Urlaubsregelung - in Outlook 2013 mit Postfachberechtigungen arbeiten

Urlaubszeit ist Reisezeit, da sollte man vorsichtshalber anderen Benutzern Zugriff auf das eigene Postfach beziehungsweise auf Ordner gewähren oder Stellvertreter definieren. Viele Einstellungen können Anwender ganz einfach selbst vornehmen.

Benutzer rufen dazu in Outlook das Kontextmenü ihres Postfaches auf und erteilen nach Auswahl der Option Ordnerberechtigungen auf der Registerkarte Berechtigungen zusätzliche Berechtigungen für andere Anwender. Diese Anwender können sich dann wiederum im Netzwerk mit dem Quell-Postfach verbinden und dieses an Outlook mit den zugeteilten Rechten anbinden.

Damit andere Anwender in Outlook über die Registerkarte Datei und die Auswahl von Öffnen und exportieren\Ordner eines anderen Benutzers auf den Posteingang zugreifen können, reicht es auch aus, wenn Sie in den Eigenschaften für den Posteingang auf der Registerkarte Berechtigungen die entsprechenden Rechte setzen.

Die Rechte, die Sie über die Ordnerberechtigungen festlegen, ermöglichen anderen Anwendern auch, Ihr Postfach dauerhaft in Outlook einzubinden, ohne bei jedem Zugriff über die Registerkarte Datei gehen zu müssen.

Rechte über Outlook verwalten

Wollen Sie anderen Anwendern Zugriff auf nachträglich erstellte Ordner in Ihrem Postfach geben, müssen Sie zunächst die Rechte für das Postfach setzen und danach für die einzelnen Ordner, ebenfalls wieder über das Kontextmenü des Ordners. Alle Rechte die Sie dem Benutzer Standard zuweisen, gelten für alle Anwender die sich in der Exchange-Infrastruktur oder Ihrer Office-365-Umgebung anmelden. Ändern Sie Rechte für den Benutzer Anonym, gelten diese für alle Anwender im Netzwerk, auch für die Anwender, die sich nicht authentifizieren.

Im ersten Schritt klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Adressbuch den Benutzer aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach oder einen Ordner erteilen wollen. Wollen Sie Berechtigungen erteilen, können Sie zunächst über das Dropdown-Menü Berechtigungsstufe eine Sammlung von Rechten auswählen. Durch die Auswahl aktiviert Outlook die Rechte in den Bereichen Lesen, Schreiben, Elemente und Sonstiges. Sie können diese Rechte auch manuell aktivieren. Outlook passt in diesem Fall die Anzeige der Berechtigungsstufe automatisch an. Die Rechte haben dabei folgende Bedeutung:

• Keine - Benutzer mit dieser Stufe haben keinerlei Berechtigung. Verwenden Sie diese Stufe für die Standardbenutzer, wenn Sie für einen Ordner explizite Berechtigungen festlegen wollen. Sie können einzelne Benutzer oder Gruppen aufnehmen und sicherstellen, dass nur diese Berechtigung auf den Ordner haben.

• Besitzer - Diese Berechtigungsstufe ist die höchste Stufe, die Sie erteilen können. Benutzer mit diesem Recht haben vollständigen Zugriff auf das Postfach und dürfen auch Daten löschen.

• Veröffentlichender Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Außerdem dürfen diese Anwender auch Unterordner im Postfach erstellen und diese verwalten.

• Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Diese Anwender dürfen keine Unterordner im Postfach erstellen. Grundsätzlich handelt es sich um die gleichen Rechte wie Veröffentlichender Bearbeiter mit dem fehlenden Recht, Unterordner zu erstellen.

• Veröffentlichender Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Anwendern oder dem Besitzer erstellt wurden. Die Anwender dürfen Elemente im Postfach erstellen und Unterordner erstellen.

• Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Anwendern oder dem Besitzer erstellt wurden. Die Anwender dürfen Elemente im Postfach erstellen, aber keine Unterordner anlegen.

• Nicht bearbeitender Autor - Anwender mit diesem Recht dürfen alle Elemente im Postfach lesen und eigene Elemente löschen, aber keine anderen Elemente. Außerdem dürfen die Anwender selbst Elemente erstellen, aber keinerlei Änderungen mehr vornehmen.

• Prüfer - Anwender mit diesem Recht dürfen keinerlei Elemente erstellen oder bearbeiten, sondern lediglich auf den Inhalt des Postfachs zugreifen und diesen lesen.

• Mitwirkender - Benutzer mit diesen Rechten dürfen Elemente erstellen und sehen die Ordner. Sie dürfen aber keine Daten lesen und keine Daten löschen.