da nicht weit.

Mit Hilfe einer Flottenmanagement- oder Fuhrparkmanagement-Software verwaltet der Fuhrparkmanager alle zum Betrieb gehörenden Wagen - ähnlich wie der Personalmanager die Mitarbeiter eines Unternehmens verwaltet. Es gibt für jedes Auto eine Akte mit den Stammdaten, in der alle Fahrzeugdaten festgehalten werden. Außerdem sollte die Flottenmanagement-Software alle Termine wie Hauptuntersuchung oder Reifenwechsel anzeigen und die Kosten für jedes einzelne Fahrzeug beziffern können. Im Falle eines Falles müssen Unfälle, Schäden und Reparaturen aufgenommen werden. Manche Firmen brauchen für Ihre Dienstleistungen wiederum ein Dispo-Tool, das Transportaufträge und Fahrer verwaltet. Und für manche Betriebe kann auch eine Fakturierung der Transportaufträge Teil des Wunschprogramms Telematik sein.

Je nach Unternehmen sieht der Fuhrpark respektive die Fahrzeug-Flotte also sehr unterschiedlich aus. Entsprechend gibt es verschiedene Module, die ein Fuhrparkmanager in seinem Flottenmanagementsystem nutzt. Nicht alle Module sind für jeden Betrieb brauchbar - vor der Installation der Software müssen Sie somit analysieren, welche Daten Sie tatsächlich erfassen, speichern und auswerten wollen. Ein Zuviel an Modulen macht die Nutzung der Software unübersichtlich und zudem auch teuer. Wer sich auf das Wesentliche beschränkt und dafür seine Kosten regelmäßig analysiert, kann Kosteneinsparungen zwischen 30 und 60 Prozent erzielen.

Im Folgenden stellen wir sieben besonders geeignete Softwareprodukte für das Fuhrparkmanagement vor. Für einen schnellen Überblick sorgt unsere Bilderstrecke:

Fleetexpert.de

FleetExpert richtet sich an mittelständische Unternehmen mit einem kleinen, mittleren oder sehr großen Fuhrpark. Zwischen 10 und über 500 Fahrzeugen verwaltet die Flottenmanagement-Software von Fleetexpert ohne Probleme. Und vor allem für Umsteiger von Excel auf ein professionelles Fuhrparkmanagement ist Fleetexpert gut geeignet. Das zeigt sich schon, wenn Sie Ihre Fahrzeugstammdaten in Fleet OfficePro anlegen. Wenn Sie die Daten manuell anlegen wollen, unterstützt Sie ein Assistent bei der Dateneingabe.

Neben der Fahrzeugakte sind Termine und Reportings die Kernelemente der Flottenmanagement-Software von Fleetexpert. Die Berichte generieren sich aus den Fahrzeugakten, die mit einer Personalakte vergleichbar sind. Um das Berichtswesen in Form von Reportings optimal zu nutzen, sollten Sie sich vorher Gedanken zur Struktur Ihrer Furhparkdaten machen. Praktisch sind hierbei die fünf Freifelder. Mit Hilfe der Freifelder lassen sich später die Reports entsprechend filtern und gruppieren. Um ein wenig Hilfestellung beim Aufbau der Fuhrpark-Management-Software zu geben, bietet der Hersteller einen 22seitgen Leitfaden "Fuhrparkanalyse" mit fachlich fundierten Tipps an. Die Terminansicht hilft bei der Einsatzplanung Ihrer Fahrzeuge.

Über die Fleet Charts lässt sich der Fuhrpark gut analysieren. Bisher sind in die Fahrzeugverwaltungs-Software mehr als 20 aussagekräftige Fleet Charts integriert. Sie helfen, langfristig Kosten zu senken. Das Tool liefert Berichte zum Tankverhalten, dem Kraftstoffverbrauch und dem CO²-Ausstoß. Fleet OfficePro läßt sich dabei so einstellen, dass unerwünschte "Kostenarten" entsprechend angezeigt werden.

Schadens- und Dokumentenmanagement sind bei Fleet OfficePro im Preis inbegriffen - ein Service, der nicht bei allen Flottenmanagement-Softwareanbietern zu finden ist. Es gibt jedoch ein paar Zusatz-Apps, die einen Aufpreis kosten. So berechnet FleetExpert einen Obulus für die Kilometer App, die Online-Führerscheinkontrolle, die Reifen-App, die Online-Fahrzeugreservierung und die Online-Schadensmitteilung.

Flottenmanager

Die Fuhrpark Software verwaltet Fahrzeuge, Anhänger und Aufleger ebenso wie Tankkarten- und Strafzettel. Mandantenfähigkeit ist in allen Versionen (bis auf die kleinste Version Professional) optional erhältlich.

Weiter gibt es folgende Zusatzmodule für die beiden großen Versionen Enterprise und Ultimate: Fahrzeug- und Gerätedisposition, Poolmanagement, Webreservierung, CheckInOut, erweitertes Schadenmanagement, Werkstattauftrag, einen Webclient für die Bestandsabfrage und eine FAZ - Fahrerzeiterfassung.

Das Schadensmanagement notiert alle offenen und beseitigten Schäden chronologisch und erstellt eine Verknüpfung zum beteiligten Fahrer, vermerkt den voraussichtlichen Werkstattaufenthalt und die Ausfallzeit. So können Sie den Schadensumfang und den wirtschaftlichen Schaden erfassen und auswerten. Ein Dokumentenmanagement bietet die Software nicht, lässt sich jedoch via Schnittstelle mit Ihrem Firmen-Dokumentenmanagement koppeln. Dort können dann Fotos und Dokumente zu jedem Schadensfall hinterlegt werden.

Das Wichtigste schließlich ist der Report über die Kosten. Die Software zeigt die Kosten und die Laufleistung der Fahrzeuge im Vergleich an und listet die Gesamt-Fuhrparkkosten im laufenden Jahr im Vergleich zum Vorjahr auf. Der Fuhrparkwart kann sich die Fuhrparkgesamtkosten im laufenden Jahr nach Kostenstellen, nach Standorten, nach Fahrzeugmarken und -modellen oder nach Fahrzeugbauarten und nach Kraftstoffart anzeigen lassen. Außerdem liefert der Flottenmanager 2013 einen Flottenbericht aller aktiven Fahrzeuge mit Ausgabe der Kosten pro Kilometer, historisch und nach Zeitraum.