E-Mailverkehr im Griff
So vermeiden Sie typische Fehler beim E-Mail-Management
Sichere Mailübertragung
Mails können beispielsweise über SSL oder TLS gesichert werden. Dies ist die vermeintlich beste Lösung, um reine Text-Nachrichten sicher zu übertragen. Aber dieses Verfahren ist nicht praktikabel. „Es gehören immer zwei dazu", sagt Peterson. Er merkt an, dass derzeit weniger als eine Promille der E-Mail-Nachrichten über sichere Kanäle versandt werden. Peterson sagt, dass hauptsächlich Regierungs-Behörden und Gesundheits-Unternehmen Mails sicher von Endpunkt zu Endpunkt übertragen. Diese sind gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Sie können jedoch auch mit Hardware gegen Spam oder Phishing vorgehen. David Cahill, ein Sicherheit-Experte bei ESB, sagt, dass sein Unternehmen die E-Mail-Sicherheit für mehr als 1100 Angestellte zentral verwalten musste. Hierfür haben sie ein Gerät herausgesucht, bei dem die Migration in die E-Mail-Infrastruktur einfach ausfiel.
Egel, welche Technik verwendet wird, um gegen Spam und Phishing vorzugehen, es ist immer noch nahezu unmöglich alle Spam-Nachrichten zu blockieren, sodass immer ein paar im Posteingang des Nutzers landen. Phishing-E-Mails sind heutzutage so ausgefeilt, dass diese sogar Schadprogramme verteilen können, indem Sie einfach geöffnet werden. Der Empfänger muss also nicht einmal auf irgendetwas innerhalb der E-Mail klicken.
Aktionsplan:
Reduzieren Sie die Spam- oder Phishing-Nachrichten, indem Sie zu Techniken verwenden, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Richtlinien genau erklären, was die Angestellten im Fall von verdächtigen E-Mails tun sollten.
- Digital-Experte
Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager". - Änderungen kommunizieren
Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert. - Zeitfresser identifizieren
Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen. - Zeitfenster nutzen
Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten. - Zweiter Grundsatz
E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt. - Erster Grundsatz
Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Ihre E-Mails in der Cloud speichern
Viele Cloud-Anbieter helfen Unternehmen dabei den Ressourcen-intensiven Job der E-Mail-Verwaltung zu übernehmen. Aber die Unternehmen müssen die vollen Auswirkungen kennen.
Technisch gesehen sind die Schritte sehr einfach. Es dauert nicht lang, um die MX-Aufnahmen umzuleiten. Aber wenn Sie zu voreilig sind, kann die Expansion in die Cloud negative Folgen haben. Es gibt noch andere wichtige Dinge, die die E-Mail-Manager beachten müssen, bevor Sie so eine wichtige Unternehmensfunktion wie den Mailverkehr an Drittanbieter übertragen.
Aktionsplan:
Sie müssen das SLA (Service-Level-Agreement) verstehen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen und der Cloud-Anbieter einen Plan B für den Fall eines Ausfalls haben.
Stellen Sie sicher, dass der Provider verlässliche Sicherungen erstellt und dass Sie einen angemessenen Zugriff beziehungsweise eine angemessene Kontrolle über Ihre Daten haben. Achten Sie darauf, dass die Anforderungen Ihres Unternehmens eingehalten werden.
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter angemessene Sicherheitsfunktionen aktiviert hat, um einen Datenverlust zu vermeiden.
Nehmen Sie den Anbieter genau unter die Lupe, sodass Sie anschließend Ihr volles Vertrauen in ihn stecken können.
Holen Sie sich rechtliche Hilfe, um zu analysieren, welche Auswirkungen ein Informations-Leck hätte, wenn die E-Mails einem anderen Unternehmen anvertraut werden.