Exchange-Praxis: Aufbewahrungsrichtlinien richtig einsetzen

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Legal Hold)

Die neue Funktion zur automatischen Aufbewahrung wichtiger E-Mails in Exchange Server 2010 trägt die Bezeichnung Legal Hold. Mit ihr kann man alle Postfächer oder die Postfächer einzelner Empfänger einfrieren, um sicherzustellen, dass Anwender E-Mails bearbeiten und löschen können, wichtige Informationen aber dennoch erhalten bleiben. Legal Hold hält also die Nutzer keineswegs von ihrer Arbeit ab, sondern verhindert lediglich, dass Postfächer, Postfachelemente und wichtige Nachrichten versehentlich gelöscht werden - ob nun durch den Administrator oder von einem automatischen Mechanismus. .

Objekte, die Sie auf Legal Hold setzen, also einfrieren, sind darüber hinaus für einen fest definierten Personenkreis organisationsweit zugänglich, auch wenn sie sich in verschiedenen Postfächern befinden.

Das entlastet die IT-Abteilung, während beispielsweise die Personal- oder Rechtsabteilung auf notwendige Daten zugreifen kann. Löscht ein Anwender, Administrator oder ein Prozess ein Objekt in einem Postfach, wird es von Exchange in einem unsichtbaren Ordner für gelöschte Objekte gespeichert. Aus diesem lassen sich solche Objekte wieder herstellen oder auch lesen. Anwender haben keinerlei Möglichkeiten, diesen Prozess zu umgehen.

Mitglieder der rollenbasierten Verwaltungsgruppe Discoveryverwaltung haben das Recht, Postfächer auf Legal Hold zu setzen. Das bedeutet, dass Administratoren diese Rechte delegieren können. Standardmäßig erhalten Anwender keine Informationen darüber, dass ihr Postfach auf Legal Hold gesetzt wurde. Sie müssen die jeweiligen Empfänger manuell informieren oder einen Kommentar für das entsprechende Postfach hinterlegen.

Legal Hold für Postfächer festlegen

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Legal Hold) für Postfächer konfigurieren Sie in der Exchange-Verwaltungs-Shell. Der Befehl lautet

Set-Mailbox <Alias oder Mailadresse> -LitigationHoldEnabled $true

Mit

Set-Mailbox <Alias oder Mailadresse> -LitigationHoldEnabled $false

deaktivieren Sie die Funktion wieder, mit

get-mailbox <Alias oder Mailadress> |fl LitigationHoldEnabled

lassen Sie sich den aktuellen Status anzeigen. (mje)