Ratgeber: Das richtige ERP-System auswählen

Offenheit und Anpassbarketi

Sowohl Standard- als auch Branchen-Software sollte sich ohne großen Aufwand an die individuellen Besonderheiten des Unternehmens und seiner Prozesse anpassen lassen. Doch gerade KMUs scheuen die Ausgaben für teure Spezialisten, die die ERP-Lösungen auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden. So wählen sie in der Regel aus den angebotenen Standardmodulen aus, ohne ihre eigenen Prozesse, die vielleicht effizienter oder aber auch spezieller sind als die Standardabläufe, abbilden zu können.

Deshalb sollte die Software sich mit geringem Aufwand erweitern und auf individuelle Anforderungen zuschneiden lassen. Ein ERP-System muss in der Lage sein, ergänzende Drittlösungen wie Supply Chain Management, Personalwesen oder Business Intelligence einfach zu integrieren. Die Verfügbarkeit der notwendigen Schnittstellen sollte bei der Auswahl des Systems in jedem Fall abgefragt werden. Verfügbare Standardschnittstellen reduzieren den Aufwand und vermeiden das Entwicklungsrisiko einer Individualschnittstelle

Moderne ERP-Systeme sollten es den Anwendern auch ermöglichen, ihre Geschäftsprozesse selbst zu definieren oder zu verbessern. In der Regel funktioniert das über so genannte Prozess-Modellierungstools. Um Komplexität zu vermeiden, gilt für mittelständische Unternehmen hier: je einfacher, desto besser. Eine grafische Darstellung der einzelnen Prozessschritte erleichtert diesen Vorgang erheblich. Damit die Prozessdurchgängigkeit nicht an den Grenzen des ERP-Systems aufhört, sollten Anwenderunternehmen auf die Offenheit der Architektur der Systeme achten.

Benutzerfreundlichkeit und Usability

Damit das ERP-System von den Mitarbeitern akzeptiert und gern damit gearbeitet wird, sollte es möglichst nutzerfreundlich sein. Eine eingängige, nachvollziehbare und vor allem einfache und schnelle Bedienung ermöglicht nicht nur effizientes Arbeiten. Sie verringert auch den Aufwand für die Einarbeitung nach Einführung oder umfassenden Anpassungen und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern.

Die Akzeptanz von ERP-Lösungen hängt neben ihrer intuitiven Bedienbarkeit auch von ihrem Funktionsumfang und ihrer Fähigkeit ab, die Produktivität ihrer Nutzer direkt positiv zu beeinflussen. Diese Gebrauchstauglichkeit - die so genannte Usability - umfasst dabei nicht nur das grafische User Interface, sondern alle Aspekte des Systemdesigns, die die Kommunikation zwischen Anwender und Programm beeinflussen. Hierzu zählen zum Beispiel die Navigation und die Steuerung des Systems.

Webbasierte Oberflächen können helfen, die Nutzerfreundlichkeit und Usability zu verbessern. Hierbei wird die System-Oberfläche in einem Browserfenster dargestellt. Dies bietet unter anderem die Möglichkeit, auch unternehmensexterne Zugriffe auf das eigene System zu realisieren, ohne eine grafische Benutzeroberfläche installieren zu müssen. Somit können etwa Lieferanten oder Kunden direkt in die Geschäftsprozesse einbezogen werden, um zum Beispiel Bestellungen aufzugeben oder Lieferungen zu terminieren. Diese Möglichkeiten bedeuten einen wesentlichen Zeit- und damit Kostenvorteil.