Exchange-Praxis: Aufbewahrungsrichtlinien richtig einsetzen

Aufbewahrungsrichtlinie anwenden

Nachdem Sie Aufbewahrungsrichtlinien-Tags erstellt und diese mit einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft haben, müssen Sie die Richtlinie noch auf Empfänger anwenden.

Auch dieser Vorgang lässt sich nur in der Exchange-Verwaltungs-Shell durchführen. Sie können die Richtlinie auch den Mitgliedern einer Verteilergruppe zuordnen und dazu sogar dynamische Verteilergruppen verwenden. Im folgenden Beispiel verknüpfen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie mit den Mitgliedern der Verteilergruppe Einkauf:

Get-DistributionGroupMember -Identity ".Einkauf" | Set-Mailbox -RetentionPolicy "RP".

Kann der Assistent einzelnen Empfängern keine Richtlinie zuweisen, übergeht er diese Anwender und zeigt entsprechende Fehler an. Wollen Sie in der Exchange-Verwaltungs-Shell überprüfen, ob einem Empfänger eine Richtlinie zugewiesen ist, geben Sie den Befehl

get-mailbox<Alias> |fl

ein. Um die Ansicht etwas besser zu filtern, bietet sich der Befehl

get-mailbox <Alias> |fl displayname, *retention*

an.

Wenn Sie eine Richtlinie einem Anwender zuweisen, indem Sie über Mitgliedschaft von Verteilergruppen filtern, ist der Vorgang nicht dynamisch. Falls Sie später den Anwender von der Gruppe entfernen oder Benutzer hinzufügen, hat das keinerlei Auswirkungen auf die Zuordnung von Richtlinien. Anwender können manuell in Outlook über die Auswahl von Richtlinie zuweisen persönliche Tags vergeben, die dann für die Archivrichtlinie verwendet werden.

Über das Kontextmenü von E-Mail in Outlook Web App oder Outlook können Anwender Richtlinien auf Objekte oder ganze Ordner anwenden. In den Eigenschaften eines Ordners auf der Registerkarte Richtlinien können Anwender selbst eine Richtlinie auswählen, die für E-Mails in diesen Ordner gelten.