Wie Experten ihre E-Mails organisieren

Was können Empfänger tun?

Hess hat auch drei Ratschläge für die Empfänger von Mails parat. Diese lauten:

• Den Posteingang regelmäßig bearbeiten - aber nicht ständig: Sachbearbeiter mit direktem Kundenkontakt werden ihre Mails öfter ansehen müssen als andere Kollegen. Dennoch sollte man den Posteingang nicht ständig öffnen, sondern sich einen regelmäßigen Turnus angewöhnen. Wichtig: Zu diesem gehört auch eine regelmäßige Pause.

• E-Mails sichten und E-Mails abarbeiten unterscheiden: Beim morgendlichen Sichten geht es um das Identifizieren dringender Baustellen. Diese (und nur diese) müssen sofort abgearbeitet werden. Das Postfach bleibt dabei zu. Erst danach werden die anderen Nachrichten abgearbeitet.

• Sich im Entscheiden üben: Wem seine Menge an Mails ein schlechtes Gewissen verursacht, der sollte seine Entscheidungskompetenz trainieren. Hess erklärt: "Wenn Sie im 'Bearbeiten-Modus' sind, dann lassen Sie sich selbst nicht vom Haken, ehe Sie zu jeder Mail eine Entscheidung getroffen haben, was mit ihr geschehen soll." Diese Entscheidung sollte dann auch gleich umgesetzt werden.

Manchmal geht es auch ganz ohne Mails

Übrigens lassen sich eine ganze Reihe Mails vermeiden, indem für gemeinsame Projekte ein Teamlaufwerk angelegt wird. Hess zitiert hier das Beispiel der üblichen Meeting-Protokolle. Diese müssen nicht per Mail versendet werden, sagt sie. Statt dessen kann sich ein Team darauf einigen, dass das Protokoll spätestens zwei Tage nach dem Meeting erstellt und in dem Laufwerk abgelegt wird. Hat jemand Änderungswünsche, meldet er sich innerhalb von vier Tagen. Danach gilt das Protokoll als verabschiedet. Hess erklärt: "Bei diesem Vorgehen wird keine einzige Mail verschickt!"