Collaboration beschreibt meist eine Sammlung von Lösungen, mit denen Teams gemeinsam an Projekten arbeiten können. Da es keine Standardlösung für alle Zwecke gibt, sollte der Anwender die jeweiligen Produkte genau vergleichen.
Oft hat man inzwischen die Wahl zwischen einer lokalen Installation oder einem Cloud-Angebot - mit entsprechenden Vor- und Nachteilen. Bei einem Cloud-Dienst muss man sich beispielsweise weder um Installation noch um die Wartung kümmern. Zudem kann man ihn meist flexibel buchen. Ein verbreitetes Problem der Cloud-Dienste ist allerdings, dass sie als Datensilos konzipiert sind. Informationen lassen sich häufig nur relativ schwer aus den Diensten exportieren und in anderen Programmen verwenden (siehe auch Firmen lagern E-Mail langsamer als gedacht in die Cloud aus).
Lokale Installationen haben dagegen den Vorteil, dass sie sich sehr gut an die spezifischen Bedürfnisse anpassen lassen. Ihr Nachteil liegt im Arbeitsaufwand: Die Teams müssen die jeweiligen Installationen in ihre Nutzerverwaltung integrieren, Updates einspielen und darauf achten, dass keine sensiblen Daten das Firmensystem verlassen.
Der alte Handwerkerspruch "Hat man einen Hammer, sieht alles aus wie ein Nagel" lässt sich auch auf den Collaboration-Einsatz übertragen. In der Praxis bedeutet das: Nicht jedes Tool lässt sich auch wirklich für die jeweilige Aufgabe nutzen oder löst ein Problem optimal. Die Folge: Die Anwender werden solche Tools nicht ausnutzen und im schlimmsten Fall gar nicht annehmen.
Deshalb sollte vor der Entscheidung für ein Tool das zu lösende Problem genau analysiert werden. Und wenn sich die Anforderungen im Projektverlauf ändern, dann ist erneut zu evaluieren. Die Ergebnisse sollten mit den betroffenen Nutzern ausgewertet werden. Wichtig ist dabei, auch die IT-Affinität der Nutzer zu bewerten. Je komplexer ein Programm ist, desto höher muss der Vorteil für den einzelnen Nutzer sein - nur dann wird er sich wirklich damit beschäftigen.
Einfach, aber wirksam: E-Mail
Die einfachste Collaboration-Form ist E-Mail. Dazu muss man kaum mehr etwas sagen, fast niemand kann heute noch auf diese Kommunikation verzichten. E-Mails eignen sich vor allem zu Beginn eines Projekts, um etwa grundlegende Informationen zu verschicken oder einen Verteiler zu erstellen. Bei größeren Teams kann man zusätzlich eine Mailing-Liste einrichten. Diese Technik ist jedoch alles andere als neu oder hip und fällt deswegen gerne unter den Tisch.
Das Konzept ist simpel: Jeder Teilnehmer kann eine Nachricht an die Mailing-Liste schicken, die Software dahinter leitet sie anschließend an alle Abonnenten weiter. Der große Vorteil von Mailing-Listen ist ihre Einfachheit: Wer E-Mails verschicken kann, kann daran teilnehmen. Sie sind zudem unabhängig von Betriebssystemen oder Geräten und lassen sich themenspezifisch aufgliedern.
Allerdings gibt es auch einige Nachteile: Längere Diskussionen zu einzelnen Punkten lassen den Posteingang schnell überlaufen, so dass relevante Punkte untergehen können. Dazu kommt, dass Mailing-Listen ein ähnliches Problem wie Rundmails haben: Nicht jeder fühlt sich davon angesprochen.
Kurz und aktuell: Instant Messenger
Einen Tick schneller als E-Mails sind Instant Messenger. Sie bauen eine direkte Verbindung zwischen Personen auf. Der Vorteil: Anders als bei der E-Mail kann ein Instant Messenger den aktuellen Status einer Person anzeigen: So sieht man, ob das Gegenüber gerade verfügbar ist, nicht gestört werden will, nicht am Platz oder abgemeldet ist.
Instant Messenger eignen sich vor allem, um aktuelle Fragen zu einem Projekt direkt zu klären. Sie arbeiten schneller als E-Mails und haben gegenüber Telefonaten den Vorteil, dass man Konversationen auch Wochen und Monate später nachvollziehen kann. Je mehr Teilnehmer allerdings hinzukommen, desto unübersichtlicher werden die Konversationen. Zudem eignen sie sich kaum, um längere Texte zu bearbeiten. Business-taugliche Systeme werden beispielsweise von Microsoft mit dem Lync Server oder IBM mit Lotus Sametime angeboten.
Collaboration inklusive: Office-Software
Um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, benötigen Teams normalerweise keine zusätzliche Software. Office-Produkte wie Microsoft Office bringen die einfachen Funktionen bereits mit. Nahezu mit jedem Office-Produkt kann man Änderungen in den jeweiligen Dokumenten markieren und nachverfolgen.
Einen Schritt weiter gehen Collaboration-Funktionen, wie sie etwa SharePoint oder Office 365 beinhalten. Damit können mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dieses wird zudem an einem zentralen Speicherort vorgehalten - auf diese Weise ist für jedes Teammitglied stets die aktuelle Version zugänglich. Wichtig ist hierbei die Versionierung der Dokumente. So lassen sich Änderungen nachverfolgen und gegebenenfalls rückgängig machen.
Informationen sammeln: Wikis
Für Handbücher oder andere Dokumentensammlungen eignen sich Wikis. Damit lassen sich selbst ausführliche Sammlungen online erstellen, verknüpfen und aktualisieren. Wikis eignen sich bei Projekten besonders gut für die Ideensammlung und beim Zusammentragen und Organisieren von Hintergrundinformationen.
Der Nachteil: Die meisten Wiki-Systeme verwenden eine eigene Sprache, mit der Einträge formatiert werden. Nutzer müssen sich in diese einarbeiten, was für Einsteiger eine Hürde bedeuten kann.
Virtuelle Treffen: Videoconferencing
Der Klassiker unter den Collaboration-Lösungen sind Teleconferencing-Systeme. Diese reichen von klassischen Einwahllösungen bis hin zu ausgefeilten Telepresence-Systemen. Bekannt sind etwa Citrix GoToMeeting und Cisco WebEx. Bei beiden wählt sich der User per Web oder Telefon ein. Zudem gibt es Apps für mobile Systeme wie iPads und iPhones.
Neben den eigentlichen Gesprächen lassen sich Folien präsentieren und Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Ein weiterer Vorteil Web-gestützter Systeme: Man sieht zu jedem Zeitpunkt, welche Nutzer eingewählt sind, Nachfragen erübrigen sich also. Zudem kann man die Teilnehmer meist stumm schalten und Fragen beispielsweise per Chat stellen. Das sorgt für Übersicht.
Einen etwas anderen Ansatz geht das Startup Sococo. Die Firma stellt persistente Umgebungen zur Verfügung, in denen sich virtuelle Teams wie in Büros einrichten können. Außerdem lassen sich Web-Dienste wie Salesforce in die virtuellen Umgebungen integrieren. Der Vorteil: Selbst wenn alle Nutzer offline sind, bleiben sämtliche erstellten Räume und Einstellungen erhalten.
Kurze News als Status-Update
Eher langsam setzen sich Enterprise Social Networks im Unternehmensumfeld durch. Das liegt vor allem daran, dass solche Systeme eine gewisse Zahl von Nutzern brauchen, um erfolgreich sein zu können. Ein solches Angebot ist "Lotus Connections". Die Idee dahinter ist, dass Arbeitskollegen, Kunden und Partner ihre Informationen in ein Enterprise-Netzwerk einstellen. Andere Benutzer können diese Informationen durchsuchen und sich mit den jeweiligen Anbietern verknüpfen. Im Grunde ist nur dass es Firmen lokal installieren.
Einen anderen Ansatz verfolgt der Cloud-Dienst "Yammer", der sich am Kurznachrichtendienst Twitter orientiert: Einzelne Teammitglieder können damit kurze Updates über ihre jeweiligen Arbeitsschritte veröffentlichen, ohne dass sich Gruppen-Mails in den Posteingängen der Anwender häufen. Auch Links, Dokumente und Bilder lassen sich über den Dienst mit anderen Nutzern austauschen. (mje)
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche.