Digitale Personalakte macht den Mittelstand effizienter

IQDoQ : IQAkte Personal

Die IQAkte Personal gibt es in einer Starter Edition, die für bis zu 150 Mitarbeiterakten ausgelegt ist, und in einer Professional Edition. In der Starter Edition können Mitarbeiterakten angelegt und die erforderlichen Stammdaten aus einem beliebigen HR-Management- oder Abrechnungssystem übernommen werden. Jede Personalakte hat einen virtuellen Aktendeckel mit einem Foto und den wichtigsten Mitarbeiterinformationen. Darüber hinaus lassen sich darin die Mitarbeiter-Skills verwalten, so dass gesuchte Experten bei Bedarf rasch identifiziert sind. Für das schnelle Finden von Mitarbeiterinformationen gibt es eine Stichwort- und eine Volltextsuche. Sucht man beispielsweise für ein neues Projekt einen Mitarbeiter, der sowohl fließend Englisch spricht als auch CAD-Kenntnisse besitzt, zeigt die IQAkte Personal auf Knopfdruck alle passenden Mitarbeiter an.

Die Wiedervorlagefunktion erinnert an wichtige mit einem Dokument verbundene Fristen. Stellvertreterregelungen sorgen dafür, dass keine Aufgaben unter den Tisch fallen. Über einen Webbrowser können Mitarbeiter ihre eigene Akte jederzeit einsehen. Auch für Vorgesetzte ist ein eingeschränkter Zugriff auf die Akten ihrer Mitarbeiter möglich - beispielsweise zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen. Über das Postkorbverfahren mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung können entsprechende Dokumente vertraulich an Vorgesetzte weitergeleitet werden. Die Daten verlassen die Personalakte dabei nicht. Das heißt, der Vorgesetzte kann die Daten nicht exportieren und bei sich als "Schattenakte" speichern. Formulare (etwa für Jahresgespräche oder Datenschutzerklärungen) und personalisierte Anschreiben können über ein integriertes Korrespondenzmodul auf Knopfdruck für beliebig viele Empfänger erstellt und mit einem individuellen Barcode versehen werden. Rundschreiben an das Personal lassen sich ebenfalls automatisiert als E-Mail verschicken.

Papierdokumente können direkt in der Personalakte gescannt werden. Die Integration in Microsoft Office, E-Mail-Clients und Windows-Explorer ermöglicht die einfache Ablage aller bereits digital erstellten Dokumente.

Anders als bei der Professional Edition der IQAkte Personal, die an das Corporate Design eines Unternehmens angepasst wird, hat die Benutzeroberfläche der Starter Edition ein standardisiertes Layout. Die Stammdatenfelder, die editierbaren Register, denen Mitarbeiterdokumente zugeordnet werden können, sowie die vorkonfigurierten Rollen und Rechte sind somit vorgegeben. Die Standardisierung umfasst zudem die Schnittstelle für den Stammdatenimport, die ein festes Dateiformat für den Datenaustausch vorgibt.

Professional Edition

In der Professional Edition lassen sich neben den vordefinierten Abläufen mit der IQAkte Personal auch eigene Prozesse abbilden und konfigurieren. Zudem besteht die Möglichkeit, neben den Mitarbeiterakten auch alle Bewerbungen in der integrierten Bewerberakte einheitlich zu verwalten.

Die Software lässt sich über entsprechende Schnittstellen in SAP-Systeme integrieren. Neben der Inhouse-Installation auf dem eigenen Server können Unternehmen die IQAkte Personal auch als SaaS-Angebot (Software as a Service) nutzen. Das SaaS-Angebot wird im Rechenzentrum der Muttergesellschaft MATERNA betrieben. Ein Upgrade von der Starter Edition auf die Professional Edition der IQAkte Personal ist jederzeit möglich. Zudem steht die IQAkte Personal auch als App zur Verfügung und gibt etwa via iPad Zugriff auf alle benötigten Akten und Dokumente. So lassen sich Dokumente lesen und erfassen oder auch mit Anmerkungen und Audio-Kommentaren versehen. die ein festes Dateiformat für den Datenaustausch vorgibt.