E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen

Übersicht der Lösungsansätze

Die dritte Lösungsvariante besteht aus einem Anwendungsmodul zur E-Mail-Archivierung, welches eine DMS-Plattform zur Verwaltung und Speicherung der Mail-Objekte benutzt. Je nach Komplexität der zugrunde liegenden Systemarchitektur können auch mehrere Server (beispielsweise Application-Server, Datenbank-Server, Volltext-Server, Rendition-Server) erforderlich sein. Es bestehen große Unterschiede in Bezug auf unterstützte Mail-Systeme (MS Exchange ist Standard), verfügbare Schnittstellen (MAPI-Integration ist nicht immer Standard), Umfang des Regelwerks und weitere Faktoren.

Im Gegensatz zu den beiden anderen Varianten wird alternativ oder in Kombination auch die anwendergesteuerte Ablage von E-Mails in individuelle Dokumentstrukturen über eine direkte Integration in die Mail-Clients unterstützt. Die folgende Übersichtstabelle zeigt die typischen Merkmale der dargestellten Lösungsansätze zur E-Mail-Archivierung im Vergleich:

Ansätze zur E-Mail-Archivierung

	Mail-Appliance	Mail-Archiv	Mail-Archiv mit DMS-Option
Hardware inkl. aller benötigten Infrastruktur-Komponenten	ja	nein	nein
Speicherprinzip für Mails	typisch: Kopie	oft: Kopie oder Link	oft: Kopie oder Link
Formatkonvertierung Mails	nein	nein	manchmal
Verwaltung von „Nicht-Mail- Dokumenten“	nein	typisch: nein, manchmal als Dateispeicher nutzbar	ja
Offline-Nutzung (mobiler Client)	nein	manchmal	manchmal
Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche	typisch: nein	typisch: nein	hoch
Zusätzlich benötigte Komponenten	keine	Server, Storage, ggf. Datenbank	Server, Storage, DMS, Datenbank
Optionen Speichertechnologie	nein	manchmal	ja