Personalabteilungen unterschätzen IT-Outsourcing

Während bis in die 1990er Jahre hinein viele Tätigkeiten bei Human-Resources (HR)-Prozessen manuell mit Tabellen und Tischrechner, Formularen, Schreibmaschine und Fotokopierer erledigt wurden, ist die IT heute nicht mehr aus der Personalabteilung wegzudenken.

Viele HR-Prozesse laufen mittlerweile IT-gestützt und automatisiert ab. Ein großer Teil dieser Administrationsprozesse ist weit gehend standardisiert. Theoretisch lassen sich fast alle Prozesse mit darunter liegendem Workflow durchgängig digital abbilden. Dokumente wie Personalakten können digital verwaltet werden. Gleiches gilt für Statistiken oder Verträge. Auch Meldungen an Sozialversicherungsträger und Krankenkassen können elektronisch übermittelt werden.

Was sich in der Theorie überzeugend anhört, ist in der Praxis nicht immer durchführbar. Knappe Budgets zwingen die IT zu Abstrichen vom Wünschenswerten und Machbaren.

Dazu kommt, dass die Bedeutung der IT für HR-Prozesse häufig immer noch unterschätzt wird. Welche Aufgaben leistet die IT-Abteilung im Hintergrund eigentlich genau? Welche Kosten werden verursacht? Diese Fragen können in der Regel nur wenige Personalverantwortliche beantworten. Denn es fehlt eine transparente Leistungsverrechnung zwischen Fachabteilungen und der IT.

Weil jedoch zunehmend ein Teil des Aufwands von der Personal- auf die IT-Abteilung verlagert wird, findet sich hier ein erhebliches Outsourcing-Potenzial. So kann beispielsweise das spezifische Know-how für die Personal-Software bei einem Unternehmen nur mit hohem Aufwand gehalten werden. Bei einem Outsourcing-Anbieter gehört das zu den Kernkompetenzen. Durch die Betreuung vieler Systeme pro Kunde arbeitet er kostengünstiger. Diese Skalierungseffekte sind auch in anderen Leistungsbereichen wie dem Druck und Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu finden.

Zu dieser News gibt es einen ausführlichen Artikel unserer Schwesterpublikation CIO, den Sie hier lesen können. (CIO/mec)