Ein Leitfaden
So gelingt Unternehmen die Einführung von Enterprise Mobility
MDM, EM, MAM, BYOD oder CYOD - es wird viel über Lösungen zur Mobilität von Daten und Mitarbeitern geschrieben und gesprochen. Zahlreiche Unternehmen haben schon Enterprise-Mobility-Lösungen eingeführt und berichten über Effizienzgewinne und zufriedene Mitarbeiter. Doch noch immer fragen sich viele Verantwortliche, ob sie Enterprise Mobility überhaupt benötigen und sich damit beschäftigen müssen. Lohnt sich der Aufwand und wie lässt sich die Transformation bewerkstelligen?
Dieser Leitfaden soll zur Übersicht beitragen und als Schritt-für-Schritt Anleitung zur Implementierung von Enterprise Mobility dienen, damit Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens erhöhen und sich für die Herausforderungen der Zukunft rüsten können.
- Sieben Schritte zum MDM
Wie kommt ein Unternehmen zu einem sicheren Mobile-Device-Management? - Mobility-Strategie
Zunächst muss jedes Unternehmen für sich definieren, welche Rolle das Thema Mobilität generell spielen und inwiefern MDM in eine Arbeitsplatzstrategie eingebettet werden soll. Dabei empfiehlt FI-TS, künftige Anforderungen in die Planung einzubeziehen. In der ersten Planungsphase müssen unternehmensspezifische Bedürfnisse evaluiert, der Status quo beurteilt und die Ziele für den MDM-Einsatz benannt werden. - ByoD – ja oder nein?
Die zweite wichtige Entscheidung lautet: Darf der Mitarbeiter sein eigenes privates Gerät beruflich verwenden, oder sollen firmeneigene Devices genutzt beziehungsweise angeschafft werden? Und: Welche Mitarbeiter benötigen überhaupt ein Mobilgerät? Für und gegen Bring your own Device (ByoD) gibt es jeweils viele Argumente. FI-TS hat sich für Firmengeräte entschieden – mit der Begründung, dass diese Variante weniger Sicherheitsrisiken berge. Die Festlegung auf ein Betriebssystem erleichtere die Umsetzung. - Anbieter wählen
Auf dem Markt für MDM-Lösungen tummeln sich zahlreiche Anbieter. Die Unterschiede im Angebot seien oft marginal, so FI-TS. Der Dienstleister plädiert deshalb für einen Anbieter „mit Branchenfokus“, weil dieser mit den spezifischen Anforderungen eines Industriezweigs vertraut sei und die wichtigen Features bereitstelle. - Technische Lösung
Eine MDM-Lösung umfasst im Wesentlichen folgende Funktionen: die Durchsetzung von Policies zur Absicherung des Endgeräts inklusive Daten und Apps, Richtlinien zur Trennung der beruflichen von der privaten Nutzung und zur Regulierung des Zugriffs auf interne sowie externe Daten, dazu Passwort- Bestimmungen und externe Gerätesteuerung für den Notfall. Ausführliche Beratung und ein sorgfältiger Vergleich der Lösungen sind unerlässlich. - Betriebsrat & Co.
Rechtlich handelt es sich bei MDM-Einführungen um Vertragsanpassungen oder Nutzungsvereinbarungen. Darin involviert beziehungsweise damit abgedeckt sind Pflichten und Rechte von Arbeitnehmern und -gebern sowie geldwerte Vorteile, aber auch das Fernmeldegeheimnis. Auf der organisatorischen Seite empfiehlt es sich, Betriebsrat, interne Kommunikation und Personalabteilung frühzeitig in die Planungen einzubeziehen, um Daten- und Mitarbeiterschutz, Personalschulungen, User-Support und begleitende Kommunikationsmaßnahmen abzustimmen. - Rollout und Testen
Ein Pilotprojekt mit einer begrenzten Zahl von Test-Usern könne bereits im Vorfeld des Rollouts gröbere Fehler aufdecken und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung überprü- fen, so FI-TS. Der Rollout selbst sollte von einem Monitoring des technischen Betriebs und der Admin-Prozesse begleitet sein. In dieser Phase lassen sich Nachbesserungen vornehmen sowie das User-Verhalten überwachen und eventuell durch Kommunikationsmaßnahmen unterstützen. - User-Support
Bei der Einführung eines MDM geht es nicht um die reine Technik. Hier stehen vor allem die Mitarbeiter im Blickpunkt. Die sind unbedingt frühzeitig über die neue Mobility-Strategie des Unternehmens zu informieren. Während und nach dem eigentlichen Rollout müssen sie umfassend geschult und beraten werden. Manche Mitarbeiter brauchen ja vielleicht ein wenig Zeit, um sich an die neuen Geräte und Handhabungen zu gewöhnen. Für ein erfolgreiches MDM ist zudem wichtig, dass sie nicht nur über die technische Bedienung aufgeklärt werden, sondern auch über ihre Rechte und Möglichkeiten.
Evaluation des Enterprise Mobility Potenzials
Die Einführung einer Enterprise-Mobility-Lösung hat einen erheblichen Einfluss auf die Art der Arbeit, den Wissensaustausch und die Ausrichtung des Geschäfts. Vor der eigentlichen Einführung sollten Sie also fragen, in welchem Zustand sich Ihr Unternehmen hinsichtlich dieser Punkte befindet und wo sich Optimierungspotenziale offenbaren.
Viele zusätzliche Informationen haben einen Einfluss auf den Bedarf nach einem mobilen Unternehmen. Allerdings gibt es hier leider keine allgemein gültige Lösung. Selbst Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern können einen hohen Bedarf an mobilen Prozessen haben. Auch die Vorteile für die einzelnen Abteilungen können variieren. Daher sollte eine Analyse von Experten durchgeführt werden, um den Bedarf zu ermitteln.
Schritt 1: Wie verändert Enterprise Mobility die Informationsverarbeitung?
Die optimale Datenbereitstellung ist für die meisten Unternehmen essentiell, denn mittlerweile kann es sich keine Branche mehr erlauben, auf wichtige Informationen zu warten. Stellen Sie sich also die Frage, wie wichtig es für Ihr Business ist, dass Informationen für Vertriebs- und Service-Mitarbeiter in Echtzeit bereitstehen. Sollen Ihre Mitarbeiter auch unterwegs auf benötigte Unternehmensdaten zugreifen? Oder sind in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, die auch von zuhause aus arbeiten?
Die vollständige Verfügbarkeit von Informationen ist einer der entscheidenden Gründe für Enterprise Mobility. Mitarbeiter können auch unterwegs "vollwertig" arbeiten. Sie müssen nicht jedes Mal bei ihren Kollegen im Büro nachfragen, wenn wichtige Information benötigt werden, sondern schauen einfach in der entsprechenden Business App in ihrem Smartphone nach. Aber nicht nur Mitarbeiter benötigen schnell und zuverlässig Informationen. Es lassen sich Prozesse optimieren, wenn Daten zwischen Geräten oder Maschinen automatisiert übertragen und verarbeitet werden.
Der wichtigste Punkt ist aber die Sicherheit der Daten. Eine kürzlich von Lünendonk durchgeführte und von Seven Principles begleitete Studie ergab, dass Unternehmen ohne Mobile-Enterprise-Strategie einem sehr viel höheren Risiko durch frei verfügbare Apps ausgesetzt sind. Mitarbeiter laden sich sensible Unternehmensinformationen auf ihre eigenen Geräte und schicken sich E-Mails an ihre privaten Adressen, weil es schnell gehen muss und sie eine Lösung benötigen - auch, wenn dies nicht erlaubt ist. Werden die Geräte gehackt oder gehen verloren, kann dies einen erheblichen Schaden für das Unternehmen bedeuten. Sichern Sie daher die Geräte und schützen Sie Ihre Daten. Dafür gibt es mittlerweile ausgereifte technische Lösungen. Wir empfehlen zusätzlich auch die Mitarbeiter zu schulen.