Persönlicher Assistent

Microsoft Delve - Informationen in Office intelligent verknüpfen

Mit der Online-Anwendung Delve will Microsoft den Umgang mit Informationen und Daten revolutionieren. Der persönliche Assistent zeigt Daten unterschiedlichster Quellen an einer zentralen Stelle in der Weboberfläche von Office 365 an.

Office 365 Delve (Entwicklungsname "Oslo") kann an einer zentralen Stelle in der Weboberfläche von Office 365 Informationen und Daten von verschiedenen Datenquellen zentral anzeigen. Bei der Online-Anwendung handelt es sich um einen persönlichen Assistenten, der für Anwender alle notwendigen Daten, auf die sie Zugriff haben, zentral darstellen kann. Der Algorithmus hinter der Anwendung Delve ist Office Graph. Dieser durchforscht die Datenquellen, auf die der Anwender Zugriff hat, nach freigegebenen Dokumenten mit Relevanz. Genutzt wird dazu übrigens die Enterprise-Suchtechnik von Yammer.

Office Graph ist die Suchanwendung und Datenbank hinter der Yammer-Technik. Delve ist die Anwendung, die die Daten dem Anwender präsentiert. Office Graph lernt bei den Suchergebnissen ständig dazu und präsentiert daher immer nur wichtige Informationen, basierend auf den Interessen und den Zugriffen des Anwenders.

Office Delve steht zu Testzwecken in den großen Enterprise-Editionen von Office 365 zum Test bereit.
Office Delve steht zu Testzwecken in den großen Enterprise-Editionen von Office 365 zum Test bereit.

Die Office-Graph-Funktion sammelt Daten aus verschiedenen Websites wie SharePoint Online, OneDrive for Business und anderen Quellen. Darüber hinaus bietet Delve eine zentrale Suche für diese Informationen und Datenquellen. Genutzt werden zudem Techniken der Microsoft-Suchmaschine Bing. Es ist davon auszugehen, dass Microsoft Delve auch im Nachfolger von SharePoint 2013 integriert und somit die Arbeit mit Dokumenten in Unternehmen nachhaltig erleichtert.

Die Dokumente und Informationen auf der Delve-Übersichtsseite werden mit einer kleinen Vorschau und der Datenquelle angezeigt. Auf der linken Anzeigenseite lassen sich die eigenen Dokumente darstellen "Meine Arbeit" und die Dokumente, die andere für Sie freigegeben haben "Für mich freigegeben". Für jedes Dokument ist zu ersehen, für wen es freigegeben wurde.

Grundlagen zu Delve und Testumgebung finden

Delve können Sie als SharePoint-Website testen.
Delve können Sie als SharePoint-Website testen.

Microsoft plant, weitere Datenquellen zu integrieren, vor allem Exchange Online, E-Mail-Anlagen, OneNote, Yammer und Lync. Auch in Testumgebungen von Office 365 können Sie sich Delve und seine Möglichkeiten bereits anzeigen lassen.

Über Office-365-Updates kommen Sie an die Testumgebung von Delve und weiteren neuen Funktionen.
Über Office-365-Updates kommen Sie an die Testumgebung von Delve und weiteren neuen Funktionen.

Aktuell können Unternehmen und Anwender Delve als Beta-Version testen, Anfang 2015 soll die Technologie fertiggestellt sein. Damit Sie die Technik testen können, müssen Sie zuerst über die Office-365-Verwaltungswebseite gehen und bei Diensteinstellungen\Updates die Option Erstveröffentlichung aktivieren. Bis Sie allerdings auf die Funktion zugreifen können, kann es bis zu 24 Stunden dauern. Mit dem Link https://<Domänennamen>-my.sharepoint.com/_layouts/15/me.aspx?v=home starten Sie Delve.

Den personalisierten Domänennamen für Delve sehen Sie über OneDrive for Business oder SharePoint Online.
Den personalisierten Domänennamen für Delve sehen Sie über OneDrive for Business oder SharePoint Online.

Um auch den Domänennamen herauszufinden, öffnen Sie einfach SharePoint-Online über die Links Websites oder OneDrive. In der Adressleiste sehen Sie den Namen, den Sie für das Aufrufen von Delve benötigen.

Delve und der Datenschutz

Microsoft Delve ändert selbst keinerlei Berechtigungen, sondern zeigt nur die Dokumente an, für die Sie eine Zugangsberechtigung besitzen. Andere Mitarbeiter in Ihrem Team sehen wiederum nur die Dokumente, die Sie auch freigegeben haben. Hier ändert sich am generellen Zugriff überhaupt nichts. Delve zeigt die Daten nur an und sammelt sie, es werden keine Freigaben erstellt. Andere Teammitglieder sehen im Grunde genommen die Daten, die sie ohnehin schon sehen, nur eben zentral, nicht mehr verteilt.

Ihre privaten Daten sehen nur Sie. Die der anderen Anwender im Team sehen Sie allerdings nicht, sondern nur die freigegebenen Informationen.
Ihre privaten Daten sehen nur Sie. Die der anderen Anwender im Team sehen Sie allerdings nicht, sondern nur die freigegebenen Informationen.

Im Fokus von Delve sollen klar die effiziente Verarbeitung und die Anzeige von Dokumenten und Daten stehen, auf die Anwender ohnehin Zugriff haben, die aber ohne diese Funktion erst mühsam zusammengesucht werden müssen. Die Anzeige der Daten soll ohne die Notwendigkeit einer Suche erfolgen und automatisiert wichtige Informationen darstellen. Delve arbeitet also auch mit dem Rechtesystem in Office 365 zusammen, Das gilt gleichermaßen für das Information Rights Management (IRM). Natürlich ist auch ein Suchfeld dabei, mit dem Anwender in den angebundenen Datenquellen nach Informationen forschen können.

Zentraler Speicherort für Delve-Dateien ist derzeit OneDrive for Business. In diesen Speicher können Sie Dokumente direkt hochladen oder von Ihrem Rechner synchronisieren lassen. Natürlich werden die synchronisierten Dateien nicht automatisch freigegeben, hier ändert sich auch mit dem Einsatz von Delve nichts. Nur die Dokumente, die Sie freigeben, sind für andere Anwender verfügbar.