Wie in jedem Portal- und Dokumentenmanagementsystem sind auch bei SharePoint 2013 die Administratoren mit permanenten Verwaltungsaufgaben beschäftigt. Die Bandbreite der Aufgaben beginnt bei der Vergabe von Zugriffsberechtigungen, umfasst das Erstellen von Seiten und Dokumentenbibliotheken, das Einrichten von Inhaltstypen wie auch das Erweitern von bestehenden Listen und Bibliotheken.
Aber auch Inhalte in SharePoint 2013 müssen regelmäßig gepflegt, überprüft und angepasst werden. Klassische Aufgaben hierbei sind etwa das Auffinden und Korrigieren von ungültigen Links, redundanter Dateien und Web-Parts, das Verwalten von Site-Collection-Quotas und Property Bags.
Die Komplexität steigt je nach Architektur und genutzten Funktionen - und damit auch die Fehleranfälligkeit. Müssen beispielsweise Aufgaben über mehrere Farmen hinweg erledigt werden, erhöht sich die Anzahl der durchgeführten Klicks, und damit die Wahrscheinlichkeit, dass bei solchen monotonen Tätigkeiten falsche Aktionen gewählt werden.
Automatisierung der Aufgaben mit SharePoint-2013-Bordmitteln
Um den SharePoint-2013-Betrieb daher sicher und effizient zu gestalten, empfiehlt sich die Automatisierung solcher immer wiederkehrenden Aufgaben. SharePoint 2013 bietet eine Reihe von Mechanismen und integrierten Tools, mit denen sich Verwaltungsaufgaben automatisieren lassen. Hierbei lassen sich drei grundlegende Methoden feststellen:
1. Statische Bereitstellung
Der einfachste Ansatz besteht in der Beschränkung von Struktur und Funktionen einer SharePoint-2013-Farm, um die Zahl der Administrativen Eingriffe zu reduzieren. Die Anwender verfügen damit nur noch über wenige Bearbeitungsmöglichkeiten. Für Intranet- oder Wiki-Sites kann das praktikabel sein, da hier lediglich einfachere Editierfunktionen benötigt werden.
Der Nachteil: Ein solcher Ansatz widerspricht den Grundprinzipien von SharePoint. Flexibles Zusammenarbeiten über Projektseiten beispielsweise wird damit stark eingeschränkt, die Nutzerakzeptanz dürfte leiden.
2. Dynamische, manuelle Bereitstellung
Viele Verwaltungsaufgaben in SharePoint 2013 lassen sich delegieren an Power-User. Diese kümmern sich dann um einfachere Anfragen der Benutzer rund um das Management von Daten, Dokumenten und Sites. Eine solche Kompetenzverlagerung hat aber auch gravierende Nachteile. Es werden Mitarbeiter mit dem erforderlichen Fachwissen benötigt, die erst gefunden, und per Schulungen fit gemacht werden müssen.
3. Dynamisch und (teil-)automatisiert
Für viele wiederkehrende Aufgaben in SharePoint-Umgebungen bietet sich Microsofts universelle Skriptsprache PowerShell an. Allerdings sind hier fundierte Programmier- und Administrations-Kenntnisse zwingend notwendig - und genau das fehlt in vielen kleinen und mittleren Unternehmen. Skripte benötigen außerdem oft Input-Parameter, die manuell eingegeben werden müssen. Häufige Aufgaben wie die Seitenerstellung in SharePoint lassen sich aufgrund jeweils individueller Konfigurationen nur eingeschränkt automatisieren.
Vergleich: Native Abläufe vs. Drittanbieter-Tools
Die geschilderten Szenarien zeigen, dass man bei der Administration von SharePoint 2013 mit bordeigenen Möglichkeiten schnell an Grenzen gelangt. Hier lohnt sich ein Blick auf zahlreiche Drittanbieter-Tools. Die spezifischen Vorzüge lassen sich anhand folgender Automatisierungsszenarien skizzieren:
Beispiel 1: Ändern des Farbschemas von 15 bestimmten Seiten und Hinzufügen eines Kalenders in einem Arbeitsschritt
Das Ändern von Farbschemata in SharePoint 2013 ist prinzipiell ein einfacher Vorgang, der genau sechs Klicks benötigt. Im aktuellen Beispiel müssen diese allerdings 15 Mal wiederholt werden, wobei zuvor die jeweilige Seite erst angesteuert werden muss. Im Unterschied dazu lassen sich mit einem Administrator-Tool alle 15 Seiten in einem Baum per Checkbox auswählen, anschließend reichen drei Klicks auf "Look and Feel", "Theme wählen" und "Anwenden", um die gewünschte Massenänderung durchzuführen.
Beispiel 2: Einschalten und Konfigurieren der Versionierung in allen Dokumentenbibliotheken mit dem Namen "Documents"
Bei dieser Aufgabe geht es darum, eine für Dokumentenzusammenarbeit grundlegende Funktion zu aktivieren - die Versionierung von Dokumenten. Und zwar nur in jenen SharePoint-Bibliotheken, die den Namen "Documents" enthalten. Mit SharePoint-eigenen Mitteln startet man hier mit einer Suche nach "Documents". Allerdings lauert hier bereits die erste Hürde, denn im Standard kann die Ausgabe nicht nach Bibliotheken gefiltert werden. Selbst wenn die Farm über Customizations mit zusätzlichen Filtern ausgestattet wurde, ist es dann im nächsten Schritt erforderlich, jede einzelne Bibliothek anzusteuern und dort die Versionierungseinstellungen zu ändern.
Mit einem Administrator-Tool und aktiviertem Bibliotheks-Filter werden alle relevanten Ergebnisse automatisch selektiert, so dass sich mit einem Klick die Versionierung in allen Bibliotheken einschalten lässt.
Beispiel 3: Skript zum Auffinden bestimmter Webparts
Foto: Robert Mulsow
Über Webparts lassen sich vorgefertigte Funktionen von Drittanbietern in SharePoint-Seiten integrieren. Dabei ist es für die Administration oftmals erforderlich, nach Seiten in einer Farm zu suchen, in denen ein bestimmtes Webpart eingebaut wurde. Mit Hilfe der PowerShell lassen sich solche Aufgaben relativ einfach lösen, wie das Beispiel-Skript von James Shidell zeigt. Doch auch hier reicht ein Skript alleine oftmals nicht aus. So sollen im Anschluss an eine Suche beispielsweise bestimmte Aktionen ausgeführt werden, um ein Webpart zu löschen, dessen Nutzung anzuzeigen oder auf Standardwerte zurückzusetzen. Die Konsequenz ist wieder einmal Handarbeit in Form von Klickarien oder Skriptanpassungen.
Ein Administrator-Tool hilft auch hier, Aufgaben weitgehend automatisiert durchzuführen.
Beispiel 4: Überwachen und Steuern, auf welchen Seiten der SharePoint Designer verwendet werden darf
Mit dem SharePoint Designer stellt Microsoft ein Tool zur Verfügung, das ähnlich wie ein Webeditor arbeitet und es so auch Nicht-Entwicklern ermöglicht, SharePoint-Seiten mit geringem Aufwand zu gestalten und anzupassen. Diese Gestaltungsmöglichkeiten müssen natürlich von Verwaltungsseite überwacht und begrenzt werden. Auch so etwas lässt sich mit dem Skript aus Szenario 3 bewerkstelligen, indem einige Code-Zeilen entsprechend angepasst werden.
Wer das einfacher gestalten möchte, kann stattdessen ein Administrator-Tool einsetzen. Hiermit stehen darüber hinaus auch noch weitere Komfortfunktionen zur Verfügung, um Konfigurationen und Berechtigungen laufend zu überwachen und auch unerwünschte Änderungen von Benutzern automatisch zurückzusetzen. Schließlich ermöglicht ein integriertes Reporting auch noch die lückenlose Überwachung und Kontrolle der gesamten SharePoint-Umgebung.
Fazit:
SharePoint 2013 verfügt im Standard über umfangreiche Werkzeuge, die die Verwaltung vereinfachen. Allerdings setzten diese teilweise umfassendes technisches Wissen voraus. Einfacher geht es mit Administrations-Tool. Selbst unerfahrene Mitarbeiter sind damit in der Lage, binnen weniger Minuten umfangreiche Konfigurations- und Administrationsaufgaben zu erledigen. Damit spart das IT-Team viel Zeit, die es für produktive Arbeiten nutzen kann. (hal)