Zehn mal zehn goldene IT-Regeln, Teil II

Zehn goldene Netzwerkdrucker-Regeln

Netzwerkdrucker sind für tägliche Geschäftsprozesse vielerorts unabdingbarer Bestandteil der IT-Infrastruktur. Entsprechend sorgfältig sollte die Auswahl erfolgen. Dank anwenderfreundlicher Setup-Routinen sind sie meist mit wenigen Mausklicks ins Netzwerk eingebunden. Richtig konfiguriert, sollten sie im besten Fall selten Benutzer- oder gar Administratoreingriffe erfordern.

1. Erst analysieren, dann kaufen

Analysieren Sie mit Hilfe der gängigen Druckermanagement-Tools vor dem Kauf oder Austausch eines Netzwerkdruckers eingehend das Druckaufkommen und verhalten. Wie hoch ist das Druckvolumen tatsächlich und wurden die installierten Optionen wie Duplex-Einheit oder Sorter überhaupt genutzt? Wenn Optionen gemäß der Analyse tatsächlich erforderlich sind, sollte ein entsprechend vorkonfiguriertes Modell gewählt werden. Nachträgliches Aufrüsten mit Hardware ist meist unverhältnismäßig teuer.

2. Anschaffungskosten detailliert betrachten

Sowohl die laufenden Kosten für den Druckbetrieb und Support wie auch etwaige Garantieverlängerungen sind in die Kalkulation einzubeziehen. Verbreitet ist immer noch die spärliche einjährige Herstellergarantie. Entsprechend zu empfehlende Upgrades hinsichtlich des Service und der Garantie kosten schnell einige Hundert Euro. Daher sollte vor dem Kauf eine ausstattungsbereinigte Betrachtung erfolgen. Darüber hinaus bieten viele Hersteller nutzungsabhängige Abrechnungsverfahren an, die man mit oben angeführter Analyse richtig einordnen kann.

3. Druckvolumen permanent überwachen

Analysieren Sie mit den gängigen Management-Tools regelmäßig das tatsächliche Druckaufkommen. Häufig sind die Drucker nicht gemäß ihrer wirklichen Leistungsfähigkeit eingesetzt. Entsprechendes Optimieren durch auslastungsbezogene Positionierung der Geräte macht manche Neuanschaffung überflüssig. Gleiches gilt für nicht genutzte Funktionen oder Optionen wie Farbdruck oder Duplex, die an anderer Stelle unter Umständen sinnvoller eingesetzt wären.