E-Mail-Management

Bei E-Mail-Archivierung kommt Compliance zu kurz

01.05.2013 (aktualisiert) | von Andreas Schaffry (Autor) 
Andreas Schaffry
Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und seit 2006 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
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Deutsche Unternehmen halten die gesetzeskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails für wichtig. Doch mehr als zwei Drittel erfüllen dabei Compliance-Richtlinien nicht. Zwar sind sich die Firmen der Problematik bewusst, doch an der Umsetzung hapert es in vielen Fällen noch.
Deutsche Unternehmen erwarten heute von den für Business-Zwecke eingesetzten E-Mail-Lösungen mehr als den Schutz vor Spam und anderer Malware. Vor allem das Thema Compliance gewinnt zunehmend an Bedeutung.
Bei der Verwaltung und langfristigen Archivierung geschäftlicher E-Mails sind nämlich zahlreiche Richtlinien, Gesetze und Vorschriften zu beachten. Werden diese nicht eingehalten und gehen wichtige Geschäfts-Mails verloren, kann dies unangenehme Folgen haben. Es drohen saftige Bußgelder, im schlimmsten Fall eine Strafanzeige.
84 Prozent der Firmen wünschen sich daher eine E-Mail-Lösung, mit der sich beim Umgang mit E-Mails gesetzliche Vorschriften wie auch interne Richtlinien erfüllen lassen. Das zeigt eine Umfrage von Retarus, einem Anbieter von Managed-E-Mail-Services aus München, unter mehr als 360 Sicherheitsverantwortlichen.

Stiefkind E-Mail-Archivierung

Doch speziell bei der gesetzeskonformen Archivierung geschäftlicher E-Mails gibt es noch Nachholbedarf. Zwar archivieren 90 Prozent der Betriebe Geschäfts-Mails, doch rund die Hälfte erfüllt diese Aufgabe nicht Compliance-konform. Das ergab eine Befragung des Berliner E-Mail-Sicherheitsdienstleisters Eleven von 150 Unternehmen.
Theorie und Praxis: Deutsche Unternehmen messen der rechtssicheren E-Mail-Archivierung eine hohe Bedeutung zu. An der praktischen Umsetzung hapert es noch.
Theorie und Praxis: Deutsche Unternehmen messen der rechtssicheren E-Mail-Archivierung eine hohe Bedeutung zu. An der praktischen Umsetzung hapert es noch.
Theorie und Praxis: Deutsche Unternehmen messen der rechtssicheren E-Mail-Archivierung eine hohe Bedeutung zu. An der praktischen Umsetzung hapert es noch.
Foto: Eleven
Dieses Ergebnis überrascht, denn immerhin gaben knapp zwei Drittel der Umfrageteilnehmer zu Protokoll, dass im Rahmen ihrer E-Mail-Strategie die E-Mail-Archivierung eine wichtige oder sehr wichtige Rolle spielt. Nur neun Prozent halten die Archivierung von E-Mails für nebensächlich.
Derzeit haben nur rund 40 Prozent der Befragten eine spezielle E-Mail-Archivierungslösung implementiert, und mehr als ein Drittel hat dies mittelfristig vor; rund ein Viertel der Befragten hat keine entsprechenden Pläne. Mehr als ein Viertel der Betriebe speichert E-Mails immer noch von Hand, weitere 23 Prozent setzen dafür lediglich eine Backup-Lösung ein. Doch beide Aufbewahrungsarten entsprechen nicht den gesetzlichen Vorgaben.
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