Storage-Management für KMUs

Was haben eine mittelständische Werbeagentur mit rund 50 Mitarbeitern, ein Architekturbüro mit 20 Mitarbeitern sowie ein mittelständischer Produktionsbetrieb mit mehreren Hundert Angestellten gemeinsam? Sie produzieren täglich enorme Mengen an Daten. Die Entwicklung von kreativen Inhalten für Werbe-Kampagnen, die Konstruktionen von Bauwerken und die Produktionsteuerung von industriellen Spezialanfertigungen verlaufen heute zu 99 Prozent computergestützt. Dabei kommen leicht Datenmengen von einigen TByte pro Projekt zustande. Mit der abschließenden Fertigstellung ist es dann jedoch noch nicht getan: Gesetzliche Bestimmungen schreiben vor, dass die Grafiken, Filmdaten, Pläne, Statikberechnungen sowie Produktionsinformationen über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen. Dabei müssen die Daten sicher, unveränderbar und jederzeit verfügbar sein.

Die entstehenden Daten zu sichern, verwalten, archivieren und zu löschen gehört zu den Aufgaben des IT-Administrators jeder Firma. Doch meist hat das Tagesgeschäft mit der Wartung von Netzwerk, Server und Clients sowie der Mitarbeitersupport eine höhere Priorität. Oft bleibt keine Zeit für Speichermanagement und Optimierung des Durchsatzes. Zudem wird der Administrator durch das typische Datenwachstum von 50-80 Prozent pro Jahr schnell zum Disk Jockey. Die nur zwei Jahre alte Backup-Lösung ist den Anforderungen nicht mehr gewachsen, der Admin ist ständig am Platten- und Bänderwechseln.

Bei Technologiewechseln jeglicher Art – sei es bei Festplattensystemen, Bandlaufwerken oder neuen Anwendungsprogrammen – stehen noch weitere Arbeiten an: Dateien müssen auf die neuen Festplatten kopiert, Hunderte von Bändern etwa vom Bandformat LTO 3 auf LTO 4 kopiert und alte Dateien passend für die neuen Anwendungen konvertiert werden. Der Aufwand ist bei typischen Bandschemata mit einer dreigliedrigen Sicherung (täglich, wöchentlich, monatlich) enorm aufwändig.

Je mehr Daten in einem Unternehmen entstehen, desto komplexer wird deren Management. Gerade die Optimierung der alten, inaktiven oder statischen Daten kann einen enormen Effektivitätssprung bewirken. Circa 60 Prozent der unstrukturierten Daten in Unternehmen zählen zu dieser Kategorie. Bei typischen Aufbewahrungszeiten von fünf bis zehn Jahren wird dieser Anteil in den nächsten Jahren noch wachsen und als permanenter Ballast die Storage-Systeme und Administratoren ausbremsen.

Inaktive Daten auf virtuellen Online-Speicher auslagern

Eine Alternative zum Inhouse-Management der inaktiven Daten ist die „Festplatte im Netz“. Dabei handelt es sich um einen oftmals mit dem Mode-Begriff Cloud“ – sprich „Wolke“ – charakterisierten Ansatz: Die langfristige Speicherung der statischen Daten erledigt ein darauf spezialisierter Dienstleister wie etwa Iron Mountain. Dieser betreibt dafür optimierte Rechenzentren und kann den Firmen so Speicherplatz zu relativ geringen Kosten anbieten.

Für User ist die Auslagerung nicht weiter sichtbar. Der eventuell nötige Zugriff erfolgt wie auf lokale Speichermedien, die Zugriffsgeschwindigkeit hängt dabei von der Verbindung ab. Bei diesem Ansatz entfallen Investitionen in Soft- und Hardware für eine eigene IT-Infrastruktur sowie die üblichen fixen Betriebskosten für Strom, Platz und Kühlung. Stattdessen fallen monatliche Kosten in Abhängigkeit der Belegung der Festplatte und damit der wirtschaftlichen Entwicklung an. Das wirkt sich positiv auf die Liquidität eines Unternehmens aus und verlagert das finanzielle Risiko auf den Dienstleister.

Trotz dieser Vorteile sind mittelständische Firmen – besonders in Deutschland – nach wie vor zögerlich: Daten werden nicht gerne außer Haus gegeben. Hier spielt das Grundbedürfnis zur Kontrolle ebenso mit wie die Angst, bei der Auslagerung könne die Sicherheit der Informationen in Gefahr sein. Genau wie im Bereich des Online-Bankings finden aber auch Storage-Services zunehmend Akzeptanz bei den Firmen.

Auch bei einer Speicherung im eigenen Unternehmen sind die Daten gefährdet. Bei einem externen Dienstleister können die Daten sogar sicherer aufbewahrt werden, wenn dieser entsprechende Sicherheitsanforderungen erfüllt. Verschiedene Anbieter für Webspeicher für Endkunden etablieren sich gerade am Markt. Doch diese eignen sich meist nicht für Unternehmen, da sie wichtige Anforderungen nicht vollständig erfüllen.

Anforderungen an unternehmenstauglichen Online-Speicher

• Zugriffsmöglichkeiten auf die Daten: Eine Integration auf Ebene des Filesystems ist essentiell für das reibungslose Funktionieren von Skripten, Programmen und die Akzeptanz bei den Endanwendern. Für den geringsten Umstellungsaufwand sollte sowohl auf CIFS (Common Internet File System; Kommunikationsprotokoll für Datei-, Druck- und andere Serverdienste in Netzwerken) als auch NFS (Network File System; ein von Sun Microsystems entwickeltes Protokoll, das den Zugriff auf Dateien über ein Netzwerk ermöglicht) bestanden werden.

• Sicherheit: Die Daten müssen verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Dies verhindert nicht nur den Diebstahl geistigen Eigentums, es ist auch ein wichtiger Baustein für Konformität nach Bundes- und Landesdatenschutzgesetzen. Die Rechenzentren müssen hohen Sicherheitsstandards entsprechen und sind im besten Falle zertifiziert.

• Datenintegrität: Ein Dateiservice über das Internet für Unternehmen sollte besondere Unternehmensanforderungen bei der Datenintegrität berücksichtigen. Nur dann löst er das Backup-Problem, ersetzt Sicherheitskopien und beantwortet Anforderungen der Langzeitspeicherung. Firmen sollten darauf achten, dass der Anbieter die rechtskonforme Archivierung mit WORM-Funktionalität („write once read multiple“) mit den entsprechenden Nachweisen unterstützt. Die mit WORM geschriebenen Daten können weder geändert noch überschrieben noch gelöscht werden.

• Caching: Ein Onsite-Cache zum Beispiel im Rahmen einer Appliance sorgt für schnelles Übertragen der Daten ins Internet auch bei kleinen Bandbreiten. Idealerweise wird der Cache auch für die Bandbreitenoptimierung genutzt.

• Lage: Die Speicherorte, in der Regel die Rechenzentren des Dienstleisters, müssen bekannt sein, denn sie entscheiden über die Verfügbarkeit des Services. Zudem sind die Speicherorte wichtig für den Datenschutz. Aufgrund einer EU-Richtlinie von 1995 (I. Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr) dürfen dem Datenschutz unterliegende Informationen prinzipiell in jedem EU-Land gespeichert werden. Die genaue Kenntnis der Länder verleiht dennoch zusätzliche Sicherheit.

• Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit sollte der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Datenverwendung angemessen sein. Der Virtual File Store bietet Hochverfügbarkeit für alle Daten. Das ist ein Vorteil, denn so kann in Kürze auf inaktive Daten zugegriffen werden – ohne in der IT-Abteilung anrufen und eine Recherche auf Bändern oder im Archivsystem durchführen lassen zu müssen und ohne zusätzliche Kosten für die Hochverfügbarkeit.

Entscheidungskriterien

Der Gesetzgeber fordert von Archiven die Unveränderlichkeit der Information, die Protokollierung der Aktivitäten und Zugriffe sowie die dokumentierte, sichere und vollständige Vernichtung der Daten. Dabei ist es egal, ob es sich um Steuer-, Umwelt- oder Produkthaftungsrecht sowie deutsches, englisches oder amerikanisches Recht handelt. Die Anforderungen an eine rechtskonforme Aufbewahrung bleiben. Im Falle von Untersuchungen – von der Steuerprüfung über die Revision oder einem Streit mit Dritten – müssen Firmen auch große Mengen an ausgelagerten Daten schnell bereitstellen können. Professionelle Dienstleister bieten dazu neben der Rückübertragung der Daten über das Internet auch die Möglichkeit, die Daten auf physische Medien zu speichern und diese in kurzer Zeit zu liefern. Denn eine 16-Mbit-Leitung kann nur rund 135 GByte in 24 Stunden übertragen - zu wenig, bei einem Projekt mit mehreren TByte.

Neben den technischen Eigenschaften des Services ist der Dienstleister selbst noch ein kritischer Faktor. Denn je länger die geforderten Aufbewahrungszeiten sind, desto sicherer und stabiler muss auch der Dienstleister im Geschäft stehen.

Durch Online-Speicherdienste gehören Bänderwechsel und Datenmigrationsprojekte der Vergangenheit an. Für einen effektiven Einsatz müssen aber folgende Punkte geklärt sein:

• Wie können die Daten auf internen und Online-Speichern optimal verteilt werden?

• Welche neuen Aufbewahrungsrichtlinien sollten implementiert werden?

• Wie kann eine Regelung für ein kontrolliertes, vollständiges und dokumentiertes Löschen von Dateien durch die Fachabteilungen ermöglicht und eingerichtet werden?

Mit einer fundierten Analyse des Speicherbedarfs und –wachstums können die Fachverantwortlichen daraufhin beraten werden, welche Daten sich für eine Auslagerung eignen.

Fazit

Obwohl die Hardwarepreise für Speicher pro Megabyte sinken, steigen die Kosten für Datensicherung und –sicherheit wegen der zunehmenden Datenmengen und höheren Sicherheitsanforderungen insgesamt an. Eine Vor-Ort-Speicherung aller Unternehmensdaten ist oft nicht die kostengünstigste Lösung.

Bei der Auslagerung wird nur nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet. Das gibt Planungssicherheit, denn auch zukünftige Speicheranforderungen sind per se abgedeckt. Zudem schafft es Raum für den Administrator, sich wieder auf seine Kernaufgabe zu konzentrieren: Das Geschäft seiner Firma durch eine bessere IT-Unterstützung zu optimieren. (ala)