Microsoft Outlook 2013: Einstellungen und Daten in Outlook 2013 sichern

Wir zeigen Ihnen in diesem Praxisbeitrag die Möglichkeiten und Funktionen zur Sicherung Ihrer Daten in Outlook 2013. Zusätzlich haben wir uns einige hilfreiche Tools für Outlook 2013 angesehen.
Bildergalerie
Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: Outlook 2013
Foto: LI CHAOSHU_shutterstock

01Profileinstellungen und E-Mail-Konten sichern

In den Outlook-Datendateien oder im Profil sind die Einstellungen Ihrer E-Mail-Konten nicht enthalten. Installieren Sie also Outlook neu, integrieren Sie zwar sehr leicht Ihre Daten wieder, aber die E-Mail-Konten und alle Einstellungen der Profile müssen Sie standardmäßig neu erstellen. Die Einstellungen der Profile, also E-Mail-Konten, die Anmeldung und die Anzeige der Favoritenordner, speichert Outlook nicht in der Outlook-Datendatei, sondern in der Windows-Registry.

Sie können die Sicherung daher über die Registry durchführen. Zur Wiederherstellung müssen Sie nach der erneuten Installation von Outlook anschließend nur auf die exportierte Registry-Datei doppelklicken, und alle E-Mail-Einstellungen sind wieder vorhanden.

Notieren Sie sich aber die Kennwörter Ihrer Konten, denn diese exportiert der Assistent nicht mit. Beim Starten von Outlook erscheinen die Fenster zur Anmeldung, und Sie können an dieser Stelle die Kennwörter hinterlegen und speichern.

Den Speicherort in der Registry hat Microsoft von Outlook 2010 zu Outlook 2013 geändert. Wir zeigen Ihnen im folgenden Abschnitt beide Pfade. Gehen Sie zur Sicherung folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie regedit im Suchfeld des Startmenüs eingeben und bestätigen.

2. Navigieren Sie zur Sicherung der Profile in Outlook 2010 zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles. In Outlook 2013 speichert Outlook die Daten im Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles.

3. Sie sehen unterhalb des Schlüssels Profiles jedes Profil als eigenen Schlüssel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Profil, das Sie sichern wollen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Exportieren aus.

4. Legen Sie einen Speicherplatz für die .reg-Datei fest und klicken auf Speichern.

Möchten Sie nach einer Neuinstallation Outlook 2013 die Profile wiederherstellen, genügt ein Doppelklick auf die vorher gespeicherte .reg-Datei. Achten Sie aber darauf, dass die Einstellungen in der Registry-Datei alle vorhandenen Einstellungen und Profile in Outlook löschen.

Wenn Sie zusätzlich noch die .pst-Dateien sichern, müssen Sie nach einer erneuten Installation von Outlook nur die .pst-Dateien an den ursprünglichen Ort kopieren, auf die .reg-Datei doppelklicken und importieren lassen. Anschließend ist Outlook wieder ordnungsgemäß eingestellt.

02Menüband sichern

Einer der Vorteile seit Outlook 2010 ist sicherlich das Menüband, das verschiedene Befehle gruppiert und schneller verfügbar macht. Es ist nicht statisch, sondern lässt sich beliebig anpassen. Dazu stehen auf der Registerkarte Datei über die Optionen die beiden Kategorien Menüband anpassen und Symbolleiste für den Schnellzugriff parat. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff sehen Sie im oberen linken Bereich des Outlook-Fensters.

Anpassungsfähig: Einstellungen des Menübands und der Schnellzugriffsleiste nehmen Sie in den Optionen von Outlook vor. Diese Einstellungen können Sie auch sichern.
Anpassungsfähig: Einstellungen des Menübands und der Schnellzugriffsleiste nehmen Sie in den Optionen von Outlook vor. Diese Einstellungen können Sie auch sichern.

Haben Sie die Befehle im Menüband oder der Symbolleiste für den Schnellzugriff angepasst, speichert Outlook diese Einstellungen weder im Profil noch in der Datendatei. Das bedeutet: Wenn Sie Outlook neu installieren, sind diese Einstellungen verloren. Wir zeigen Ihnen im folgenden Abschnitt aber, wie Sie diese Einstellungen sichern. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie exportieren die Einstellungen über Outlook, was leider nicht automatisch geht, oder Sie sichern die entsprechenden Dateien über einen automatischen Datensicherungsjob.

Haben Sie den Bearbeitungsmodus des Menübands geöffnet, finden Sie unten rechts die Schaltfläche Importieren/Exportieren. Über diesen Assistenten sichern Sie die Einstellungen und lesen sie bei einer erneuten Installation wieder ein. Sie importieren die exportierte Datei auch auf anderen Computern wieder und erhalten dadurch ein identisches Menüband.

Steuerung mitnehmen: Die Einstellungen des Menübands von Outlook und anderen Office-Programmen lassen sich exportieren.
Steuerung mitnehmen: Die Einstellungen des Menübands von Outlook und anderen Office-Programmen lassen sich exportieren.

Bei der Bearbeitung lassen Sie sich im linken Fensterbereich alle in Outlook vorhandenen Befehle anzeigen. Anschließend besteht die Möglichkeit, im rechten Fensterbereich die aktuellen Einstellungen anzupassen.

Sie erstellen auf diesem Weg neue Registerkarten, fügen neue Gruppen in bestehende Registerkarten ein, benennen Befehle um, fügen neue hinzu oder löschen nicht verwendete. Outlook speichert die Änderungen in Dateien mit der Endung .officeUI. Die Dateien liegen im Verzeichnis C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Office und haben folgende Aufgaben:

olkexplorer.officeUI - Startfenster von Outlook

olkmailitem.officeUI - E-Mail-Editor

olkmailread.officeUI - Nachrichten lesen

olkapptitem.officeUI - Neuer Termin oder Besprechung im Kalenderbereich

olkaddritem.officeUI - Kontakte erstellen

olkdlstitem.officeUI - Kontaktgruppen erstellen

olktaskitem.officeUI - Aufgaben

olklogitem.officeUI - Journal

Neben den .officeUI-Dateien finden Sie hier auch .qat-Dateien. Bei diesen Dateien handelt es sich um die Einstellungsdateien der Symbolleisten für den Schnellzugriff der jeweiligen Fenster. Nehmen Sie diesbezüglich Änderungen vor, dann sollten Sie auch diese Dateien sichern und wiederherstellen.

Sichtbarkeit: Unter Windows 8 müssen Sie die ausgeblendeten Elemente anwählen.
Sichtbarkeit: Unter Windows 8 müssen Sie die ausgeblendeten Elemente anwählen.

Der Ordner Appdata ist versteckt. Damit Sie diesen sehen, müssen Sie im Windows-Explorer die versteckten Systemdateien einblenden lassen. Damit Sie diesen sehen, müssen Sie diesen unter Windows 7 im Windows-Explorer über Organisieren/Ordner- und Suchoptionen auf der Registerkarte Ansicht durch Aktivieren der Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen im Bereich Versteckte Dateien und Ordner erst einblenden. In Windows 8 lassen Sie die versteckten Verzeichnisse über die Registerkarte Ansicht und der Auswahl von Ausgeblendete Elemente anzeigen.