Dokumentenmanagement im Mittelstand

Weil das Druckerei-Unternehmen aus Donauwörth schon seit der Jahrtausendwende kontinuierlich expandiert, war Platzmangel das drängendste Problem, das mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems gelöst werden sollte. Bei jährlich rund 10.000 Aufträgen war die Zahl der Papierdokumente, die nach gesetzlichen Vorgaben mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, immens. Zu jedem Vorgang wurden Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und andere Schriftstücke in Ordnern abgelegt und in einem Archivraum gesammelt; zuletzt mussten die Dokumente sogar ausgelagert werden. Wurden Unterlagen bei Nachfragen von Kunden oder Lieferanten gebraucht, war die Suche entsprechend schwierig und zeitraubend, erinnert sich Christian Waldenmeier, IT-Leiter bei Staudigl-Druck: "Reduzierte Suchzeiten und eine revisionssichere Archivierung der kaufmännischen Belege waren daher unsere wichtigsten Anliegen."

Nach einer Evaluierung mehrerer Systeme entschied sich Staudigl für das DMS des Softwareanbieters DocuWare. Ausschlaggebend sei die einfache Bedienung der Software gewesen, so Waldenmeier. Zudem schätze man die Fachkompetenz des Augsburger DocuWare-Partners CCC - City Computer Contor GmbH.

Das DocuWare-Projekt startete Staudigl-Druck bereits im Juli 2003. Die Systemlandschaft der Druckerei wurde dafür um einen Fujitsu-Server erweitert, zusätzlich wurden für die Digitalisierung der eingehenden Belege noch vier Scanner angeschafft. Als erste Anwender nutzten Buchhaltung und Vertriebsinnendienst das System. Heute arbeiten rund 40 Mitarbeiter aus allen Abteilungen regelmäßig mit dem Dokumentenmanagement-System. Je nach Benutzerrecht greifen sie über den "Web Client" darauf zu. Über eine Schnittstelle ist DocuWare in das ERP-System Printplus DRUCK, einer Branchensoftware für Druckereien, integriert. Der Vertriebsinnendienst erstellt damit sämtliche auftragsrelevanten Dokumente. Diese werden anschließend im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.

Eine weitere Schnittstelle sorgt für die nahtlose Integration von DocuWare in die kaufmännische Software ADDISON. Dokumente aus dem Personal- und Rechnungswesen werden damit elektronisch verwaltet, verlinkt und archiviert. In Kombination mit dem ADDISON-Modul "Scannen-Buchen-Archivieren" werden beispielsweise Geschäftsbelege wie Eingangsrechnungen oder Gutschriften mit der FIBU-Verarbeitung automatisiert in DocuWare archiviert. Sie müssen dabei kein zweites Mal bearbeitet oder gescannt werden. Mit dieser zeitsparenden und zugleich sicheren Lösung ist auch Manuela Murari, Leiterin Personal- und Finanzwesen bei Staudigl-Druck, sehr zufrieden: "Das akzeptiert auch unser Wirtschaftsprüfer".

Dokumentenmanagement - die Vorteile

Nach zehn Jahren hat das Donauwörther Druckhaus mit dem DMS rund 2,2 Millionen Dokumente im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Das Unternehmen verzichtet dabei fast vollständig auf die Papierablage, der Raum für Aktenordner wird jetzt sinnvoller genutzt. Wenn bei Kunden- oder Lieferantenanfragen Informationen benötigt werden, kann jeder berechtigte Mitarbeiter sofort von seinem Arbeitsplatz aus über Web Client alle notwendigen Unterlagen aufrufen - ohne wie früher umständlich Aktenordner durchforsten zu müssen. Der Zugriff ist über Benutzerrechte geregelt. "Ein effizienter Datenschutz ist damit immer gewährleistet", sagt IT-Leiter Waldenmeier. "Mit DocuWare haben wir aber auch alle Anforderungen unseres Wirtschaftsprüfers an eine revisionssichere Archivierung erfüllt."