Unternehmen müssen bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen eine immer größere Datenflut bewältigen. Durch eine klare Strategie für das Enterprise Content Management (ECM) behalten sie den Überblick über alle wichtigen Geschäftsinformationen und erfüllen zudem Compliance-Anforderungen bei der Datenspeicherung.
Immer wichtiger wird für Firmen im Rahmen von ECM-Prozessen die effektive digitale Verwaltung aller Arten von Vertrags-Dokumenten, wie etwa Arbeits-, Wartungs-, Kredit-, Partner-, Miet-, Kauf-, Leasing-, Liefer- oder Werkverträge. Hinzu kommen die vertragsrelevanten Dokumente. Dazu zählen beispielsweise E-Mails mit Ergänzungen, Korrekturen und Anmerkungen zu den Verträgen, verschiedene Vertragsversionen, aber auch Verweise auf andere Vertragsdokumente.
Verträge zentral verwalten
Unternehmen, die ein standardisiertes und formalisiertes digitales Vertrags-Management umsetzen wollen, sollten laut dem Münchner Beratungshaus Pentadoc folgende vier Punkte beachten:
1. Alle Verträge sind in zentral in einem einzigen System zu verwalten. Dazu müssen bislang dezentrale Ablageorte, Speichersysteme und Datenbanken konsolidiert werden.
2. Mehr Transparenz in digital gespeicherte Vertragsdokumente bringen Unternehmen, indem sie Meta-Daten erfassen. Dazu gehören zum Beispiel Informationen wie Vertragsbeginn und -ende, Lieferdaten, Zahlungstermine sowie der Vertragswert. Insbesondere bei älteren Verträgen zahlt sich dies aus.
Analyse-Werkzeuge sind ein Muss
3. Firmen, die ein digitales Vertrags-Management implementieren, sollten auf Reporting- und Analyse-Tools nicht verzichten. Diese unterstützen das Management beziehungsweise die Geschäftsleitung dabei, die gesuchten Vertragsinformationen zeitnah und exakt zu finden. Dadurch lassen sich zum Beispiel Risiken, etwa die Nicht-Einhaltung von Fristen, reduzieren und Konventionalstrafen vermeiden. Die Suche nach Inhalten erfolgt auf der Grundlage vorab definierter Abfragen.
4. Ein digitales Vertrags-Management sollte in ERP-, CRM- und E-Procurement-Lösungen sowie in andere Business-Applikationen integriert werden. Dadurch lassen sich Vertragsvereinbarungen automatisiert erfüllen sowie Genehmigungsverfahren optimieren.