Neben den iPhones kommen auch Android-Handys in Unternehmen immer mehr zum Einsatz. Der größte Vorteil der Android-Handys ist neben dem Preis die offene Struktur für Anwendungen. Im Gegensatz zu Apples iPhone geben die Android-Hersteller nicht vor, welche Apps zur Verfügung stehen dürfen, sondern die Entwickler haben relativ freie Hand.
Die Anbindung an Exchange-Server über die ActiveSync-Technologie ist mit Android-Handys genauso möglich wie beim iPhone. Entsprechende Anwendungen sind bereits vorinstalliert oder lassen sich einfach nachrüsten. Anwender können den integrierten Browser für Outlook Web App oder andere Webdienste im Unternehmen nutzen. Es bietet sich aber meistens an, hier auf spezielle Apps zu setzen.
Die auf Android-Smartphones vorinstallierten Anwendungen wie Facebook sind im Firmeneinsatz allerdings eher ein Nachteil. Flugs ist bei entsprechender Fehlkonfiguration das interne Exchange-Adressbuch via Facebook zur Verfügung gestellt, und aus Kunden werden "Freunde".
Ältere Android-Versionen beherrschen keine Sicherheitsrichtlinien oder sichere Anmeldungen und auch keine Synchronisierung mit Exchange-Kalendern. Außerdem benötigen Sie für den effizienten Betrieb von Android-Handys ein Google-Konto, was bei der Bereitstellung vieler Smartphones im Unternehmen Probleme schaffen kann.
Das System Android kann hier zudem Administratoren Kopfzerbrechen bereiten, denn die Vorgaben der unterschiedlichen Smartphone-Hersteller unterscheiden sich voneinander. Viele verwenden keine Standard-Android-Installation, sondern passen diese an. Dies gilt es zu beachten, wenn Sie unterschiedliche Android-Smartphones im Unternehmen einsetzen.
Achten Sie beim Erwerb des Smartphones darauf, welche Funktionen auf dem Gerät vorinstalliert sind. Generell lassen sich mit Android alle Exchange-Versionen ab 2003 synchronisieren. Ab Android 2.2 unterstützen die Smartphones auch Exchange ActiveSync- Postfachrichtlinien, allerdings kann man diese aushebeln.
Android 2.2 und Exchange ActiveSync
Mit den meisten Android-Smartphones können Sie den Posteingang problemlos über Exchange ActiveSync synchronisieren. Das funktioniert auch in der Standardversion, ohne Anpassungen des Herstellers.
Unternehmen, die intern Exchange einsetzen, tun gut daran, nur solche Smartphones zu verwenden, die Exchange ActiveSync unterstützen. Zum einen ist die Synchronisierung wesentlich schneller, stabiler und vor allem zuverlässiger, zum anderen gehen keine E-Mails verloren, und Anwender können auch mit mehreren Geräten synchronisieren.
Mit Exchange ActiveSync (EAS) können Anwender ihr Postfach mit E-Mails, Kontakten und Kalendereinträgen über das Telefonnetz synchronisieren soiw E-Mails empfangen und senden. Wer Android-Handys mit Exchange professionell synchronisieren will, sollte mindestens auf Version 2.2 (Codename Froyo) setzen.
Achten Sie beim Kauf darauf, ob Ihr Gerät kompatibel zu 2.2 ist oder noch die alte Version 2.1 nutzt. Ab Version 2.2 sind Sicherheitsrichtlinien optimal unterstützt, und die Kennwörter lassen sich wesentlich effizienter gestalten. Mit Version 2.2 können Administratoren Voraussetzungen für Kennwörter über ExchangeActiveSync-Postfachrichtlinien vorgeben.
Remote Wipe und Synchronisation
Ab Version 2.2 können Anwender und Administratoren außerdem verloren gegangene Geräte remote löschen (Remote Wipe). Außerdem erlauben Android-Handys erst ab Version 2.2. die Synchronisierung von Exchange-Kalendern.
Ebenfalls erst ab Android 2.2 ist die Verwendung der Auto-Discovery-Funktion möglich. Hier müssen Anwender nur E-Mail-Adresse und Kennwort eingeben, den Rest der Einrichtung erledigt Android über Exchange automatisch, entsprechend konfigurierte Server vorausgesetzt. Diese Funktion entlastet die IT-Abteilung deutlich.
Eine weitere Neuerung seit Android 2.2 ist die Unterstützung der globalen Adressliste in Exchange, sodass Anwender mit Android-Handys das Firmenverzeichnis durchsuchen können, wenn sie eine E-Mail schreiben wollen.
Neben der Synchronisierung über das Telefonnetz können Sie dies mit Android-Handy auch über WLANs durchführen. Sobald das Handy eine Verbindung zu einem Funknetzwerk hat, läuft die Synchronisierung über die kostenlose und schnellere Funkverbindung. Anwender müssen dazu keine Einstellungen vornehmen, vielmehr verbindet das Gerät automatisch mit dem verfügbaren WLAN und verwendet dieses für die Internetanbindung.
Netzwerkanbindung mit Android
Wenn Sie ein Android-Handy mit Exchange synchronisieren wollen, ist es der effizienteste Weg, das Gerät an diejenigen WLANs anzubinden, die Sie am häufigsten verwenden.
Die Einstellung finden Sie über die Anzeige der Anwendungen und Einstellungen\WLAN. Sobald Sie ein WLAN konfiguriert haben, verbindet sich das Handy künftig automatisch mit diesem Netzwerk. Das funktioniert auch, wenn Sie mehrere WLANs einbinden. Eine erfolgreiche Anbindung erkennen Sie am WLAN-Symbol im oberen Bereich. Über Einstellungen\Drahtlos&Netzwerke und durch Drücken der drei Punkte oben rechts blenden Sie in Android 4.4 die Einstellungen für WLAN ein.
In Android 5 rufen Sie dazu Einstellungen\WLAN auf. Klicken Sie auf Erweitert, können Sie zum Beispiel festlegen, dass WLAN im Stand-by-Modus nicht aktiv sein soll und dass Sie keine ständigen Hinweise erhalten wollen, wenn WLANs verfügbar sind. Außerdem können Sie hier das Frequenzband festlegen. Das ist bei der Verbindung besonders wichtig, da nicht alle WLAN-Geräte mit der gleichen Frequenz auf Anbindung warten
Ab Android 2.2 haben Sie die Möglichkeit, die Internetanbindung des Handys mit dem Notebook zu nutzen. Einen entsprechenden Mobilfunkvertrag vorausgesetzt, können Sie das Smartphone im Bedarfsfall als Internet-Router einsetzen. Bei den iPhones funktioniert dies ab iOS 4.3, in iOS 8 hat Apple den Persönlichen Hotspot in der Funktionalität nochmals verfeinert.
Android 2.2 mit Exchange synchronisieren
Um ein Handy mit Android 2.2 für die Exchange-Anbindung zu konfigurieren, müssen Sie keinerlei Drittprodukte installieren. Allerdings haben die Standardkalender so mancher Android-Handys Probleme mit der Anzeige von Exchange-Terminen. Aus diesem Grund ersetzen viele Hersteller die Standardanwendungen oder passen diese an.
Hier bietet es sich an, dass Sie im Market verschiedene Kalender testen, wenn Ihr Gerät Probleme hat. Unternehmen, die neue Smartphones kaufen, sollten auf jeden Fall erst die verschiedenen Hersteller testen, bevor sie sich für ein Gerät entscheiden. Konfiguration und Anbindung von Exchange sind von Gerät zu Gerät unterschiedlich stabil; das gilt vor allem für den Kalender.
Achten Sie darauf, eine aktuelle Version zu laden, wenn Sie eine Zusatz-App für den Kalender nutzen. Lange nicht mehr aktualisierte Kalender-Apps können Exchange-Kalender nicht oder nur instabil anzeigen, da hier Funktionen von Android 2.2 notwendig sind.
Die generelle Anbindung des Exchange-Postfachs funktioniert auf allen Android-Smartphones mit der Standard-App identisch.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Android 2.2
Auf dem Smartphone sind folgende Schritte notwendig, um eine Anbindung an Exchange durchzuführen:
Klicken Sie auf den Anwendungen-Knopf im Homescreen.
Klicken Sie auf E-Mail. Alternativ klicken Sie auf Einstellungen\Konten & Synchronisierung. An dieser Stelle können Sie ebenfalls neue E-Mail-Konten hinzufügen.
Wählen Sie Microsoft Exchange ActiveSync.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort für das Konto ein.
Klicken Sie auf Weiter.
Auf der nächsten Seite geben Sie den Benutzernamen ein. Diesen müssen Sie in der Syntax <Domäne\<Benutzername> eintragen. Hier tippen Sie den Namen der Windows-Domäne ein, an der Sie sich authentifizieren wollen. Bei der Anbindung an ein 1&1-Exchange-Postfach ist das zum Beispiel die Domäne Exchange. Bei Benutzernamen geben Sie den Namen ein, mit dem Sie sich an der Domäne anmelden. Bei der Anbindung eines 1&1-Postfaches verwenden Sie hier den gleichen Namen, den Sie auch in Outlook nutzen. Das ist nicht die E-Mail-Adresse, sondern der Benutzername, den Sie auch bei der Anmeldung an einem Computer verwenden.
Im Feld Server tragen Sie den Namen des Servers ein, mit dem Ihr Exchange-Server an das Internet angebunden ist. In den meisten Fällen handelt es sich hier um den gleichen Namen, den Sie auch in OWA verwenden. Beim Einsatz von 1&1 ist das zum Beispiel profimailer.de.
Klicken Sie anschließend auf Fertig.
Aktivieren Sie noch die beiden Optionen Sichere Verbindung (SSL) verwenden und Alle SSL-Zertifikate akzeptieren und klicken auf Weiter.
Anschließend versucht das Gerät, eine Verbindung herzustellen, und blendet Hinweise ein, dass bestimmte Sicherheitseinstellungen auf dem Gerät geändert werden müssen. Nach der Einrichtung können Sie dann die Änderungen vornehmen.
Danach können Sie dem Konto einen Namen geben. Haben Sie auf dem Server Richtlinien gesetzt, müssen Sie auf dem Gerät in den meisten Fällen noch Einstellungen vornehmen, zum Beispiel eine PIN festlegen, mit der Sie das Gerät entsperren können. Anschließend stehen die E-Mails über das Anwendungsfenster im Bereich E-Mails zur Verfügung.
Android 4.x/5 mit Exchange und Office 365 verbinden
Für Android stehen leider nicht so viele Zusatz-Apps für die Anbindung an Office 365 zur Verfügung wie für iPhone und iPads. Es gibt zwar Apps für die Anbindung an Office 365, die auf Android-Smartphones laufen. Diese sind aber nicht ohne weiteres auf Tablets funktionsfähig. Sie können zwar mit verschiedenen Tricks und Hacks auf gerooteten Geräten auch diese Apps lauffähig machen, allerdings lohnt sich hier meistens der Aufwand nicht.
Um das E-Mail-System sowie die Kontakte, den Kalender und die Aufgaben mit Android zu synchronisieren, gehen Sie in aktuellen Versionen wie unten beschrieben vor. Leider erkennt Android nicht sehr zuverlässig und einfach über die Autodiscovery-Funktion von Office 365/Exchange die notwendigen Daten für Anmeldung und den Server. Daher müssen Sie während der Einrichtung auch den Servernamen eingeben, um sich an Office 365 anzubinden:
Rufen Sie Einstellungen auf, und klicken Sie auf Konto hinzufügen.
Wählen Sie Microsoft Exchange. In Android 5 wählen Sie Exchange.
Geben Sie im neuen Fenster die E-Mail-Adresse und das Kennwort für die Anbindung an Office 365 ein. In Android 5 geben Sie im ersten Fenster nur die E-Mail-Adresse an.
Im nächsten Fenster geben Sie bei Domain-/Nutzername noch einmal Ihre E-Mail-Adresse ein. Auch das Kennwort müssen Sie hier erneut eingeben. Als Servernamen tragen Sie outlook.office365.com ein.
Wenn in Office 365 Sicherheitseinstellungen festgelegt sind, müssen Sie diese anschließend bestätigen.
Danach können Sie, wie bei iPhones/iPads festlegen, was Sie alles synchronisieren wollen.
Schließen Sie die Einrichtung des Kontos ab.
Wenn Sie die E-Mail-App in Android aufrufen, müssen Sie unter Umständen noch Sicherheitseinstellungen bestätigen. Beim nächsten Start synchronisiert das Gerät dann Ihre E-Mails. In Android 5 ist nicht mehr die Standard-E-Mail-App für die Anbindung an Exchange/Office 365 zuständig, sondern die neue Gmail-App.
Webzugriff auf Exchange/Office 365 und Einstellungen ändern
Per Browser ist auf dem Android-Gerät auch ein Zugriff auf Outlook Web App möglich. Allerdings können Sie dann nur die eingeschränkte Version von OWA nutzen. Das Lesen von E-Mails in OWA ist nicht so bequem wie über die E-Mail-Funktion des Androids, aber möglich. Der direkte Zugriff per Exchange ActiveSync ist hier effizienter.
Allerdings können Sie über die Optionen in OWA zum Beispiel Einstellungen für Ihr Exchange-Postfach ändern, etwa den globalen Abwesenheitsassistenten für Ihr Postfach oder die automatische Signatur. Diese Einstellungen können Sie nicht direkt im Android anpassen, außer Sie installieren zusätzliche Apps.
Haben Sie die erste Einrichtung abgeschlossen, können Sie die Einstellungen verfeinern. Rufen Sie dazu die Anwendungen auf dem Handy auf und klicken auf Einstellungen\Konten. Hier sehen Sie alle Konten, die Sie eingerichtet haben, auch Ihr Exchange-Office-365-Konto. Alle Exchange-Konten werden hier im Bereich Exchange zusammengefasst.
Wenn Sie die Standard-App verwenden, lassen sich mehrere Exchange-Konten einrichten. Sie können über das Konto einstellen, ob das Handy auch die Kontakte und den Kalender synchronisieren soll. Beide Bereiche sind nach der Anbindung von Android an Exchange automatisch aktiv. Allerdings unterstützen Android-Handys keine verschiedenen Ordner für Kontakte. Sie können nur die generelle Synchronisierung aktivieren oder deaktivieren, anders als beim iPhone.
Leider unterstützen weder iPhone noch Android eine Synchronisierung von Exchange-Aufgaben oder Notizen. Hier müssen Sie auf Zusatzanwendungen setzen. Das gilt leider auch noch in Android 5. Wenn die Administratoren vorgeben, dass sich ein Handy nach einer bestimmten Zeit automatisch sperren soll und bei Reaktivierung eine PIN erfordert, sperren sich Android-Handys mit Version 2.2 spätestens nach 15 Minuten. Anwender können diese Einstellungen mit dem Programm ExtendLockTime selbst ändern. Die kostenlose Anwendung lässt sich leicht über den Market auf dem Handy installieren.
Zusatzanwendungen für Exchange-/Office-365-Anbindung
Wer Android-Handys mit Exchange verbinden will, findet im Market zahlreiche - zum Teil kostenlose - Apps, die viele Probleme der Standardanwendung in Android 2.2 beheben.
Eine interessante Anwendung ist auch Enhanced Email. Damit lassen sich weitergehende Einstellungen ändern sowie Ports und Zertifikate besser verwalten. Corporate Addressbook hingegen ermöglicht einen besseren Zugriff auf die globale Adressliste (GAL) von Exchange, und Out of Office Assistant kann den Abwesenheitsassistenten über Android steuern. Hier können Sie aber besser auf die Microsoft OWA-App für Android setzen.
Viele Hersteller, zum Beispiel HTC, bauen eigene Anwendungen für die Exchange-Anbindung ein, die wesentlich besser funktionieren als die Standard-App. Wollen Sie zum Beispiel Besprechungsanfragen beantworten, kann das die Standard-App nicht optimal; HTC-Androids arbeiten hier etwas besser, wenngleich nicht optimal. Die Standardanwendung unterstützt problemlos das Anbinden mehrerer Exchange-Konten. Hat ein Hersteller diese Anwendung aber ersetzt, lässt sich häufig nur noch ein Exchange-Konto anbinden, was zum Beispiel bei HTC der Fall ist.
Fazit
Was früher nur mit Windows-Mobile-Geräten möglich war, haben mittlerweile viele Handyanbieter lizenziert: Exchange ActiveSync. Unternehmen, die selbst Exchange betreiben, oder Anwender, die ein Hosted-Exchange-Postfach verwenden, tun gut daran, ihr Postfach über diese Technologie zu synchronisieren.
Auf diese Weise lassen sich schnell und unkompliziert E-Mails lesen und schreiben, die später auch in Outlook verfügbar sind. Die Synchronisation von Kalendern und Kontakten ist ebenfalls möglich. Da Android ein sehr offenes Systems ist, unterscheiden sich Einrichtung und Geschwindigkeit zwischen den verschiedenen Herstellern.
Im direkten Vergleich zwischen iPhone- und Android-Geräten haben es Administratoren mit dem Apple-Gerät leichter. Dank des iPhone-Konfigurationsprogramms lässt sich genauer und besser festlegen, welche Anwendungen auf den Endgeräten installiert sein dürfen, und auch die Exchange-Konfiguration ist sehr viel einfacher zu automatisieren.
Durch die Pflichteinrichtung eines Google-Kontos auf vielen Android-Smartphones ist die Bereitstellung im Unternehmen unnötig komplex. Dass spezielle Apps die Exchange-ActiveSync-Postfachrichtlinien einfach aushebeln, dürften sicherheitsbewusste Administratoren ebenfalls nicht gerne sehen. (cvi)