Die Verwaltung von Terminen gehört zweifelsohne zu den wichtigeren Aufgaben, die man mit einem Smartphone erledigen möchte. Dies beinhaltet neben den reinen Terminen natürlich auch die Synchronisation mit anderen Kalendern, in vielen Fällen wohl einem Exchange-Postfach.
Insbesondere bei professionellen Anwendern ist zudem ein ordentlicher Umgang mit Besprechungsanfragen auf dem Smartphone ein wichtiger Gesichtspunkt. Genau das beherrscht Windows Phone 7 ganz ordentlich, verhalten diese sich doch mehr oder minder wie in Outlook.
Besprechungsanfragen nutzen
Wie bei Outlook, erscheinen Besprechungsanfragen auch in Windows Phone 7 im Kalender als Besprechungsanfrage. Diese Besprechungsanfragen lassen sich einfach beantworten und bearbeiten. Alle Informationen zum Termin sieht der Anwender direkt in der E-Mail und im Termin.
Die Synchronisierung mit Exchange erfolgt innerhalb weniger Sekunden, sobald eine Netzwerk- oder Internetverbindung zur Verfügung steht. Natürlich lassen sich Besprechungsanfragen zu anderen Kontakten versenden, die nicht über Exchange angebunden sind.
Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erhalten, können Sie einen anderen Termin vorschlagen. Diese Funktion ist ebenso in Outlook vorhanden. Das heißt, auf diesem Weg lassen sich nicht nur Besprechungen akzeptieren oder ablehnen, sondern auch aktiv ändern. Eingehende Besprechungsanfragen zeigt Windows Phone 7 bereits als vorläufig im Kalender an.
Auch diese Funktion ist identisch mit Outlook, wenn Sie den Client in einer Exchange-Umgebung betreiben. Lehnen Sie eine Besprechungsanfrage ab, entfernt Windows Phone 7 diese aus dem Kalender. Bestätigen Sie die Besprechungsanfrage, nimmt das Gerät den Termin als gebucht an und integriert ihn fest in das Postfach. Da die Synchronisierung sehr schnell vonstatten geht, ist Ihr Postfach auch in der Ansicht anderer Anwender immer aktuell.
Termine verwalten
Windows Phone 7 hat standardmäßig drei verschiedene Kalenderansichten:
• Tag - Zeigt die Termine eines Tages in einer Leiste an. Sie sehen alle Details und können mit der Navigation zwischen den Tagen wechseln. Auch das Erstellen von Terminen ist möglich.
• Agenda - Zeigt alle Termine im Kalender übersichtlich an. Die verschiedenen Kalender kennzeichnet Windows Phone 7 farblich.
• Monat - Zeigt die Monate an, um schnell zwischen den Tagen zu wechseln. Gebuchte Termine sehen Sie an den einzelnen Tagen.
Um Termine anzuzeigen, öffnen Sie den Kalender im Homescreen. Im oberen Bereich können Sie zwischen der Tagesansicht und einer Agenda umschalten.
Wenn Sie die Agenda verwenden, sehen Sie alle Termine im Kalender und können sich einen Überblick verschaffen. Einzelne Termine lassen sich anklicken, und Sie sehen, zu welchem Kalender der Termin gehört. Auf diesem Weg können die nächsten Termine schnell und einfach angezeigt werden.
Bei der Tagesansicht sehen Sie die Termine eines Tages und können auch hier mit dem Display navigieren. Sind Sie am Ende des Tages angekommen, zeigt Windows Phone 7 automatisch die Tagesansicht des nächsten Tages an. In dieser Ansicht erstellen Sie schnell und einfach Termine. Generell zeigt Windows Phone 7 beim Öffnen die jeweils letzte verwendete Ansicht an.
Im Kalender navigieren und Termine erstellen
Im unteren Bereich des Kalenders befinden sich drei verschiedene Schaltflächen. Auf der ersten wird das aktuelle Datum angezeigt. Klicken Sie auf das Datum, springt Windows Phone 7 zum aktuellen Datum, wenn Sie sich an einem anderen Tag in der Navigation befinden.
Klicken Sie auf das Pluszeichen in der Mitte, können Sie einen neuen Termin erstellen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, direkt in der Tagesansicht auf den Zeitpunkt zu klicken, an dem Sie einen Termin erstellen wollen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Termin dann eintragen. Auch hier kann ausgewählt werden, in welchem Kalender der Termin erscheinen soll. Über die Schaltfläche Weitere Informationen können Sie, neben den Standardeinträgen für einen Termin, auch Wiederholungen festlegen und weitere Teilnehmer einladen, also selbst Besprechungsanfragen erstellen.
Wie in Outlook, lassen sich an dieser Stelle erforderliche und optionale Teilnehmer hinzufügen. Nach der Auswahl zeigt Windows Phone 7 alle gespeicherten Kontakte an, und die Teilnehmer können ausgewählt werden. Erstellen Sie einen Termin, können Sie diesen natürlich jederzeit anpassen und auch löschen. Dazu rufen Sie den Termin einfach im Kalender auf.
Mit der ganz rechten Schaltfläche wechseln Sie zur Monatsansicht. Dort sehen Sie an den verschiedenen Daten auch, wo bereits Termine eingetragen sind. Klicken Sie auf einen Tag, öffnet sich die entsprechende Agenda-Ansicht dieses Tages und alle Termine, die Sie zu diesem Datum festgelegt haben. Leider zeigt der Kalender in Windows Phone 7 keine Kalenderwochen mit Wochennummern an, was für Geschäftsanwender sehr ineffizient sein kann. Allerdings gibt es für diese Funktion im Marketplace die kostenlose App Weekfinder (siehe unten).
Mit den drei Punkten öffnen Sie ein erweitertes Menü. Hier können Sie Einstellungen für den Kalender anpassen, zum Beispiel die Farbe der verschiedenen Kalender. Außerdem steuern Sie hier, welche Kalender Windows Phone 7 in der Ansicht der Termine berücksichtigen soll. Generell zeigt das Smartphone immer alle Termine aller Kalender in der Ansicht an. Sie müssen für verschiedene Kalender also keine eigenen Ansichten aktivieren.
Mit mehreren Exchange-Konten arbeiten
Windows Phone 7 ermöglicht die Anbindung mehrerer Exchange-Konten, die sich über Exchange ActiveSync synchronisieren. Die Kontakte der verschiedenen Konten kann Windows Phone 7 zusammenfassen und gemeinsam bei den Kontakten anzeigen. Diese stehen über eine eigene Kachel zur Verfügung.
Außerdem können Sie mehrere Kalender synchronisieren. An dieser Stelle ist es möglich, mehrere Exchange-Konten, aber auch Kalender anderer Anbieter zu synchronisieren. Die Termine zeigt Windows Phone 7 im Telefonkalender an, jeder synchronisierte Kalender erhält eine eigene Farbe. In der Agenda-Ansicht sehen Sie alle Termine von sämtlichen Kalendern, die im Gerät gespeichert sind.
Im Display können Sie bequem zwischen den Terminen navigieren. Hinter jedem Termin sehen Sie die Farbe des Kalenders, in dem der Termin eingetragen ist. Die Farbe des Termins steuern Sie in den Kalendereinstellungen. Diese erreichen Sie über die drei Punkte im unteren Bereich.
In den Kalendereinstellungen können Sie die Anzeige von verschiedenen Kalendern auch deaktivieren, sodass diese nicht in der Agenda erscheinen. Im oberen Bereich sehen Sie immer das Datum, in dem Sie sich in der Ansicht befinden. Aktivierte Kalender zeigt Windows Phone 7 in allen Ansichten an. Befinden Sie sich in der Tagesansicht, zeigt das Telefon immer alle Termine sämtlicher Kalender an diesem Tag an. Die Unterscheidung der Kalender findet wiederum über die Farben statt, die Sie in den Kalendereinstellungen festlegen.
Planungskonflikte lösen
Erhalten Anwender mehrere Besprechungsanfragen, die sich gegenseitig blockieren, oder ist bereits ein anderer Termin im Kalender eingetragen, der sich mit Anfragen überschneidet, erscheint direkt in der Anfrage der E-Mail eine Information über den Konflikt. Auf diese Weise können Anwender den Konflikt lösen und bei Besprechungsanfragen andere Termine vorschlagen.
Termine, die Sie auf dem Windows-Phone-7-Gerät oder auch in Outlook erstellen, sind sehr schnell synchronisiert, wenn das Gerät eine Internetverbindung hat. Das heißt, Sie haben jederzeit konsistente Informationen über Ihre verschiedenen Termine in allen angebundenen Kalendern.
Neben dem Planungskonflikt sehen Sie an dieser Stelle auch die anderen Teilnehmer der Besprechung, den genauen Zeitpunkt und den Betreff. Ein Feature in Windows Phone 7 ist die Möglichkeit, andere Teilnehmer der Besprechung mit einem Mausklick zu informieren. So können Sie im Kalender mit wenigen Klicks beispielsweise allen Teilnehmern einer Besprechung oder nur dem Organisator per E-Mail mitteilen, dass Sie zu spät kommen. Dazu steht in den Optionen des Termins im unteren Bereich eine eigene Schaltfläche zur Verfügung. Klicken Sie auf diese, können Sie sehr schnell eine E-Mail erstellen und die Teilnehmer mit wenigen Klicks über die Verspätung informieren. Eine weitere übersichtliche Funktion in Windows Phone 7 ist die Anzeige der nächsten Termine direkt auf dem Sperrbildschirm. Wenn Sie wissen wollen, wann der nächste Termin ansteht und wozu er dient, dürfen Sie das Gerät nicht entsperren.
Apps zur Terminverwaltung für Windows Phone 7
Der Kalender in Windows Phone 7 enthält schon sehr viele Funktionen und ist den Lösungen anderer Smartphone-Plattformen teils deutlich überlegen. Allerdings gibt es noch einige Erweiterungen, mit denen Sie die Terminverwaltung in Windows Phone 7 verbessern und die Übersichtlichkeit erhöhen können. Sie finden dazu im Marketplace verschiedene Apps.
Weekfinder - Kalenderwochen anzeigen
Die App Weekfinder behebt ein Manko in Windows Phone 7, das vor allem professionelle Anwender stört: fehlende Kalenderwochen und Wochennummern. Diese Anwendung steht kostenlos zur Verfügung. Leider kann auch diese App die Kalenderwochen nicht direkt im Kalender einblenden, sondern Sie müssen die Anwendung starten, ein Datum auswählen und sehen dann, in welcher Kalenderwoche sich das Datum befindet.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Wochennummer auszuwählen und zu schauen, welche Tage sich in der entsprechenden Woche befinden. In diesem Bereich gibt es zwar noch die App Kalenderwoche, allerdings unterstützt diese keine Vor- oder Rückschau und ist auch sonst nur bedingt brauchbar. Doch da die App kostenlos ist, spricht nichts gegen einen Test.
Ferien und Feiertage im Überblick
Mit der App ferien+feiertage bekommen Sie Feiertage und Ferien angezeigt, können diese aber nicht in den Windows-Phone-7-Kalender einbauen. Setzen Sie Windows Phone 7 zusammen mit Exchange ein, können Sie Feiertage auch mit Outlook in den Kalender integrieren. Da sich der Kalender in Windows Phone 7 mit Exchange synchronisiert, bekommen Sie auch auf diesem Weg die Termine in das Telefon. Eine Synchronisierung mit Outlook ist in Windows Phone 7 allerdings nicht integriert, Sie müssen entweder den Weg über Exchange gehen oder Outlook mit einem Google-Konto oder einem Windows Live-Konto synchronisieren.
Im Kalender von Outlook lassen sich automatisch die deutschen Feiertage als ganztägige Ereignisse einfügen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte Datei und klicken auf Optionen/Kalender und anschließend im Abschnitt Kalenderoptionen auf die Schaltfläche Feiertage hinzufügen. Anschließend können Sie auswählen, für welches Land Sie Feiertage hinzufügen wollen. Leider steht keine Testversion zur Verfügung, Sie müssen die App für 0,99 Euro kaufen. Vor allem wenn Sie bei der Terminplanung auf Ferien Rücksicht nehmen müssen, ist die App extrem hilfreich.
Zusätzlich gibt es noch die kostenlose App feiertage. Diese enthält allerdings keine Ferientermine, sondern nur die deutschen Feiertage. Leider sind auch diese derzeit nicht vollständig. Mit neuen Versionen ist aber zu erwarten, dass der Entwickler die noch fehlenden Feiertage (zum Beispiel Fronleichnam in Bayern und Hessen) noch nachträgt, sodass diese dann auch vollständig sind. (mje)