E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen

Wichtige Anwendungsfunktionen im Mail-Client

Jeder Anbieter hat eigene Vorstellungen und Philosophien über den Komfort und die Möglichkeiten, wie ein Anwender eine E-Mail in ein Mail-Archiv ablegen oder in eine elektronische Akte speichern kann – einen Standard gibt es nicht. Die Lösungen unterscheiden sich wesentlich in Anwendungsfunktionen. Dazu gehören beispielsweise. Möglichkeiten wie das Löschen archivierter Mails im Mail-System oder die Kennzeichnung von bereits archivierten E-Mails im Mail-Client, um gegebenenfalls eine Doppelarchivierung zu vermeiden.

Bei der Wiederherstellung archivierter E-Mails im Mail-System gibt es ebenfalls große Unterschiede: Bei manchen Lösungen ist eine Wiederherstellung ausgeschlossen, andere unterstützen nur einen erneuten Versand der Mail in das Eingangspostfach des ursprünglichen Empfängers oder Absenders ungeachtet des Ordners, aus dem die Mail ursprünglich archiviert wurde. Wieder andere stellen die E-Mail wieder am ursprünglichen Speicherort im Mail-System zur Verfügung.

Aus Anwendersicht wichtiger als das Speicherformat ist die Möglichkeit, dass bei der Ablage von Mails der logische Zusammenhang zwischen Mail-Body und Anhängen gewahrt bleiben kann (Beispiel: Rechnung und Aufwandübersicht als getrennte Anhänge in einer Mail). Nicht alle Mail-Archiv-Lösungen beherrschen „von Geburt an“ eine solche Funktionalität.

Neben der Speicherung der nativen Mail- oder Dokument-Formate ist manchmal auch die Option einer Konvertierung (Drucken) in TIFF oder PDF(/A) als Langzeitformat oder als parallele Formatversion wichtig. Dies kann bei einem fehlenden Multiformat-Viewer eine schnelle Anzeige von Mails beim Blättern in einer elektronischen Akte oder für bestimmte Anwendergruppen ohne Zugriffsberechtigung auf das Original unterstützen.