SharePoint als Basis für eine digitale Personalakte

Wie alle anderen Unternehmensbereiche, stehen heute auch Personalabteilungen vor der Herausforderung, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe möglichst effizient zu gestalten. Dazu zählen die üblichen administrativen Aufgaben und das Wissensmanagement, also Dokumentation, Verteilung und Zur-Verfügung-Stellen von Wissen.

Eine weitere Aufgabe ist die Personalentwicklung durch bedarfsgerechte Fort- und Weiterbildung. Ein gangbarer Weg, wie Personalabteilungen diese Herausforderungen meistern können, ist die Einführung der Digitalen Personalakte auf Basis von Microsoft SharePoint.

SharePoint als flexible und integrierte Plattform nutzen

Insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen, die keine umfassende Software wie beispielsweise SAP HR benötigen, eignet sich SharePoint ideal als integrierte Plattform für Kollaboration, Dokumenten- und Content-Management.

Dazu kommen Vorteile wie ein Windows-Look-and-Feel, ein komfortables Single-Sign-On und in der Folge eine hohe Akzeptanz seitens der Mitarbeiter. Auch die Nutzung ist in der Regel intuitiv und setzt keine aufwendigen zusätzlichen Schulungen voraus. Je nach Bedarf ist die Plattform in drei Varianten erhältlich, wobei die Einstiegsversion SharePoint Foundation gratis zur Verfügung steht und für die Einführung der Digitalen Personalakte bereits ausreicht.

Die Browser-basierte Anwendung benötigt darüber hinaus keine lokalen Installationen auf den einzelnen Rechnern der Mitarbeiter. Ein weiterer wesentlicher Vorteil von SharePoint ist die hohe Integration von Microsoft Office, Outlook sowie von Blogs, Teamsites oder Wikis. Ein Volltext-Index ermöglicht das schnelle und unkomplizierte Auffinden gesuchter Informationen, unabhängig davon, ob diese in Form eines Textdokuments, einer E-Mail, eines Termins, einer PowerPoint-Präsentation oder eines Wiki-Beitrags vorliegen.

Des Weiteren bietet SharePoint sehr granulare Einstellungen im Hinblick auf Rollenzuordnung und Rechtevergabe, was insbesondere im Personalbereich unverzichtbar ist, da hier durchweg mit sensiblen Daten umgegangen wird. In diesem Zusammenhang profitieren Anwender auch von der Rechtssicherheit, die SharePoint bietet: Bereits 2008 wurde die zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version, Microsoft Office SharePoint Server 2007, von einer internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich GDPdU, GoBS und AO (Abgabenordnung) geprüft.

Vorteile der Digitalen Personalakte

Das Herzstück einer effizienten, modernen Personalarbeit ist die Personalakte. Weil diese personenbezogene und teils hochsensible Daten enthält, muss sie unter Verschluss gehalten werden und darf nur einem entsprechend autorisierten Personenkreis zugänglich sein. Mit klassischen Papierakten sind diese Anforderungen kaum noch zu erfüllen.

Datenschutzgesetz, regulatorische Anforderungen und unternehmensinterne Compliance-Vorgaben, die Vertraulichkeit hinsichtlich Gehaltsvereinbarungen oder Abmahnungen sowie der angemessene Umgang mit Bewerbungskorrespondenz lassen sich heute im Grunde nur noch mit einem IT-gestützten System meistern. SharePoint erfüllt dabei sowohl die rechtlichen als auch die funktionalen Anforderungen und ist daher die ideale Basis für die Digitale Personalakte.

Die revisionssichere Aufbewahrung hat hier einen besonders hohen Stellenwert: Alle Dokumente werden versioniert, mit Metadaten wie Autor, Schlagworten, Erstellungs- und Veränderungsdatum versehen und gespeichert. Automatisch erstellte Sicherungskopien schützen dabei vor Verlust. Im Unterschied zur Ablage in einer herkömmlichen Ordnerstruktur werden alle digitalen Formate vom Suchindex erfasst, inklusive der E-Mail-Korrespondenz. So befinden sich sämtliche Daten eines Mitarbeiters - vom Bewerbungsschreiben bis zum Arbeitszeugnis nach dem Ausscheiden - in einem einzigen integrierten System und lassen sich jederzeit schnell und ohne langwierige Suche auffinden.

In der praktischen Anwendung zeichnet sich die Digitale Personalakte durch ihre Übersichtlichkeit sowie durch eine einfache und intuitive Bedienung aus. Im Zentrum der Digitalen Personalakte steht der elektronische Aktenschrank mit den papierlosen Akten inklusive virtuellem Aktendeckel. Hierin befinden sich sämtliche Office-Dokumente und gescannten Dokumente, beispielsweise Zeugnisse, Ergebnisse von Weiterbildungslehrgängen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Verträge sowie die ein- und ausgehende Korrespondenz zu einem Vorgang.

Die Digitale Personalakte lässt sich bei Bedarf auch parallel von mehreren Mitarbeitern bearbeiten - das spart Kopierkosten, und Verzögerungen bei der Bearbeitung werden vermieden. Medienbrüche entfallen, was zur Folge hat, dass Prozesse deutlich effizienter werden. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, da weniger Daten manuell erfasst werden müssen. Nicht zuletzt ist die Digitale Personalakte zukunftssicher: Sie läuft auf allen Windows-Server-Betriebssystemen, selbst in einer virtualisierten Umgebung, ist Cloud-geeignet, lässt sich von allen gängigen Browsern aus bedienen und ermöglicht auch den Zugriff per Tablet.

Automatisierte Workflows

Die komplette Personalakte allein schafft jedoch noch keine optimale Effizienz. Ein Beispiel dafür ist der Recruiting-Prozess: Zur ausgeschriebenen Stelle gehören in der Regel eine Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung sowie die Zuordnung zu einem Tarif oder die Einordnung in eine Gehaltsstufe. Auch diese Daten lassen sich in SharePoint hinterlegen und stehen somit dem Sachbearbeiter jederzeit, im richtigen Kontext und in der aktuell gültigen Version zur Verfügung.

Grundsätzlich gilt, dass Vorgänge in der Personalarbeit nicht statisch sind, sondern sich durch eine hohe Dynamik auszeichnen - ein Merkmal, das die eingesetzte Software natürlich abbilden muss. Ein Beispiel hierfür ist die Meldung von Daten an Dritte, etwa an den Sozialversicherungsträger. Weitere typische Aktivitäten sind regelmäßig anfallende Vorgänge wie Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und entsprechende, daraus abgeleitete Maßnahmen.

In diesen, üblicherweise zyklisch organisierten, Vorgängen müssen Aktivitäten gestartet und in der Regel auch Ergebnisse entgegengenommen und dokumentiert werden. Das Gleiche gilt für unregelmäßig vorkommende Ereignisse, etwa für die Elternzeit. Ein erfahrener Dienstleister wird die Workflows, die sich aus diesen Vorgängen ergeben, gemeinsam mit dem Anwender definieren und entsprechend im System programmieren und hinterlegen. So können bestimmte Prozesse - etwa Benachrichtigungen an zuständige Verantwortliche verschicken - automatisiert ablaufen. Dadurch ist sichergestellt, dass jeder Vorgang gemäß den gesetzlichen Vorgaben abläuft und interne Compliance-Regelungen eingehalten werden.

Darüber hinaus lassen sich mit SharePoint auch persönliche Terminplaner und Gruppenkalender in diese Prozesse einbinden und Wiedervorlagen verwalten, sodass Fristen verlässlicher eingehalten werden. Ebenso wird ein kompetenter Integrator Vertreterregelungen und Eskalationsstufen einrichten, um Verzögerungen im Workflow so gering wie möglich zu halten.

Collaboration und Wissensmanagement

Die Personalabteilung profitiert vom Einsatz der Digitalen Personalakte in Form von effizienteren, medienbruchfreien Prozessen und eines schnellen Zugriffs auf stets aktuelle Daten. Doch SharePoint-basierte Lösungen bieten eine weitere wertvolle Funktion, die zunehmend die Geschwindigkeit und Qualität von Geschäftsprozessen beeinflusst: die Collaboration. Für die Personalabteilung bedeutet dies beispielweise die Zusammenarbeit mit dem Fachbereich, der Personal- oder Fortbildungsbedarf anmeldet, oder mit der Unternehmensführung, die eine Personalpolitik mit abgeleiteter Strategie vorgibt. Nicht zuletzt zählt dazu auch das Bewerbermanagement - Interessenten finden den Weg zu einem Unternehmen immer häufiger über digitale Anzeigen und Social-Media-Plattformen. Auch hier bietet SharePoint die Features, die erforderlich sind, um diese Kanäle zu integrieren.

Bei der wichtigen Aufgabe, das Wissen im Unternehmen zu dokumentieren und an die richtigen Mitarbeiter zu verteilen, sind Ansätze mit dedizierten Applikationen immer wieder gescheitert. Die Gründe hierfür sind die häufig mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter, ausgelöst beispielsweise durch unbekannte Benutzeroberflächen, wenig intuitive Handhabung oder unkomfortable Log-In-Anforderungen. Mit SharePoint als integrierter Plattform lassen sich diese Hürden einfach überwinden. Durch die hohe Integration von MS Office und anderer Elemente wie Wikis, Blogs und Teamsites erreichen Personalabteilungen ihre Zielgruppen ohne hemmende Einstiegshürden.

Das macht sich insbesondere im Bereich der Fort- und Weiterbildung positiv bemerkbar. Denn nicht immer sind externe Veranstaltungen hier zielführend - das vorgegebene Timing und die Kursgeschwindigkeit orientieren sich häufig nicht an den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Teilnehmer. Dennoch ist die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter wichtig. Zum einen für das Unternehmen selbst, um durch gut ausgebildete Mitarbeiter die eigenen Ansprüche an Qualität und Innovationsfähigkeit zu realisieren. Zum anderen lassen sich durch entsprechende Maßnahmen auch die Mitarbeiter halten, die konkrete Vorstellungen von einer beruflichen Weiterentwicklung haben. Um diesen Bedarf zu decken, setzen inzwischen viele Unternehmen E-Learning-Modelle ein, bei denen jeder Teilnehmer selbst Lernzeitpunkt und -geschwindigkeit bestimmt. Ein erfahrener Dienstleister kann derartige E-Learning-Angebote nahtlos in die SharePoint-basierte Personalakte integrieren. So entsteht ein intelligentes, transparentes und jederzeit nachvollziehbares Zusammenspiel zwischen dem Anlass für Fortbildungsmaßnahmen, der Messung der Ergebnisse und der abschließenden Auswertung. (mje)