Reisekosten senken im Mittelstand

Reisekostenabrechnung: Richtlinien ausarbeiten

Doch auch wenn moderne Internet-Technologie hilft, die eine oder andere Geschäftsreise zu ersparen. Ganz abschaffen lassen sich Business-Reisen damit natürlich nicht.

Der erste Schritt, echte Spareffekte zu erzielen, ist die aktive Steuerung von Geschäftsreisen über interne Reisekostenrichtlinien. Diese Richtlinien unterstützen Mitarbeiter bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen mit klaren und detaillierten Aussagen. Sie sollten schriftlich festgelegt und auch schriftlich kommuniziert werden.

Inhaltlich wird in diesen Richtlinien definiert, wie gereist werden soll - per Bahn, per Flugzeug oder per Auto – welche Klasse benutzt und in welchen Hotels übernachtet werden sollte. Festgelegt werden können zum Beispiel maximale Kosten pro Nacht, die Hotelkategorie oder auch die Hotelkette, bei der man buchen muss. Auch verbindliche Buchungswege sollte das Dokument enthalten.

Mit solchen Richtlinien lassen sich konkret Kosten einsparen, indem Mitarbeiter etwa nur Economy-Class fliegen oder nur noch in Drei-Sterne-Hotels übernachten dürfen. Dazu gehört auch eine Regelung, wie viele Reisen zum Kunden für Verhandlungen maximal erlaubt sind.

Ab einer Reisedauer von fünf Stunden sollten Reisende außerdem Transportalternativen vergleichen. Ein Flug ist zwar schneller und bei weiten Strecken meist auch die einzig sinnvolle Reisemöglichkeit. Bei nahen Zielen allerdings kann die Bahn vorteilhafter sein, weil die Flugzeit kaum einen Unterschied macht im Vergleich zur Fahrzeit mit der Bahn, der Mitarbeiter im Zug aber produktiv arbeiten kann.

Online-Buchungen sparen Reisekosten

Reisen werden in den Betrieben in der Regel von einer eigens zuständigen Reisestelle, dem Sekretariat, einem Mitarbeiter oder dem Geschäftsreisenden selbst gebucht. Dies erfolgt über Reiseketten und - im Mittelstand besonders häufig - bei kleineren unabhängigen Reisebüros sowie neuerdings im Internet. Dieser typischen, aber kostspieligen Fragmentierung kann man durch eine zentrale Online-Buchung entgegentreten.

Mit Online-Buchungs-Tools von Geschäftsreise-Dienstleistern („Business Travel Management“) können Mitarbeiter ihre Reisen einfach, schnell und kostengünstig selbst buchen. Massenweise Buchungen ermöglichen diesen Agenturen günstige Preise. Die Reisenden erhalten jederzeit Zugriff auf Informationen rund um die Dienstleistungen wie z.B. Abflugterminal, Sitzpläne, Flugzeiten, Flug-, Hotelpreise oder Wettervorhersagen.

Die Vorteile solcher Online-Agenturen liegen vor allem in den signifikant niedrigeren Transaktionsgebühren im Vergleich zur Buchung über einen Reiseberater. Außerdem lassen sich Reiserichtlinien über die Tools mit Hilfe eingebetteter Kontrollfunktionen besser durchsetzen.
Online-Buchung lohnt sich vor allem dann, wenn mindestens die Hälfte der Reisen unkompliziert ohne Beratungsaufwand - etwa von Hamburg nach London und zurück - besteht. In solchen Fällen können die Mitarbeiter - oder die Sekretariate - online selbst buchen. Als Faustregel gilt: Innerdeutsche Flüge können zu 100 Prozent, Flüge innerhalb Europas zu 90 Prozent und interkontinentale Flüge zu 50 Prozent über ein Online-System gebucht werden.