Software für die Personalverwaltung
Digitale Personalakte macht den Mittelstand effizienter
aconso: Digitale Personalakte
Die Digitale Personalakte von aconso, ist ein Modul der aconso HR Toolbox, die sich in SAP integrieren lässt. Das aconso-Dashboard stellt alle Personalprozesse und Dokumente zentral zu Verfügung. Es dient als Einstiegspunkt, um Aufgaben und Dokumente zu erstellen, zu überwachen und zu verwalten. Dazu zeigt die Software noch zu bearbeitende Dokumente, zuletzt eingesehene Akten, den aktuellen Stand eines Dokuments im Personalprozess oder noch zu attribuierende Dokumente im Ablagekorb an. Über die Suchfunktion können sie nach Namen, HR-Dokumenten, Prozessen oder Personalnummern suchen.
Im Ablage- oder Wiedervorlagekorb der aconso Digitalen Personalakte 4.0 finden sich alle Dokumente, die aktuell bearbeitet werden.
Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ finden sich zu jedem Angestellten alle gespeicherten Dokumente.
Eine Suche nach Personalnummer oder Name erleichtert das Auffinden einer Akte.
Die einzelnen Dokumente lassen sich aufrufen, ansehen und gegebenenfalls bearbeiten.
Dokumente, die per Mail eingehen oder digital vorliegen, werden per Drag & Drop intelligent verarbeitet und archiviert. Papierdokumente können gescannt und automatisiert in der Digitalen Akte abgelegt werden. Wenn ein HR-Dokument handschriftlich unterzeichnet werden muss, können Sie es mit Barcode versehen, ausdrucken und abzeichnen lassen. Wenn Sie es danach scannen, landet es automatisch in der Akte an der richtigen Stelle und kann ebenfalls archiviert werden. Die gescannten Dokumente können zudem über eine OCR-Texterkennung im Volltextmodus durchsucht werden.
Über eine klare Rechte- und Rollenvergabe sind die Personaldaten vor unautorisiertem Zugriff gesichert. Mit Hilfe einer automatischen Dokumentenerzeugung können Mitarbeiterdokumente wie Anträge, Prämienschreiben oder ein Arbeitgebernachweis automatisiert erstellt und bearbeitet werden. Anschließend können Sie das HR-Dokuments per E-Mail oder als PDF, zur Freigabe und abschließenden Archivierung direkt weiterleiten. Für die Archivierung lassen sich diese Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechend in ein PDF/A umwandeln. Ein grafischer Prozess-Editor ermöglicht es, Prozesse anzulegen und mit den jeweils benötigen Dokument- und Datentypen zu verknüpfen.
Zeugnis-Generator
Mit dem aconso Zeugnis-Generator erstellen Sie rechtlich korrekte Arbeitszeugnisse auf Knopfdruck. Führungskräfte geben in einem Portal die von Ihnen benötigten Daten oder Beurteilungen ein. Diese werden automatisch in juristisch abgesicherte, hinterlegte Texte aus über 10.000 Textbausteinen umgewandelt und stehen in Deutsch oder Englisch zur Verfügung. Ergänzend können Sie auch freien Text eingeben. Das fertige Arbeitszeugnis wird auf der richtigen Vorlage, im richtigen Design und mit Stammdaten, die aus dem System übernommen werden, erstellt.
Für den Betrieb der Digitalen Personalakte von aconso gibt es zwei Alternativen: das aconso SaaS-System in der Cloud oder die Inhouse-Lösung, die beim Kunden vor Ort implementiert und verwaltet wird. Mit der aconso Digitalen Personalakte in der Cloud liegen Akten und Dokumente auf einer von aconso betriebenen Plattform. Der Anbieter kümmert sich um den Betrieb der Software, um Updates und die Administration sowie die datenschutzkonforme Speicherung und Archivierung der Dokumente. All dies geschieht auf einem zentralen Serversystem im aconso-Rechenzentrum in Deutschland. Der Zugriff auf die Daten erfolgt standortunabhängig über einen Webbrowser per VPN-Zugang. Mit aconso Mobile können Benutzer via iPad und iPhone auf Personaldaten und -dokumente zugreifen oder neue Dokumente erstellen.