Susanne Kowalski

Excel 2013 und Excel 2016: Excel - so schützen Sie Ihre Projektdaten

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Vorkenntnisse:
Foto: Microsoft

01Öffnen von Excel-Arbeitsmappen verhindern

Um zu verhindern, dass Dritte Ihre Excel-Arbeitsmappe öffnen und dort brisante Inhalte wie beispielsweise eine Kostenüberschreitung eines Projekts sehen, sollten Sie die Arbeitsmappe mit einem Kennwort schützen. Auf diese Weise verweigern Sie anderen Anwendern jeglichen Zugriff auf eine Arbeitsmappe. Als Kennwörter können Sie in Excel Zeichenfolgen aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen verwenden. Probieren Sie einfach den gewünschten Code aus. Falls etwas mit Ihrem Passwort nicht in Ordnung sein sollte, macht Excel Sie umgehend auf diesbezügliche Fehler aufmerksam.

Um den Sicherheitsmechanismus einzurichten, wählen Sie beim Speichern der Arbeitsmappe Speichern unter und klicken im gleichnamigen Fenster nacheinander auf die Schaltfläche Tools und den Befehl Allgemeine Optionen. Im folgenden Dialog vergeben Sie ein Passwort im Feld Kennwort zum Öffnen. Bestätigen Sie die geheime Ziffernfolge durch einen Klick auf OK. Sie werden aufgefordert, das Kennwort zu wiederholen. Nachdem Sie die geheime Zeichenfolge erneut eingetippt haben, klicken Sie auf OK. Anschließend setzen Sie den Speichervorgang wie gewohnt fort.

Beim nächsten Öffnen der Arbeitsmappe werden Sie aufgefordert, das im Vorfeld verwendete Kennwort anzugeben. Wer das Passwort nicht kennt, kann die Excel-Datei später nicht öffnen, geschweige denn bearbeiten.

Über die Befehlsfolge Speichern unter/Tools/Allgemeine Optionen erreichen Sie ein Fenster, in das Sie im Feld Kennwort zum Öffnen ein Passwort vergeben.
Über die Befehlsfolge Speichern unter/Tools/Allgemeine Optionen erreichen Sie ein Fenster, in das Sie im Feld Kennwort zum Öffnen ein Passwort vergeben.

02Ändern von Inhalten unterbinden

Wenn Sie Dritten zwar Einblick in die Inhalte einer Arbeitsmappe mit Projektdaten gewähren möchten, aber sichergehen wollen, dass diese deren Inhalte keinesfalls ändern können, gehen Sie vor, wie beim Schutz zum Öffnen der Arbeitsmappe. Setzen Sie statt des Feldes Kennwort zum Öffnen das Feld Kennwort zum Ändern ein. Die weitere Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der zuvor vorgestellten Schutzvariante: Sie werden auch hier aufgefordert, das Passwort zu wiederholen.

Sie können auch beide der vorgestellten Schutzvarianten verwenden, nämlich gleichzeitig ein Kennwort zum Öffnen und zusätzlich ein Kennwort zum Ändern verwenden. Das macht immer dann Sinn, wenn Sie für verschiedene Personen unterschiedliche Berechtigungen vergeben möchten.

Analoge Vorgehensweise: Tragen Sie Ihre geheime Zeichenfolge in das Feld Kennwort zum Ändern des Fensters Allgemeine Optionen ein und bestätigen Sie diese.
Analoge Vorgehensweise: Tragen Sie Ihre geheime Zeichenfolge in das Feld Kennwort zum Ändern des Fensters Allgemeine Optionen ein und bestätigen Sie diese.

03Geschützte Excel-Arbeitsmappe öffnen

Wenn Sie eine geschützte Arbeitsmappe öffnen, erhalten Sie automatisch das Fenster Kennwort, in das Sie Ihre geheime Zeichenfolge eintippen. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf OK. Wenn Sie die Datei anschließend speichern und schließen, behält Excel das Kennwort bei. Das heißt, Sie müssen das Kennwort nicht erneut vergeben.

Wenn Sie sowohl ein Kennwort zum Öffnen als auch ein Kennwort zum Ändern eingesetzt haben, müssen Anwender, die mit der Datei arbeiten möchten, beide Zeichencodes kennen und eingeben. Excel fragt die Passwörter in zwei aufeinanderfolgenden Dialogen ab.

Beim Öffnen einer geschützten Datei müssen Sie das Kennwort erfassen und über OK bestätigen.
Beim Öffnen einer geschützten Datei müssen Sie das Kennwort erfassen und über OK bestätigen.

04Arbeitsmappenstruktur schützen

Wenn Sie die Struktur einer Excel-Arbeitsmappe schützen, verhindern Sie, dass in der Arbeitsmappe enthaltene Blätter umbenannt, verschoben, gelöscht, ausgeblendet und/oder eingeblendet werden können. Außerdem ist es nicht möglich, neue Tabellenarbeitsblätter einzufügen. Das bedeutet, es können zwar Änderungen auf den einzelnen Tabellen durchgeführt, beispielsweise Eingaben erfasst, geändert oder entfernt werden, grundlegende Eingriffe an der Dateistruktur sind jedoch nicht möglich. Diese Schutzvariante macht zum Beispiel Sinn, wenn Sie bestimmte Ressourcen für ein Projekt planen und verhindern möchten, dass Kollegen oder Mitarbeiter, weitere Tabellen für die Ressourcenplanung einrichten oder diese Löschen.

Damit der Schutz greift, aktivieren Sie das Register Überprüfen und klicken Sie dort im Bereich Änderungen auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen. Haken Sie das Kontrollkästchen Struktur ab. An dieser Stelle können Sie ein Kennwort einsetzen, zwingend notwendig ist das aber nicht. Wenn Sie ohne Kennwort arbeiten, lässt sich der Schutz entfernen, indem Sie oder Unbefugte das Fenster Arbeitsmappe schützen öffnen und das Häkchen im Kontrollkästchen Struktur entfernen.

Wenn Sie befürchten, dass Dritte die Schutzmaßnahmen ignorieren und diese ohne Ihr Einverständnis aufheben könnten, sollten Sie ein Kennwort einsetzen. Die geheime Zeichenfolge tippen Sie in das vorgesehene Feld ein. Verlassen Sie das Fenster über die Schaltfläche OK. Es folgt auch hier eine Aufforderung, das Kennwort zu wiederholen. Nachdem Sie das erledigt und das Passwort bestätigt haben, greift der Schutz.

Klicken Sie im Register Überprüfen auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen/Kontrollkästchen Struktur und vergeben Sie ein Kennwort, um die Struktur Ihrer Excel-Datei zu schützen.
Klicken Sie im Register Überprüfen auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen/Kontrollkästchen Struktur und vergeben Sie ein Kennwort, um die Struktur Ihrer Excel-Datei zu schützen.

05Excel-Tabellen schützen

Zusätzlich zum Arbeitsmappenschutz bietet Excel die Möglichkeit, Tabellen bzw. Zellen zu schützen. Um die kompletten Inhalte einer Tabelle vor Veränderungen zu bewahren, arbeiten Sie mit dem Blattschutz. Das macht zum Beispiel dann Sinn, wenn Sie in einer Tabelle einen Projektterminplan erarbeitet haben und Sie sichergehen wollen, dass daran, keine Änderungen durchgeführt werden. Aktivieren Sie das Register Überprüfen und klicken Sie im Bereich Änderungen auf die Schaltfläche Blatt schützen. Dabei können Sie verschiedene Ausnahmen definieren, zum Beispiel Formatierungen oder Sortiervorgänge erlauben. Auch der Tabellenschutz funktioniert mit und ohne Kennwort.

Wenn Sie kein Kennwort vergeben, lässt sich der Blattschutz durch einen einfachen Klick auf die Schaltfläche Blattschutz aufheben ausschalten. Dieser Schutz bietet entsprechend wenig Sicherheit. Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, tragen Sie ein Kennwort in das dafür vorgesehene Feld ein, wiederholen und bestätigen es. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Blattschutz aufheben erfolgt dann eine Abfrage der geheimen Zeichenfolge.

Einen Blattschutz richten Sie über die Schaltfläche Blatt schützen im Register Überprüfen ein.
Einen Blattschutz richten Sie über die Schaltfläche Blatt schützen im Register Überprüfen ein.

06Ausnahmen vom Zellschutz definieren

Mit dem Schutz einzelner Zellen eines Arbeitsblattes verhindern Sie, dass einzelne Inhalte wie etwa Formeln überschrieben werden. Das bedeutet: Es werden nur die Eingabefelder freigeschaltet. Alle anderen Zellen haben automatisch den Status gesperrt und sind damit geschützt. Markieren Sie die Zellen bzw. Zellbereiche, für die der Zellschutz nicht greifen soll. Klicken Sie im Menü Start in die rechte untere Ecke des Bereichs Zahl auf den kleinen Pfeil. Excel ruft das Fenster Zellen formatieren auf. Dort aktivieren Sie das Register Schutz und entfernen das Häkchen im Kontrollkästchen Gesperrt. Verlassen Sie das Fenster durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Der Zellschutz für die nicht freigegebenen Zellen funktioniert nur in Kombination mit dem Blattschutz. Richten Sie diesen, wie bereits beschrieben, durch einen Klick auf die Schaltfläche Blatt schützen im Menü Überprüfen ein.

Für einzelne Zellen oder Zellbereiche entfernen Sie den Zellschutz im Fenster Zellen formatieren, in dem Sie im Register Schutz das Kontrollkästchen Gesperrt deaktivieren.
Für einzelne Zellen oder Zellbereiche entfernen Sie den Zellschutz im Fenster Zellen formatieren, in dem Sie im Register Schutz das Kontrollkästchen Gesperrt deaktivieren.

07VBA-Code schützen

Sollten Sie mit Makros arbeiten, schützen Sie den zugehörigen VBA-Code im VBA-Editor. Diesen erreichen Sie über das Menü Entwicklertools . Klicken Sie im Bereich Code auf die Schaltfläche Visual Basic. Öffnen Sie das Kontextmenü des gewünschten VBA-Projekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste. Entscheiden Sie sich für den Befehl Eigenschaften von VBA-Projekt. Im folgenden Fenster aktivieren Sie das Register Schutz. Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Projekt für die Anzeige sperren. Tragen Sie Ihre geheime Zeichenkette in das Feld Kennwort ein. Direkt unterhalb des Feldes Kennwort befindet sich ein weiteres Feld, in dem Sie die geheime Zeichenkette erneut erfassen. Bestätigen Sie das Kennwort über OK. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt den VBA-Code einsehen oder ändern möchten, werden Sie aufgefordert ein Kennwort einzugeben.

VBA-Code schützen Sie im VBA-Editor über die Befehlsfolge Eigenschaften von VBA-Projekt/Schutz/Projekt für die Anzeige sperren und einer geheimen Zeichenfolge.
VBA-Code schützen Sie im VBA-Editor über die Befehlsfolge Eigenschaften von VBA-Projekt/Schutz/Projekt für die Anzeige sperren und einer geheimen Zeichenfolge.